如何克服繁忙的工作,在重要的事情上花更多的时间

这些提高你的注意力和效率的建议将帮助你避免陷入忙碌的工作中。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

忙和富有成效的

每个人都至少经历过一次。对于大多数人来说,这是每周甚至每天发生的事情。

你坐在你的办公桌前,早上喝着咖啡,你知道这将是一个富有成效的一周。你在浏览器中打开一个新标签,开始轻松进入工作。

然后,不知从何而来,你被无情地卷入一堆没完没了的电子邮件中,接下来是几场即兴会议和一堆文书工作。

忙忙碌碌对任何人都没有好处。而且,你可以在查看邮件的时间内,远离整整几周甚至几个月的时间。但也有一些方法可以反击,让忙碌的工作保持在可控范围内。

忙碌到底是什么?

无用功

忙碌是一种让你觉得你在完成一些事情,甚至可能是必要的工作。但最终,它不会让你更接近你的最终目标。如果你使用艾森豪威尔矩阵为你的待办事项列表设置优先级的策略,这些是潜伏在“紧急/不重要”象限的任务。

忙碌的工作因人而异。

我的工作包括开发票、与公关公司交谈、安排社交媒体帖子,以及创建自己的工作时间表。所有这些都是我工作、获得报酬、获得写作素材或制作视频的必要条件。

尽管如此,它们似乎占据了我一天的大部分时间,却让我远离了最重要的事情:创造内容。

定义你自己的工作应该不难。从大局上考虑你想要完成的是什么,然后考虑达到目标所需要的所有步骤。

无论你的工作包括什么,认清它就成功了一半。试试艾森豪威尔矩阵或者敏捷的结果乐动体育 app安卓乐动体育电竞高效的方法把重要的工作从繁忙的工作中分离出来。

外包。真的不…

让别人来处理你的琐事似乎是难以实现的梦想。然而,它可能比您想象的更可行。

即使你每天和几十个人一起坐在办公室里,很有可能你的大部分工作都是在网上完成的。在我们生活的世界里,有成千上万的软件即服务(SaaS)公司可以帮助你完成在线工作。每个月付给某个公司10美元、20美元或40美元,每周(如果幸运的话,甚至每天)可以节省你的工作时间。

假设你每周都要去好几次邮局。这花费了你几个小时的时间和相当多的油钱。也许你应该试试Stamps.com它允许你打印自己的邮资,并让美国邮政总局从你的邮箱领取包裹。每月只需16美元,每周可以节省几个小时的时间。

很有可能有一种在线服务可以帮你处理工作量,减轻你的压力。如果你的定价模式还算合理,你的老板甚至可能会批准你报销外包的费用,尤其是如果外包能让你腾出时间去做更重要的任务。

在需要的地方创建模板

开具发票和向Todoist添加任务是我最常见的两种忙碌工作。如果我想要得到报酬,我就必须完成它们,但它们可能很耗时。它们都很容易复制。

我使用一种叫做“服务”的服务,而不是从头开始起草发票Slimvoice。它提供了一个具有简单布局的通用模板,使开发票变得很容易。它还减少了创建和发送发票、跟踪付款、甚至参考旧发票的步骤。

使用Todoist,我每周都会做一些任务,但我不能把它们放在重复的日程表上,因为我不知道我什么时候会安排这些任务。对于这些,我使用模板

Todoist模板

例如,视频任务包含了一组用于计划、拍摄、编辑和发布视频的任务。我不是每次创建几十个任务,而是导入一个具有适当的任务层次结构和优先级级别的模板。然后,我只需要设置截止日期和更改一些任务的名称。

我可能需要15到30分钟的事情现在只需要1到2分钟。在几天或几周的时间里合成多个视频,这样就节省了几个小时的宝贵时间。

对于任何可以用通用模板简化的重复任务也是如此。

如果你从事视频工作,学习如何在Todoist中从头到尾完成一个视频项目

批处理和单一任务

我过去以评论智能手机为生。电子邮件总是第一个扰乱我思维的东西。

当我正在处理一项任务时收到一封邮件时,我踩下刹车,打开我的电子邮件客户端,输入一条快速回复,然后直接回去做我正在做的事情。

无害的,对吧?错了。我从来没有给自己机会进入任何节奏,真正专注于我的任务。

另外,我的快速回复常常会得到立即的回复。我不可避免地会在几个小时的时间里被电子邮件所吸引,把我从我应该专注的事情中抽离出来。

或者,如果我没有收到回复,我就会沉浸在电子邮件中,在真正的工作和刷新收件箱之间来回切换。它变得令人上瘾,就像快速刷新社交feeds一样。

当我开始为自己工作时,我意识到了这种方法逼得我不停地换档,浪费宝贵的时间来重新集中注意力。

你可以通过以下方法来避免这种情况限定,或者把一天中所有相关的任务分批处理。在处理时间框时,让其他所有东西对您都不可访问。如果你有几份报告要归档,那就同时做。不要回复任何电子邮件、请求或电话。

同样,只在同一时间段内阅读和回复电子邮件。在公司里,你可能会因为回复邮件太慢而受到一些打击。但是如果你能向你的上司表明你做了更多的工作,抱怨可能就会消失。从即时回复邮件到只在上午、午餐后和工作日结束时处理邮件,我没有收到任何抱怨。

时间装箱日历-以前
日历前的时间装箱-图像信用丹尼尔Morrill

时间装箱日历-之后
日历后时间装箱- 图像信用丹尼尔Morrill

改变的风景

许多人遇到的一个问题是改变工作方式——例如,从回复电子邮件到处理一份报告。

几年前,当我纠结于这个问题时,我偶然发现:我的注意力持续时间、工作效率和情绪几乎总是会随之重置乐动体育电竞乐动体育 app安卓风景的改变。中午去café可能对你的工作有好处——尤其是因为咖啡的味道可以提高工作效率和注意力。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

如果你没有远程工作的特权,哪怕是到外乐动捕鱼达人面走一走或去一趟咖啡店然后回来都能给你足够的重置,让你更容易地切换任务。

说“不”的艺术

对你的老板说“不”的想法可能是相当令人生畏的。但人一周能做的事情是有限度的。也有大量的科学证据支持这一事实工作时间越长,效率越低

工作时间与生产力乐动体育电竞乐动体育 app安卓
图像信用《经济学人》

如果你不能和你的老板划清界限,你可能不会有一个非常健康的工作关系。最终会有一些后果和怨恨。

只要你是合理的,不拒绝每个要求,你可能可以搁置一些忙碌的工作或把它搁置起来,直到你或其他人真正去做它。当然,如果你不要用"不"这个词拒绝老板或同事的时候。如果你刚开始一份新工作,这可能是一个好主意从一开始就设定一些界限和期望

如果你关注Todoist博客,你就会知道我们正在执行一项严肃的使命,将世界上的生产力智慧众源化。乐动体育电竞乐动体育 app安卓一路走来,我们学习了一些很棒的新技巧和技巧——现在轮到你了。

你是如何不让忙碌占据你的一整天的?哪些应用程序或服务可以帮助你减少紧急/不重要的任务?请在下面的评论中与我们分享你的见解。