如何写作你的同事实际上阅读的方式

窃取这些数据支持的贸易营销技巧,以改善您的备忘录,电子邮件,消息等。

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插图by韦森特尼罗

你有多少次同事问你一个你已经在电子邮件中回答的问题?

很容易归咎于纯粹的懒惰,但事实是你的队友在信息中淹没。在Messenger Ping的阻碍之间,文档更新和短信 - 更不用说令人难以置信的平均水平每天121封电子邮件- 平均知识工作者只是试图将他们的头部保持在水面上。如果他们花时间阅读他们发送的每一个单词,他们就永远不会得到任何事情。

幸运的是,这个世界上有些人的工作就是写一些能够吸引人们已经超负荷注意力的文字。这些人花费了大量的时间和金钱来研究人们是如何在网上处理文字的——更好的是,是什么让人们停止在中间滚动而采取行动。他们不只是写单词,他们设计他们基于数据。

这些人被称为营销人员。你可以窃取他们来之不易的秘密来改进你自己的备忘录、电子邮件、消息、报告等等。

我们已经将那些营销研究山脉蒸馏出来的验证提示 - 具有现实生活的例子 - 这将帮助您撰写队友实际阅读的单词。应用这些技术将帮助您的同事扫描意义,深入潜入与他们最相关的东西,并采取行动,让您的团队可以完成工作。

以终为始

从事应用程序和网站开发的专业写手都知道,直观的界面往往会导致数字体验的设计倒退。亚马逊使用了这种方法例如,通过向客户撰写一份关于最终产品的假想陈述来开始新的计划。如果团队之外的人并不清楚这个想法,或者听起来不那么有趣或令人兴奋,亚马逊的设计师就会放弃这个想法,重新尝试。

那么这如何适用于商务邮件呢?从你的最终目标开始,你就能知道应该包含什么,更重要的是,不应该包含什么。(稍后详细介绍。)从问自己这些关于你的读者的问题开始:

用户体验设计师会问:我们正在解决的问题是什么?我们的用户是谁?这些用户想要做什么?这种设计怎么会失败呢?更简单的说法是什么?有什么可以移除的吗?我们做了哪些假设?我们如何定义成功?但是商务交际作家会问:我在试图解决什么问题?谁是我的听众? What are their needs? How could this communication fail? How can I make this message simpler? What can I delete? Am I making assumptions? What is success?
用户体验作者在拿起笔设计一个新的应用程序、网页或信息之前会问自己这些问题。

将重要的内容提前加载

研究表明,大多数人在10秒内离开网站。我们希望你的队友们没有同样的保释率,但这仍然是重要的一点。

为了解决这个问题,专业的营销作家借用了一种叫做倒金字塔的新闻技巧。这意味着新闻报道中最关键的信息排在最前面,而其他信息按重要性降序排列。

倒金字塔新闻写作。金字塔的顶端有必须拥有的信息,中间有额外有用的上下文,顶端有次要的,很好的了解细节。关键的信息必须在一开始就删除,因为他们可以在任何时候停止阅读。
问自己,“如果我的队友只读了这个电子邮件/备忘录/报告的前三个句子,他们需要知道什么?”

用这种方式组织文章和产品界面可以让读者快速获得最关键的细节,也可以让编辑在字数不够的时候更容易从底部截取。(这一点在下面的“少说”部分将变得很重要。)

分享活动的结果?在顶部提供执行摘要。试图建立一次会议?跳过介绍段落并分享您的时间轮询。

让你的行动呼吁突出和明确

根据研究跟踪眼球运动在美国,人们在标题和网站上第一个色彩鲜艳的按钮上花费的时间最多。

这就是为什么营销作家通常只包括网页上的单个呼叫(CTA)。他们常常更进一步,通过将CTA放置在自己的线上(而不是在段落中埋葬)并使用大胆的或者是一个让它更突出的按钮。

当您尝试在跨越或提出请求时,就像询问同事提交销售报告一样 - 确保请求在视觉上脱颖而出。您可以在电子邮件中包含一个明亮的彩色按钮,但您可以通过在每条消息中拥有一个清晰的CTA来使您的同事更容易,而不是一个可能会在随机播放中丢失的洗衣清单。通过粗体,使其易于挑选并将其放在自己的行上,而不是将其埋在更大的段落中。毫无疑问,你的同事思想你需要他们需要做的事情。

电子邮件的主题改成
与其提出模糊的、令人担忧的要求,不如把你需要的一切都写下来,并呼吁采取行动——在这种情况下,周三之前写一份报告——这是你信息中最突出的部分。

专家提示:包括队友需要完成工作的所有内容,如相关文件和截止日期的链接。是的,即使他们已经有了访问,您之前已经讨论过截止日期。做任何事情,你需要他们尽可能容易和明显。

少说

一旦你把你的CTA写在了顶部,从标志性的用户体验书中得到启发不要让我思考史蒂夫克鲁格。他认为,越多的工具让人们认为,他们实际使用该工具的可能性越少。

克鲁格的领先解决方案很简单:简洁。克鲁格写道:“去掉每页上一半的字,然后再去掉剩下的一半。”

研究表明人们只阅读20%的单词他们在特定的网页上遇到的东西——如果他们在移动设备上阅读,就更少了。所以,把你需要的东西浓缩成尽可能少的文字。然后处理掉其他所有东西。

不要写冗长的、杂乱无章的、能马上提供很多语境的邮件,像这样:

与主题界线“委员会考虑”的电子邮件加上了四个关于为什么委员会对学校很重要的4段。这篇文章的作者给出的指针是:1。消息有一个模糊的主题行,使电子邮件易于忽略。2.电子邮件顶部有太多的背景,使其太长。3.电子邮件的症状在最后隐藏。

试着把关键部分编辑下来,把它放在信息的顶部,并在接近结尾时尽可能简短地提供任何必要的上下文。这是我们团队的消息应用程序的样子

将之前冗长的邮件编辑成一封带有清晰、简洁标题的新邮件是个好主意,比如“新课程表委员会”。这篇文章经过了大量的编辑,开头的段落很短,很切题,文章末尾有链接到其他地方的更长的讨论。

让它skimmable

你知道人们读过的人吗?f模式在电脑上吗?这意味着他们开始阅读顶部一行,随着他们继续阅读,阅读越来越少,主要是在文本的左边。

事实证明,我们所有人在数字阅读时都是略读。这就是为什么专业作家在写长一点的文章时使用标题和副标题的原因——比如帮助中心文章、关于页面或入门指导。这些引人注目的左向标题有助于引导读者快速找到他们需要的信息。

你也可以这样做:

  • 用标题和副标题构建你的写作,这也有助于你的同事使用screenreaders
  • 使用有意义的标题,准确地告诉读者该部分是关于什么的,而不是巧妙或模糊的标题。
  • 使用描述性的超链接和强调(有节制地),让重要的单词和短语吸引读者的眼球。

采取以下例子。随着随机的粗体,未经组织的清单和信息的混合,它很难浏览下面的电子邮件以获得主要点。

此电子邮件示例具有随机,不可删除的粗体,不同长度的子弹点,以及令人困惑的日期和笔记。

相反,创建相同长度的项目符号,分成可略读的部分,嵌套在描述性的标题下是个好主意。如下所示,Twist使其易于包含这种格式化

此帖子示例具有定向线程标题,“Townoff:New Composer Sprint”加上有用的碳水化合物标题,如“日期和截止日期”和“重要文件”。它还具有标准化的子弹点和与其他信息的链接。

专家提示:超链接文本吸引人们的注意力。不要链接像“点击这里”这样模糊的文字,给重要的链接以描述性的标题,这样可以让浏览的同事更容易采取行动。

保留的块信息

把大局写下来并编辑好了吗?从…得到启示为可访问性写作把你的大想法整理成可扫描的块。

人类大脑的短期记忆是有限的。大脑平均一次能储存7个信息块,这些信息在20秒内从记忆中消失。通过将内容分解成小的信息单元(分块),专业的内容作者可以让用户更容易地找到并记住重要的想法。

你也可以这样做:

  • 使用清晰的信息层次结构(参见上面关于标题和子标题的部分)
  • 将相关项目分组在一起
  • 保持段落简短(约1-3个句子)
  • 在信息块之间添加空白空间
一边是一段大段的文字,另一边是一段小段的文字。第一面写道:“乔治·米勒,认知心理学领域的一位重要人物,在《心理学评论》上发表的一篇文章《神奇数字7,正负2:我们处理信息能力的一些限制》中讨论了分块。在他的研究中,他发现大多数人在感到困惑之前可以分辨出5到6个音高。然后他研究了记忆的广度,他说一个人能按照正确的顺序复述的最长的条目是7个。然而,这些项目可以是非常不同的信息量-二进制数字,十进制数字,和单词都可以算作这些项目,他称之为块。”另一方面,我们认为更好的说法是,“研究表明,大多数人可以一次记住7块信息。研究认知心理学家乔治·米勒发现:*大多数人在感到困惑之前可以分辨出5到6个音高。*人们可以按照正确顺序重复的最长的列表是7个条目。项目可以指一个数字或一个单词——他称之为“块”信息。来源:《神奇数字7,正负2:我们处理信息能力的一些限制》,发表在《心理学评论》上
把大段分成更小的、更容易记住的信息块。如果主要观点在段落的开头,而不是在接下来的五行中,这是有好处的。

简单的语言写作

研究表明无障碍设计对每个人都有好处——即使是没有残疾的人。自动补全最初是为灵活性低的人设计的,现在被广泛使用。语音控制,为残疾用户实现,方便数以百万计的人。对比度和色彩指引,是为了帮助视力较差的人,帮助我们在明亮的光线下看东西。

写作也是如此。当然,你的队友是聪明的人,读数高于平均水平,但它们也很忙。他们没有时间解析复杂的语言和句子结构。

专业作家做一些事情来简化他们的写作,并使每个人都更可读:

  • 使用短句子。冗长或曲折的短语紧张短期记忆
  • 写入主动声音,使其清除谁正在采取行动。
  • 瞄准8年级阅读水平,能力普通美国人

商业写作最好不要使用华丽的隐喻和充满形容词的散文,因为这些东西很快就会让人感到困惑。更不用说行话、缩略语、自创词和短语了。

在这个例子中,Becky问道:“为了清晰起见,当我们说pm时,我们是在说产品经理、产品营销人员还是项目经理?”Hugo回答道:“在我的书中,PM =产品经理,但我知道定义可能会有所不同。”然后尼尔写道,“啊,我以为你指的是项目经理作为第一个目标群体。为什么你认为产品经理比项目经理更可取?”
小心缩略语 - 他们对不同的人来说意味着不同的东西。

与全球团队保持一致和清晰更重要,尤其是如果不是每个人的母语都是相同的。所以,当你看到它的时候,就用镜像语言——或者帮助队友理清思路,这样你们就能达成一致。当“右击”可以时,没有必要说“在鼠标右侧施加压力”。

专家提示:在为错过截止日期负责时,使用支持性的、让人安心的语言帮助同事学习复杂的工具或切题的沟通。记住,即使是当面的讽刺和讽刺也很容易被忽略,所以最好把清楚放在个性之前。

这个图像中有两个iPhone。第一个已成为苹果信息的开始,向客户开始,“美国政府要求Apple采取了一个前所未有的一步,威胁着我们的客户的安全。我们反对这个订单,这一秩序远远超出了法律案件。这一刻呼吁公众讨论,我们希望我们的客户和全国各地的人们了解有利于股权。“另一个iPhone有一个题为“为什么好的:”和以下项目符号的注释:“*这些消息以主要参数开头。*它使用短,可理解的句子。*清除类比简化了复杂的技术概念。*”我们,“和”我们的“明确谁在说话。”
苹果公司使用了明确、直截了当的语言来解释它的立场关于隐私和加密的复杂问题。这有助于读者了解这个话题并形成自己的意见。

视觉上说1000个单词

作家经常被告知要展示,而不是讲述。这通常意味着书面描述(打字机的咔嗒声充斥着空气,作者紧皱着眉头那个作家正在写)。

但内容创作者将这一成语进一步逐步展示他们在谈论的内容。最近的一个研究发现了41%的用户在电子商务网站上观看产品视频。对这些用户来说,视觉内容帮助他们想象产品在他们的生活中。然而,不是任何视频都可以。在30秒或更短的时间内达到目的,并对复杂的过程保持缓慢的速度是很重要的非常重要的对于任何教学录音。

Doist设计师非常依赖织机,一个平台,可让您同时录制自己和屏幕。它帮助他们异步地通信,而不诉诸长墙的文本。这是您可以使用的令人难以置信的工具:

  • 记录所有类型的演示文稿,从数学类到业务报告
  • 提供逐步的指令,如在onboarding新的数字工具
  • 对产品设计的特定部分提供反馈

“我喜欢录制织机视频,穿过复杂的设计概念,静态样机不会清晰地沟通,”Doist Designer Stephen Barkan说。“它让我在队友的同时口头和直观地描述事情。”

当然,如果你没有视频长度的信息来传达,你可以添加带注释的截图来表达你的观点。你甚至可以从上面章节的带注释的屏幕截图中选取一个例子——我们通过使用箭头和方括号将注意力吸引到主题行并进行编辑。

研究和迭代

如果不读,写作就毫无用处。好的数字写作不会在真空中通过直觉发生。我们已经看到,营销和用户体验的作者痴迷于研究。从他们的笔记,并做自己的测试。

幸运的是,在一个非专业的写作世界中,只意味着询问您正在使用的人的反馈。关于清晰度和音调的检查可以是宝贵的。

然后,当你发现你所做的不太正确时,尝试一些新的东西。

我们看到奥马尔的邮件,“......我们始终试图改进和优化我们的支持,并为我们的外部用户提供服务,以及我们的内部团队尽可能地提供。我们使用的工具之一这样做是我们的一周报告的问题。...我们正在打开这个短暂的讨论小组,从您的团队获得一些反馈......帮助我们塑造前进的报告,以便我们可以尝试实现最大可能的利益。“
Doister Omar使用Twist询问团队如何改进他的书面每周报告,使其对团队的其他成员更有用。

良好的写作可能需要更多的时间前面,但是当每个人都可以轻松地参考他们需要做好工作的信息时,在道路上支付股息。使用研究证明的技术来解释复杂的想法,协调工作,提供反馈,或简单地说谢谢,无论他们碰巧在世界哪里都可以让每个人都保持在循环中。

毕竟,我们都屈服于数千个单词的重量,以便每天阅读。如果每个专业人士使用这些数据支持的写作方法,我们都赢回了一些珍贵的精神领先空间,以实际上完成工作。

如果你对一种完全不同的工作方式感兴趣,试着扭。它是一个免费的免费工作空间,团队可以平衡与协作谈话的重点工作。通过用单个应用程序更换100%的电子邮件和组聊天,通信保持组织,易于引用和透明。永远。

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