如何让你的写作方式符合同事的阅读习惯

借鉴这些有数据支持的营销技巧来改进你的备忘录、电子邮件、信息等等。

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插图的vicente niro.

有多少次你的同事问你一个你已经在邮件里回答过的问题?

我们很容易将其归咎于懒惰,但事实是你的队友们已经被信息淹没了。在一连串的信息ping,文档更新和短信之间,更不用说令人难以置信的平均每天121封电子邮件-普通的知识工作者只是在努力维持生计。如果他们花时间去阅读他们收到的每一个字,他们将永远不会完成任何事情。

幸运的是,这个世界上有些人的工作就是写一些能够吸引人们已经超负荷注意力的文字。这些人花费了大量的时间和金钱来研究人们是如何在网上处理文字的——更好的是,是什么让人们停止在中间滚动而采取行动。他们不只是写单词,他们设计他们基于数据。

那些人被称为营销人员。而且您可以窃取他们的努力秘密,以改善您自己的备忘录,电子邮件,消息,报告等。

我们已经将那些堆积如山的市场研究提炼为经过验证的技巧——用现实生活中的例子——这将帮助你写出你的队友实际阅读的文字。应用这些技巧将帮助你的同事们寻找意义,深入挖掘与他们最相关的事情,并采取行动,这样你的团队才能完成工作。

以终为始

在应用程序和网站上工作的Pro作家知道直观的界面通常会落后于设计数字体验。亚马逊使用了这种方法,通过向客户写入最终产品的想象的音高来开始新的举措。如果球队以外的人似乎并不听起来很有趣或令人兴奋,亚马逊设计师会废除这个想法并再试一次。

那么这如何适用于商务邮件呢?从你的最终目标开始,你就能知道应该包含什么,更重要的是,不应该包含什么。(稍后详细介绍。)从问自己这些关于你的读者的问题开始:

用户体验设计师问:我们解决的问题是什么?谁是我们的用户?这些用户试图做什么?这个设计怎么会失败?什么是更简单的版本?我们可以删除什么吗?我们制作的假设是什么?我们将如何定义成功?但是商业沟通作家问:我想解决什么问题?谁是我的观众? What are their needs? How could this communication fail? How can I make this message simpler? What can I delete? Am I making assumptions? What is success?
用户体验作家在拿起铅笔设计新的应用程序,网页或消息之前,请询问自己这些问题。

正面加载重要的东西

研究表明,大多数人在10秒内离开网站.我们希望你的队友们没有同样的保释率,但这仍然是重要的一点。

为了解决这个问题,专业的营销作家借用了一种叫做倒金字塔的新闻技巧。这意味着新闻报道中最关键的信息排在最前面,而其他信息按重要性降序排列。

倒金字塔新闻写作。金字塔的顶部有必要的信息,中间有额外的有用背景,提示有未成年人,很高兴知道详细信息。关键信息必须立即开始,因为他们可以随时停止阅读。
问问你自己,“如果我的队友只读了这封邮件/备忘录/报告的前三句话,他们需要知道什么?”

用这种方式组织文章和产品界面可以让读者快速获得最关键的细节,也可以让编辑在字数不够的时候更容易从底部截取。(这一点在下面的“少说”部分将变得很重要。)

分享一个活动的结果?把执行摘要放在最上面。想安排一次会面?跳过介绍段落,分享你的时间调查。

让你的行动呼吁突出和明确

根据研究追踪眼球运动在美国,人们在标题和网站上第一个色彩鲜艳的按钮上花费的时间最多。

这就是为什么营销作家通常只在网页上包含一个单一的行动呼吁(CTA)。他们甚至常常更进一步,把CTA放在自己的一行上(而不是藏在一个段落里),并使用大胆的或者是一个让它更突出的按钮。

当你试图表达一个观点或提出一个要求时——比如要求同事提交一份销售报告——确保这个要求在视觉上引人注目。你可能没有在你的邮件中添加一个颜色鲜艳的按钮,但是你可以在每条邮件中添加一个明确的CTA,而不是一个可能会在混乱中丢失的一长串问题列表,这样对你的同事来说更容易。通过加粗和放置在它自己的一行,而不是把它埋在一个更大的段落中,使它很容易挑选出来。让你的同事明白你需要他们做什么。

电子邮件的主题改成
与其提出模糊的、令人担忧的要求,不如把你需要的一切都写下来,并呼吁采取行动——在这种情况下,周三之前写一份报告——这是你信息中最突出的部分。

专业技巧:包括你的团队成员完成工作所需要的一切,比如相关文件的链接和截止日期。是的,即使他们已经有了访问权限,而且你之前也谈论过截止日期。让你需要他们做的事情尽可能简单和明显。

少说

一旦您在顶部写入了您的CTA,请从标志性的用户体验书中获取一个提示不要让我思考Steve Krug。他认为,让人们思考的工具越多,他们就越不可能真正使用该工具。

克鲁格的领先解决方案很简单:简洁。克鲁格写道:“去掉每页上一半的字,然后再去掉剩下的一半。”

研究表明人们只阅读20%的单词他们在特定的网页上遇到的东西——如果他们在移动设备上阅读,就更少了。所以,把你需要的东西浓缩成尽可能少的文字。然后处理掉其他所有东西。

不要写冗长的、杂乱无章的、能马上提供很多语境的邮件,像这样:

一封主题为“考虑委员会”的电子邮件,外加四段很长的文字,说明委员会对学校的重要性。本文作者给出的要点是:1。这封邮件的主题模糊,很容易被忽略。2.在电子邮件的顶部有太多的背景信息,使得它太长了。3.电子邮件的关键隐藏在结尾。

试着把关键部分编辑下来,把它放在信息的顶部,并在接近结尾时尽可能简短地提供任何必要的上下文。这是我们团队的消息应用程序的样子

将前一封长期电子邮件编辑成一个新的电子邮件,以“新学校日程委员会委员会”,这是一个很好的想法。该文本已经在很短的情况下向下编辑了很多很多,即初步段落和简要的上下文,其中链接到了何时终点的较长讨论。

让它skimmable

你知道吗F-Pattern.在电脑上?这意味着它们开始读取顶线,并在页面上继续下读数越来越少,主要粘在文本的左侧。

事实证明,我们所有人在数字阅读时都是略读。这就是为什么专业作家在写长一点的文章时使用标题和副标题的原因——比如帮助中心文章、关于页面或入门指导。这些引人注目的左向标题有助于引导读者快速找到他们需要的信息。

以下是如何做同样的事情:

  • 用标题和副标题来组织你的文章,这也可以帮助使用这些标题的同事screenreaders
  • 使用有意义的标题,恰好讲述读者的概要,而不是聪明或模糊的标题。
  • 使用描述性的超链接和强调(有节制地),让重要的单词和短语吸引读者的眼球。

以下面的例子为例。随机粗体,无组织的列表和混合的信息,很难浏览下面的电子邮件得到要点。

这个电子邮件例子的特点是随机的、不可略读的粗体、不同长度的要点,以及混淆的日期和注释。

相反,创建相同长度的项目符号,分成可略读的部分,嵌套在描述性的标题下是个好主意。如下所示,Twist使其易于包含这种格式

这个线程示例提供了一个面向线程的标题,“Kickoff: New Composer Sprint”,加上有用的、可略读的标题,如“日期和截止日期”和“重要文档”。它也有标准化的项目符号和附加信息的链接。

专家提示:超链接文本吸引人们的注意力。不要链接像“点击这里”这样模糊的文字,给重要的链接以描述性的标题,这样可以让浏览的同事更容易采取行动。

大块信息用于保留

把大局写下来并编辑好了吗?从…得到启示为可访问性写作把你的大想法整理成可扫描的块。

人类大脑的短期记忆是有限的。大脑平均一次能储存7个信息块,这些信息在20秒内从记忆中消失。通过将内容分解成小的信息单元(分块),专业的内容作者可以让用户更容易地找到并记住重要的想法。

你也可以这样做:

  • 使用清晰的信息层次结构(参见上面关于标题和子标题的部分)
  • 将相关项目分组在一起
  • 保持段落简短(约1-3个句子)
  • 在信息块之间添加空白
一边是一段大段的文字,另一边是一段小段的文字。第一面写道:“乔治·米勒,认知心理学领域的一位重要人物,在《心理学评论》上发表的一篇文章《神奇数字7,正负2:我们处理信息能力的一些限制》中讨论了分块。在他的研究中,他发现大多数人在感到困惑之前可以分辨出5到6个音高。然后他研究了记忆的广度,他说一个人能按照正确的顺序复述的最长的条目是7个。然而,这些项目可以是非常不同的信息量-二进制数字,十进制数字,和单词都可以算作这些项目,他称之为块。”另一方面,我们认为更好的说法是,“研究表明,大多数人可以一次记住7块信息。研究认知心理学家乔治·米勒发现:*大多数人在感到困惑之前可以分辨出5到6个音高。*人们可以按照正确顺序重复的最长的列表是7个条目。项目可以指一个数字或一个单词——他称之为“块”信息。来源:《神奇数字7,正负2:我们处理信息能力的一些限制》,发表在《心理学评论》上
将大型段落分成更小,更容易记住的信息。如果主要点在开始时是一个奖励 - 而不是段落中的五条线。

用平实的语言书写

研究表明,无障碍设计对每个人都有好处——即使是没有残疾的人。自动补全最初是为灵活性低的人设计的,现在被广泛使用。语音控制,为残疾用户实现,方便数以百万计的人。对比度和色彩指引,是为了帮助视力较差的人,帮助我们在明亮的光线下看东西。

写作也是如此。当然,你的队友都很聪明,阅读水平高于平均水平,但他们也很忙。他们没有时间去分析复杂的语言和句子结构。

专业作家会做一些事情来简化他们的写作,使其更易于阅读:

  • 使用短句子。冗长或曲折的短语紧张短期记忆
  • 用主动语态写清楚谁在采取行动。
  • 目标是达到八年级的阅读水平,具备一定的阅读能力普通美国人

商业写作最好不要使用华丽的隐喻和充满形容词的散文,因为这些东西很快就会让人感到困惑。更不用说行话、缩略语、自创词和短语了。

在这个例子中,Becky问道:“为了清晰起见,当我们说pm时,我们是在说产品经理、产品营销人员还是项目经理?”Hugo回答道:“在我的书中,PM =产品经理,但我知道定义可能会有所不同。”然后尼尔写道,“啊,我以为你指的是项目经理作为第一个目标群体。为什么你认为产品经理比项目经理更可取?”
要小心缩略词——它们对不同的人有不同的含义。

清晰且与全球团队更重要的是,特别是如果不是每个人都会自然地讲述相同的语言。所以当你看到它时,镜像语言 - 或帮助队友澄清所以你都在同一页上。当“右键单击”执行时,无需说“向鼠标右侧施加压力”。

专业技巧:在为错过截止日期负责时,使用支持性的、让人安心的语言帮助同事学习复杂的工具或切题的沟通。记住,即使是当面的讽刺和讽刺也很容易被忽略,所以最好把清楚放在个性之前。

这张图里有两个iphone。第一个是苹果公司向消费者发出的信息的开头,“美国政府要求苹果公司采取前所未有的措施,这将威胁我们消费者的安全。”我们反对这个命令,它的影响远远超出了目前的法律案件。这个时刻需要公众讨论,我们希望我们的客户和全国各地的人们明白什么是利害攸关的。”另一款iPhone上有一个标题为“为什么这是好的:”和以下要点:“*信息以主要论点开始。使用简短易懂的句子。清晰的类比简化了复杂的技术概念。*“我们”和“我们的”明确表示谁在说话。
苹果公司使用了明确、直截了当的语言来解释它的立场关于隐私和加密的复杂问题.这有助于读者理解主题并形成自己的观点。

在视觉上说明1,000个单词

作家经常被告知表现,而不是告诉。这通常意味着书面描述(打字机的咔嗒声充斥着空气,作者紧皱着眉头相对作家正在写作.).

但是内容创造者将这个习语更进一步,从字面上表示他们在说什么。最近的一项研究发现41%的用户在电子商务网站上观看产品视频。对这些用户来说,视觉内容帮助他们想象产品在他们的生活中。然而,不是任何视频都可以。在30秒或更短的时间内达到目的,并对复杂的过程保持缓慢的速度是很重要的非常重要任何教学录音。

Doist设计师非常依赖lo,这个平台可以让你同时记录你自己和你的屏幕。这可以帮助他们在不使用冗长的文本墙的情况下进行异步交流。这是一个很棒的工具,你可以使用:

  • 记录所有类型的演示,从数学课到商业报告
  • 提供循序渐进的指导,比如使用新的数字工具
  • 提供有关产品设计特定部件的反馈

Doist设计师Stephen Barkan说道:“我喜欢录制《Loom》的视频去阐述复杂的设计理念,而静态模型却不能有效地传达这些理念。“这让我可以同时用语言和视觉向我的队友描述事情。”

当然,如果您没有传达的视频长度信息,则可以随时添加注释的屏幕截图以使您的观点跨越。您甚至可以从上面的部分中占据我们的注释屏幕截图 - 我们通过使用箭头和括号引起对主题行和编辑的关注。

研究和迭代

如果未读取,写作没有有用。良好的数字写作不会通过直觉真空发生。我们已经看到营销和用户体验作家痴迷于研究。从他们那里拿一张纸条,并自己进行测试。

幸运的是,在一个非专业的写作世界里,这仅仅意味着向与你共事的人寻求反馈。关于清晰度和语气的签到是非常宝贵的。

然后,当你发现你所做的不太正确时,尝试一些新的东西。

我们看到奥马尔的一条信息:“……我们一直在努力改进和优化我们的业务支持和服务我们的外部用户和我们的内部团队。我们使用的工具之一是我们的每周问题报告. ...我们开设这个短暂的讨论组是为了从你们的团队得到一些反馈……帮助我们制定未来的报告,这样我们就可以争取最大可能的利益。”
Omar Omar使用Twist询问团队如何改进他的书面报告,以使其对团队其他部分更有用。

好的写作可能需要更多的前期时间,但当每个人都可以很容易地参考他们需要的信息来做好他们的工作时,就会得到回报。使用经过研究证明的技术来解释复杂的想法,协调工作,提供反馈,或简单地说声谢谢,这是有可能让每个人都在循环中,无论他们碰巧在世界上的哪个地方。

毕竟,我们每天都被成千上万的字压得喘不过气来。如果每个专业人士都使用这些有数据支持的写作方法,我们都会赢回一些宝贵的大脑空间来真正完成工作。

如果您对完全不同的工作方式感兴趣,试着扭.这是一个没有干扰的工作空间,在这里团队可以平衡专注工作和协作对话。通过用一个应用程序取代100%的电子邮件和群组聊天,交流保持有组织、易于参考和透明。直到永远。

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