为什么专注是你工作中最大的竞争优势(加19种方法)

学习如何克服干扰,磨练你的注意力。

单任务操作如何

科学在进行,结果无疑是黯淡的:

上下文切换——不断地将你的注意力从一个应用程序、屏幕或任务转移到另一个——对你的工作效率就像吸烟对你的健康一样重要。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

以下是一些令人不安的统计数据:

幸运的是,也不全是坏消息。44%的工作干扰是自己造成的,另外23%来自电子邮件。

这意味着你可以完全摆脱(或至少大幅减少)67%的干扰工作的干扰因素,这些干扰因素会扼杀你的工作效率。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

让你从世界上99%高度分散注意力的知识工作者中脱颖而出的头号技能就是能无情地完成单一任务。原因如下:

数字干扰

你的桌面不应该是什么样子。

当你一次只做一件事时,你倾向于做正确的事情。有效的单任务处理需要计划。没有计划的开始你的一天只会分散注意力和降低效率。当你早上坐下来,或者最好是前一天晚上坐下来,计划你的任务清单时,它会迫使你优先考虑哪些任务对你的工作影响最大。而不是迷失在无休止的看似紧急,但最终不重要的忙碌工作中。简而言之,你将成为推动重要项目的人。

当你只做一件事的时候,你会在更少的时间里完成更多的工作,压力也更小。我们已经回顾了关于多任务处理的令人警醒的统计数据。一次专注于一项任务已经被证明是完成任务清单最有效的方式。它还降低压力、挫败感和努力感。最重要的是,每次完成一项任务是成为一个更快乐、更有效率的员工的有效方法。

如何养成坚如磐石的单任务习惯

我不想骗你,一项任务很难。我当然还没有掌握这门艺术,似乎也没有什么神奇的捷径(但别担心,我会继续寻找的)。

与此同时,我99%肯定这是互联网上最完整的单任务策略列表(如果有人找到更好的列表,请与我分享!)这些策略并不是相互排斥的,而且当你一起使用时,它们实际上是最有效的。它们被分为有效的单任务处理的4个基本组成部分:

  1. 减少干扰。
  2. 制定一个你能坚持的单任务计划。
  3. 处理不可避免的干扰。
  4. 当你不再一心一意做一件事的时候,重新回到正轨。

减少干扰

平均来说,它需要员工付出巨大的代价23分15秒一旦被打断就能回到原来的任务。完成一项任务的第一步是尽可能减少工作中让你分心的事情。

1.用更多的应用程序来对抗应用程序。

相信自己能简单地避免那些让你分心的网站是失败的秘诀。这是我的经验之谈。

幸运的是,有很多服务可以帮你屏蔽它们。自由反社会的都是很好的选择,在预设的时间内屏蔽分散注意力的网站。

自由软件

使用Freedom这样的服务来屏蔽网络干扰。

2.关闭通知。

这是一个古老的建议,但那是因为它非常有效。说真的,这么做。试着关掉所有的桌面通知一周,看看你的工作效率会有什么不同。乐动体育电竞乐动体育 app安卓我知道快速瞟一眼屏幕的右上角似乎没有什么危害,但在注意力转换过程中,哪怕是一秒钟的时间和精神注意力都累积起来了。

如果一想到把手机调成静音会让你心悸,至少打开优先通知。大多数手机都允许你指定某些应用作为优先级。有些手机甚至允许你在一天的特定时间自动切换优先级模式。这样你就可以减少不必要的干扰,同时确保你不会错过任何重要的事情。

3.使用两台电脑。

Todoist创始人阿米尔(Amir)发誓使用两台电脑来保持专注。他在一天中使用iPad做任何可能会让人分心的事情:即团队和外部沟通。然后他关上iPad,集中精力在他的普通电脑上工作:

我注意到我经常做的一件事(尤其是当遇到困难的问题时)就是通过打开电子邮件、骇客新闻或类似的东西来拖延时间。我发现解决这个问题的一个方法是拥有两台电脑。一个电脑是我工作和生产的地方。在这台计算机上非生产性的东西被阻止了。我有另外一台电脑(iPad),在那里我可以做一些非生产性的工作,比如查看黑客新闻、Facebook等。

4.每次只开一个标签。

这是Buffer共同创立的一个简单而有效的工作策略狮子座Widuch用来在一天中保持专注和高效。单按键增加了任务切换的障碍,因为你必须关闭当前正在做的工作,才能开始做其他的工作。这是一种确保你只做你有意决定做的事情的具体方式。

5.使用单独的桌面空间。

既然我已经告诉你要单付账,我就得实话实说了。虽然我喜欢这个想法,但我从来没能让这个习惯很好地坚持下去。我决定采用可能效率较低,但(对我来说)更现实的策略,在我的笔记本电脑上使用多个台式机,以保持我的任务分开。

我把自己的桌面限制在4个:一个用于通信窗口(Gmail, Slack, Todoist, Sunrise Calendar),另外3个用于与我计划当天工作的不同项目相关的窗口。我给每个桌面添加了不同的背景,这样我就能确切地知道在任何给定的时间我在关注哪个任务。我发现这降低了我中途切换任务去做其他事情的可能性。

6.尽可能离线工作。

我知道在很多时候,在电脑上工作等同于在网上工作。也就是说,无论何时当你有一项任务不需要网络时,保持网络连接没有任何好处。我写一篇博客的时间减少了一半,因为我在写第一稿的时候关掉了wifi。

7.安排你的邮件时间。

如果使用得当,电子邮件可能是自火灾以来最有效的工具。乐动体育电竞乐动体育 app安卓当你不小心使用它时,它就会成为一个潘多拉的盒子,让你分心。但它可以被驯服。

在你的一天中安排特定的时间段来处理电子邮件。我发现每天早上11点和下午4点半查看两次最适合我。每次我都要花15-30分钟的时间才能把所有的邮件都收完。在你预定的电子邮件时间里,跟随大卫·艾伦的两分钟原则:处理任何需要2分钟或更短时间的邮件。把其他的事情都加到你的待办事项清单上,以后再去关注。

制定一个你能坚持的单任务计划

为了有效地完成一项任务,你需要知道你到底想做什么。在白天,你永远不应该问自己“接下来我应该做什么?”

8.保持一份有重点的、可执行的任务清单

无论是早上的第一件事还是下班后的第一件事,都要抽出时间来考虑一下你当前的项目,并确定下一个你需要完成的具体任务。把这个任务添加到你的待办事项列表中。虽然每日回顾需要提前投入时间,但它会在你完成清单上的一项任务时给你带来巨大的回报。

便利贴

把你的任务一个个写在便利贴上。

9.想象一下你要做的事情。

当你只做一项任务时,一次只看一项任务会有所帮助。一个简单的方法是,当你计划一天的工作时,把你的待办事项从任务管理器转移到便利贴上。每个任务用一张便利贴,并按照你要做的事情的顺序来做。当你完成了你的任务,只需删除它并开始处理下一个任务。(HT船员的博客这是一个非常有效的技巧。)

我喜欢把我的“待完成事项”便签放在桌子的角落,在脑海中想象我一天完成了多少事情。看到进步让我在午饭后工作效率低下的时候感到有动力。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

10.安排你每天要做的事情。

另一种每次专注于一项任务的方法是在日历上列出待办事项。每个任务都有一个特定的时间段,当你只做清单上的一项任务时。这样你就能确切地知道在一天中的任何时候,你应该把全部注意力放在什么事情上。

11.设定不切实际的最后期限。

给自己更少的时间来完成任务会迫使你保持专注。领导专家彼得·伯格曼写在《哈佛商业评论》的一篇文章中,讲述了他自己的单任务实验:

没有什么比截止日期更能让事情进展下去了。当事情进展迅速时,我们就会情不自禁地关注它们。有多少人一边跑步一边发短信?如果你真的只有30分钟来完成一份你以为要花一个小时的报告,你真的会去接一个打断你的电话吗?

12.在你的任务上放一个计时器。

时间表有一个不好的名声是痛苦的,但它们实际上可以是一个强大的单任务工具,无论你是否计费你的时间。追踪你的工作时间会迫使你每次只专注于一项任务。

市面上有很多很棒的时间追踪软件。我建议使用Toggl因为他们简单的桌面应用程序和方便的Chrome扩展使它很容易访问,他们集成了其他我最常用的生产力工具,如谷歌Docs和Todoist。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

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使用像Toggl这样的时间跟踪应用程序来保证一次专注于一项任务。

13.主题你的日子。

我们大多数人都有多个项目和责任领域,我们必须在同一时间管理。当你一天中在多个不同的任务之间切换时,很难保持注意力集中。通过多个并行项目来完成一项任务的一种方法是为你的每一天设定主题。乐动体育 app安卓乐动体育电竞生产力顾问迈克Vardy用这个技巧来区分日常任务的优先级:

我做过的最好的一件事就是给每周的每一天分配一个主题。通过这样做,我甚至在看我的待办事项清单之前就给了我的大脑一些线索,告诉我每天该优先做什么。因此,我的大脑不再问一个复杂的问题(“我今天必须做什么?”),而是默认地问一个可能性较小的问题(“今天是星期一,所以今天是博客日。”在这个主题下我需要/想做的工作有哪些?”)。

处理中断

无论你多么有纪律性,如何排除干扰,如何规划你的一天,意想不到的事情肯定会发生。这里有一些策略可以确保这些干扰不会影响你剩下的一天:

14.故意拖延。

研究表明,员工处理73%的立即中断,无论任务是否对时间敏感。虽然有些干扰是不可避免的,但你可以通过简单地将它们添加到你的待办事项列表中稍后再使用来限制它们对你工作效率的影响。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

15.列一张“待读”清单。

我最挣扎的自我干扰之一是阅读有趣或有用的文章,这是我在网上寻找其他东西时不可避免地遇到的。

幸运的是,这种分散注意力的方法很简单。当你遇到一篇诱人的文章时,把它留到以后。有几个Chrome扩展可以让你在几秒钟内做到这一点。我使用了Pocket, Evernote和Todoist的组合。所有这些工具都有浏览器扩展,可以让你保存文章并根据主题添加标签,这样你以后就会记得使用它们。

完成工作

记下你一时兴起的想法,稍后再回顾。

16.保留一个“好点子”库。

你是否曾经绞尽脑汁去寻找一个棘手问题的解决方案,结果在你根本没想的时候答案就突然出现在你的脑海里?我们的大脑倾向于在最不可能的时刻建立联系专注于其他事情。然而,如果我们在每个想法出现的时候就花时间跟进,我们将永远不会完成任何事情。

与其马上跟进你的想法,不如把你以后想要用到的想法列一个列表。有很多笔记和列表应用程序可以让你快速记下事情。我混合使用Todoist和纸笔来捕捉我以后想要重新考虑的想法和想法。

17.留出探索的时间。

你的“稍后阅读”和“聪明的想法”清单只有在你真正抽出时间回顾它们的时候才会有效。注意力不集中、没有日程安排的思考时间对创造力和职业发展至关重要。如果我们总是埋头做事,我们可能会错失机会,失去对大局的把握。

客户服务软件Groove的创始人亚历克斯·特恩比尔解释了他的原因在他的日历上安排学习时间:

我的建议是在你的日历上为阅读安排一段时间。如果你在那个时间段之外看到了一篇有趣的文章,把它加为书签,然后在你封锁的时间回到它。这就把阅读从一项可能耗费无穷时间的工作变成了一项精心安排的“任务”,就像开会、写作或其他与工作有关的事情一样。

重回正轨

总有一天你会被同时处理多项任务的诱惑所迷惑。别慌!这里有两种方法可以让你重新集中注意力:

不要恐慌

18.一天中要有规律地休息。

我们的大脑根本就没有进化到可以长时间专注于一件事。研究表明,我们工作的时间越长,就越容易分心。作为一个哈佛商业评论的文章解释了定时休息以重新专注于手头任务的好处:

当你一直在做一项任务时,很容易失去注意力,迷失在混乱中。相反,在短暂的休息之后,从你离开的地方重新开始会迫使你花几秒钟的时间全面思考你最终想要达到的目标。这种做法鼓励我们牢记自己的目标,并且,作为研究报告的作者,确实有助于更好的表现。

19.当你的一天没有按计划进行时,原谅自己。

那些关注我博客的人可能会认为我在这一点上是一个破纪录,但我要重复它,因为我认为它是如此重要:

当你的一天过得不顺利,你已经屈服于多任务处理的诱惑,你离开工作的一天,你的大部分任务没有检查,给自己允许让它去。反复思考过去是你能做的最低效的事情之一。研究表明,练习自我同情当你没有完成你想要的那么多,实际上对应着在未来类似的任务中更有成效的行为。

即使是对我们当中效率最高的人来说,也会有一些效率较低的日子(至少我是这么认为的)。原谅自己,加倍下定决心,明天就把在这篇文章中学到的单任务策略付诸实践。

你的单任务游戏计划总结如下:

  • 屏蔽干扰。使用Freedom或其他服务来屏蔽让人分心的网站,关闭所有的通知,安排发邮件的时间。
  • 每天做一个单任务计划。你永远不应该问自己,“接下来我应该做什么?”就在你工作的时候。把你要做的事情写在便利贴上,或者在日历上安排它们。
  • 限制自我干扰。保存一些有趣的文章,在做其他事情的时候记下任何你想到的想法。在一天或一周中留出一些非结构化的时间来回顾这些清单。
  • 回到正轨。为你的一天安排定时休息来重新集中注意力。当你的一天因分心而偏离轨道时,原谅自己;把注意力放在你明天要做的不同的事情上。