乐动体育登录地址问Doist:我如何在一个似乎永远不会结束的项目中保持动力?

一位读者问,当“把项目分成更小的任务”并不能解决问题时,如何克服项目疲劳

插图的Margarida Mouta
乐动体育登录地址Ask Doist是一个定期专栏,回答真正读者关于工作和生活的问题,从哲学到实践。有一个问题吗?请电邮至ask@doist.com。

我正在做一个大项目,至今为止,我对自己的进步感到没有动力。我已经在这上面工作了几个月了,仍然觉得我还有很长的路要走。每天开始的时候,我都下定决心要完成项目的一部分,甚至在Todoist中将这些工作分解成子任务。

但当我结束一天的工作时,我感觉自己离完成工作一点都不近。有没有更好的方法来分解我的工作,让我感觉我真的在接近尾声?


做一个看不到终点的项目就像在一场不知道终点在哪里的比赛中。你的腿很累,你喘不过气来,但你不知道是否或何时会放松下来。

在Doist,我们在开发自己的长期项目时也感受到了这种痛苦。我们以一个月为周期,将多个项目组合在一起,完成更大、更有雄心的项目。当我们头脑风暴和探索新的可能性时,第一个循环会让人感到新鲜和兴奋。但在第三个循环结束时,大多数团队成员感到疲惫不堪,准备继续前进。不用说,你所感受到的痛苦是在一个漫长而艰难的项目中工作的自然表现,而不是个人的失败。

当我们不确定自己到底取得了多大的进步时,完成一些小任务就会觉得徒劳。是10个任务中的1个,100个任务,还是1000个任务中的1个?我们经常给开始的建议,宣扬把任务分成子任务以及微小的动作如何产生动量。但当它只是一个潜在的无限大馅饼的一部分时,你如何建立起在一小块上前进的韧性?

这里有一个可能会有帮助的想法:遵循mise-en-place的原则。

我第一次接触到“mise-en-place”的定义,它起源于烹饪界,在丹·查纳斯的书中被翻译为“就位”的意思清洁工作:伟大的厨师教给我们的关于组织的东西

为某一特定的菜或服务期间所需要的配料、平底锅、器皿和盘子的准备和评估。

如果这似乎与项目管理和推进工作的概念完全无关,请与我保持联系。在餐厅厨房这种高风险的环境中,分秒很重要。四处寻找合适的食材或工具,是一顿让顾客垂涎三流的饭菜和一顿烤焦而无法上桌的饭菜之间的区别。

在他们职业生涯的早期,厨师和厨师都接受过现场烹饪的训练,包括在把水烧开之前,准备一顿饭所需的每一件物品都摆在面前。他们知道首先要添加什么配料,在合适的时间抓住什么餐具。在流状态中,他们总是知道自己在顺序中要做什么步骤。他们从不对接下来的事情感到困惑。

我们可以从我们的烹饪朋友那里学到很多。我们可以让项目感觉不那么零碎,而更像是一份菜谱,一步一步地完成工作,从看得见的结果开始。

如果您熟悉项目管理的敏捷方法,那么这个建议可能看起来是违反直觉的。使用敏捷,工作是迭代完成的,随着你的前进和收集更多的信息而调整。这使得在处理未知数时更加灵活。但如果没有里程碑和标记来记录进度,这种方法会让项目感觉永无止境。

排序和步骤可以提供急需的心理满足,可以帮助我们在漫长的项目中进行下去。把你当前的项目当成是烹饪,预先收集你需要的所有东西,定义整个过程的步骤,从步骤1到步骤10,而不是未知的步骤1。

不幸的是,在一个大项目的开始阶段,很难用我们最好的判断将工作划分为不同的阶段。通常情况下,你没有制定食谱步骤所需的全部信息。以下是如何获得必要信息来分解一个大项目:

  • 打电话给同事当前位置如果你的同事或同辈也做过类似的项目,向他们寻求建议。他们如何管理一个更大的项目的日常工作,并达到重要的里程碑?利用他们过去的专业知识来指导你的工作。不要害怕去要求看他们以前的项目计划。
  • 回到以前的项目有时我们需要在前进之前回顾过去。如果你已经有过一两个成功的项目,那就回到你上次做的事情上来。你是如何分解项目以取得进展并最终实现“完成”的?
  • 问你的经理:如果你觉得卡住了,问问上级。告诉你的老板,你很欣赏他们对下一步的建议。虽然你可能担心被视为不称职的要求,但这正是你的老板在那里的目的。如果他们看不起你,不是因为你,而是因为他们。此外,与其在办公桌前磨磨蹭蹭、错过最后期限,还不如把问题闪开。
  • 看模板有时“配方”已经存在。如果你正在做一个项目,很有可能有人之前做过类似的工作,可能会有你可以遵循的步骤或建议。我们有Todoist模板对于工作项目,比如会计的任务客户管理

项目一次只完成一项任务,但重要的是要看到前面的目标。尽可能多地获取有关项目的信息,并将其分解为可操作的阶段,这些阶段感觉易于管理,但规模可观,并在过程中设置初始和最终里程碑。很有可能,当你完成日常任务时,你取得的进步比你想象的要多(记住,我们的大脑是相连的专注于我们没有做的事情,而不是我们拥有的)。您只需要建立一个系统,以便更好地将这些步骤识别为更大项目的一部分。

最好的运气,

——Fadeke

了解更多关于从概念到完成的项目在Todoist中完成任何项目的快速指南.阅读关于从最终目标开始的部分,并将其全部写下来,以帮助你在开始之前就定义一个项目。

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