做好事情(GTD)

Getting Things Done(简称GTD)是一种流行的任务管理系统，由生产力顾问大卫·艾伦(David Allen)创建。乐动体育电竞乐动体育 app安卓这个方法基于一个简单的事实:在你头脑中翻腾的信息越多，就越难决定需要注意什么。因此，你花在思考任务上的时间比实际完成任务的时间要多。当信息在你的头脑中堆积时，它会导致压力、不知所措和不确定性。

艾伦观察到，我们的大脑处理信息的能力要比储存信息的能力强得多(“你的大脑就像一个糟糕的办公室”)。他的GTD方法列出了如何将你所有的精神混乱转储到一个外部系统中，然后组织它，这样你就可以在正确的时间专注于正确的事情。当您的GTD工作流程建立正确时，您将能够自信地回答“我应该做什么?”不要担心你可能忘记了稍后需要做的重要事情。

试试GTD，如果你…

• 你会因为需要记录的事情太多而感到不知所措

• 担心忘记小细节

• 在你的工作和生活中扮演很多角色

• 开始很多项目，但很难完成它们

• 从未做过GTD(每个人一生中至少应该做一次GTD)

这篇指南将向你介绍GTD的原则和工作流程，以及我们认为最直观的实现它们的方法。我们将集中讨论如何使用Todoist进行GTD，但无论你使用什么应用程序，原则都是一样的。GTD的关键不是你选择的特定工具，而是你每天用来思考和优先考虑工作的习惯。

GTD是什么?简要概述

GTD方法是由5个简单的实践组成的，以系统化你的大脑中的混乱，并完成事情:

1. 捕捉一切:捕捉任何掠过你脑海的东西。凡事都不能太大或太小!这些项目直接进入你的收件箱。

2. 澄清:处理你捕捉到的东西明确和具体的行动步骤。决定项目是否是项目，下一个操作或引用。

3. 组织:把东西放到该放的地方。在日历中添加日期，将项目委派给其他人，归档参考材料，并对任务进行分类。

4. 点评:经常查看，更新和修改您的列表。

5. 参与:开始做重要的事情。

虽然GTD需要在时间和精力上进行前期投资来建立，但它通过持续使用而获得回报。你将不再担心忘记截止日期或错过重要任务。相反，你可以冷静地应对新信息，自信地安排好你的时间。

一些非常具体但看似平凡的行为，一旦应用，就能产生一种复杂的自发性存在的能力，在我的经验中，这是成功生活的关键因素。

- - - - - -大卫。艾伦

尽管GTD的基础是这五个简单的步骤，但它们并不总是容易执行。GTD不需要特定的工具、应用程序或产品。艾伦甚至没有提出数字系统优于模拟系统的理由。相反，任何持久的生产力系统的关键是保持它尽可能简单，并尽可能乐动体育 app安卓乐动体育电竞多地使用它。您的工具应该足够灵活，可以处理最复杂的项目，但当您精力不足时，维护它也应该足够简单。

本文的其余部分将介绍上述五种GTD实践的具体内容，并向您介绍如何使用Todoist实现它们。但是，同样的原则应该适用于使用任何工具。

捕获

为了让GTD发挥作用，你必须停止在大脑中存储信息。任何掠过你脑海的东西——待办事项、事件、想法、书籍推荐等等——都必须立即捕捉并存储在收件箱中。在GTD中，收件箱，无论是实体的还是数字的，都是你每天需要以某种方式处理的所有输入的视觉表示。

你的收件箱只是用来收集你思想的混乱，以便把它们从你的脑海中清除。现在不是担心组织的时候。

在Todoist中，你的收件箱将作为默认的存放你所有输入的地方，直到你有机会整理它们。要在网页或桌面应用程序中向收件箱添加新任务，请点击右上角的加号或简单地按“q”。除非您另行指定项目，否则任务将默认添加到Inbox中。

做一个最初的思维扫描

如果您刚刚与GTD一起出发，请全面扫描所有的“开放循环”，您可以想到 - 您可能需要在未来采取行动。现在将它们添加为您的Todoist收件箱的任务。咨询GTD.触发列表帮助您对您可能忘记的承诺进行慢慢慢慢。

立即捕获新任务

GTD的核心原则之一是，在任务出现的那一刻，就把它们从你的头脑中清除出去，进入你的外部系统。Todoist跨平台同步-电脑，电话，网页浏览器，电子邮件客户端，智能手表，或智能家居助手-所以你可以随时随地输入任务。

每当一项新任务出现在脑海中，养成立即将其添加到收件箱的习惯，然后再考虑如何组织它。为了尽可能快地捕获任务，无论你在哪里，我们建议安装Todoist或您的应用程序选择:

• 作为你电脑上的一个应用程序

• 作为你手机上的一个应用程序

• 作为您使用的web浏览器的扩展(用于添加网站作为任务)

• 作为您使用的电子邮件客户端的插件（用于添加电子邮件作为任务）

浏览和下载Todoist应用程序

巩固你的收件箱

你可以使用Todoist来整合你的其他收件箱——从你需要继续跟进的电子邮件，到你需要采取行动的信息，到你要阅读的文章，到购物清单，到你稍后要保存的参考材料。你需要检查开循环的收件箱越少，你的系统就越容易维护。

将项目从您的电子邮件或团队消息传递工具发送到Todanist：

• 使用Todoist的插件Gmail.和前景快速添加电子邮件作为任务

• 转发电子邮件使用您的项目转发地址直接到您的Todoist收件箱。

• 将消息从团队消息传递工具转换为任务，如扭或松弛。

收集阅读和参考资料:

• 给名片或活动提醒拍照，并把它们贴在相关的物品上任务的评价。

• 附加文件从Dropbox，谷歌驱动器，或您的计算机到任何任务阅读或工作以后。

• 连接阅读应用程序，如口袋与Todoist通过我们的IFTTT集成每次添加文章时都会自动创建一个Todeist任务。

• 下载Chrome，Safari或Firefox的Todanist保存任何url以便以后访问。

• 使用Android或iOS上的Todoist共享扩展来共享来自移动应用程序的页面作为任务。

阐明

现在你的收件箱已经满了，下一步就是把你捕捉到的所有杂乱的东西转化为具体的行动步骤。浏览你的收件箱中的每一件物品，并做以下的一件(在下一节中有关于如何做每一步的更多细节):

• 如果项目需要在2分钟内完成，请立即完成。

• 如果可以委托，就把任务分配给别人。

• 如果它是一个不可行的参考项目(例如，一个文件，文档，文章，联系信息等)，你需要稍后再来查看，把它归档到一个单独的参考项目中，或者附加到相关任务或项目的评论中。

• 如果某项任务需要在一个特定的日期和/或时间完成，给这项任务一个到期日期。

• 如果任务不再需要或不再可操作，则删除它。

• 如果一个任务需要不止一个步骤，那么创建一个项目来容纳与它相关联的所有项，并确定下一步可以采取的行动来推进项目。

使您的特定和可操作的尽可能可行。添加尽可能多的信息，以便节省您稍后会困扰它。例如，“呼叫妈妈”实际上可能需要输入“叫妈妈讨论生日晚餐”。或者，“税收”可以“召唤玛丽讨论税务文件”，玛丽的电话号码以及任务评论中附上的具体文件列表（稍后更多）。

组织

一旦你在你的收件箱中明确了一个项目，是时候把它分类到合适的位置。在现实中，当你清理收件箱时，任务的清理和组织会同时发生，但把它们看作是独立的行动是很有帮助的。

使用GTD方法有许多不同的方式来组织你的任务，但是我们建议使用项目和标签的组合。

一次性的任务

这些任务需要花费超过2分钟的时间，但只需要一个步骤。例如，“回复Josh关于项目定价的邮件”或“更新汽车标签”。你不希望它们塞满你的收件箱，但它们也不属于任何其他项目。

• 创建一个新项目被称为一次性的任务。

• 通过单击任务名称左侧的灰色“手柄”，将一步任务从收件箱拖放到该项目中，并将其拖到左侧菜单中的项目名称。

• 您还可以通过在任务字段中输入“#”来指定一个不同的项目，以调出所有项目的列表。从列表中选择您的项目，或者继续键入项目名称以缩小结果。

项目

你会发现你写下的很多任务实际上都是项目。在GTD的哲学中，项目是任何需要两个以上步骤才能完成的项目。例如，“粉刷卧室”是一个项目，因为它包含了其他任务，如获得油漆样品，选择颜色，购买用品，准备墙壁等。下面是如何在Todoist中处理项目:

• 为您澄清您的任务时识别的每个多步项目创建一个新项目。

• 将关联的任务从Inbox拖放到适当的项目中。或者单击一个任务，并在任务字段中键入“#”，以拉出一个项目列表来进行选择。

• 在考虑其他步骤时，将它们添加为项目中的新任务。

关注的领域

根据你的“关注的领域——GTD术语，指的是你生活中不同领域的责任。当你决定下一步该做什么时，这些方面可以帮助你把注意力吸引到更广阔的生活目标上。如果一项任务不符合你的任何关注范围，也许是时候重新评估一下你是否想把时间花在它上面了。或者你可能只是想把你的项目区分为“工作”和“个人”。

您可以轻松地使用此功能子项目。就是这样：

1. 为每个重点领域创建一个项目。这个项目不会有任何任务，它只是为了视觉组织。

2. 点击项目名称左侧的灰色手柄，将实际项目拖放到刚刚创建的高级“文件夹”下面，将它们变成子项目。

3. (可选)为了在你的焦点区域之间创建更多的视觉分隔，为每个区域分配不同的项目颜色。

现在，您可以通过将子项目折叠到父项目之下来保持项目列表的整洁。例如，当你在工作的时候，你可以把你的工作项目放在视图中，而把你的个人项目隐藏起来，反之亦然。

为了让事情变得简单，首先完成你的GTD系统的设置，了解你的工作流程。如果需要，稍后再回来，将您的项目组织成更广泛的类别。

下一个行动

这些任务都有明确的、具体的行动，你将在下一个机会去做。“把办公室聚会的预算发邮件给詹姆斯”)。下一步行动和下一步行动是分开的——那些你最终会采取但现在不需要你关注的步骤。

确定每个项目的下一步行动给它贴上标签“@next”。要添加标签，只需在任务字段中输入“@”，并开始输入任务名称。

有截止日期和/或时间的任务

对于必须在特定日期和/或时间完成的项目，安排它们。但是要注意:GTD警告不要过度依赖截止日期。只把它们添加到必须在特定日期和时间完成的任务中。对于其他的事情，相信你接下来的行动，并定期每周回顾你的任务列表(稍后详述)。

编辑任务时，您可以单击时间表字段并从日历中选择日期和时间。或者简单地使用自然语言在任务字段中输入截止日期和/或时间，例如，下周一上午8点。智能快速添加将自动识别和突出显示到期日期，并在您保存任务时添加它。你甚至可以输入重复的截止日期，比如每一个周三用于定期重复的任务。

可以将具有截止日期的项目从收件箱移动到相关项目或一次性的任务项目，如果它们没有与多步骤项目相关联。

议程

你在收件箱中收集到的一些东西会提醒你想向别人提出的事情，而不是下一步的行动。跟踪这些议程项目:

• 创建一个名为议程。

• 在下面创建一个新的子项目议程对于每一个你需要经常联系的人。例如，你的老板和任何直接下属。您可能还希望为每个常规团队或项目会议创建子项目。例如,每周营销。

• 添加您需要在相关议程子项目中提交的项目。

• 当你与那个人见面或参加会议时，把相关的项目拉出来，看看你需要涵盖的所有项目的列表。

• (可选)分享你的议程项目和相关人员一起，这样每个人都可以看到，添加，甚至分配要讨论的项目。

参考资料

参考资料是你需要保存的不可操作的项目(例如，税务文件、阅读材料、电子表格、Word文档、电话号码等)。虽然它们本身并不是任务，但它们常常是之后需要完成的任务。你可以在Todoist中组织这些辅助参考材料，将它们附加到相关的任务或项目评论中:

• 具体任务的参考材料可以附加到相关任务的评论。

• 更高级别的项目材料(设计规范、草案、共享文件夹)可以在项目评论中附加或链接到。

这样，当你准备开始这项任务或项目时，你就会手边有你需要的所有信息。

你可能还会有一些与特定任务或项目无关的参考资料。例如，你从网上保存的一篇文章，一个包含重要信息的文件，或者为你的伴侣的下一个生日准备的礼物。许多人喜欢使用单独的笔记应用程序要组织他们的参考资料，但您还可以在Todoist中跟踪它们中的部分或全部。就是这样：

• 创建一个新的参考项目

• 在下面创建新的子项目参考每个类型的参考列表项目。例如,礼物的想法,生日,联系信息,食谱等。

• 通过从收件箱中拖放它们，将您的参考材料任务移动到适当的项目。或者通过单击“编辑任务”并将“＃”键入“任务”字段，然后选择“＃”后跟项目名称，通过快速添加新项目。

• 要折叠您的参考子项目，请单击左侧的灰色箭头参考父项目。这有助于从你的列表中去除视觉上的混乱。

等待

这些是已委派或正在等待其他人等待行动的项目。例如，如果您需要完成博客帖子，而是等待您的编辑器以获得您的最后一个草稿的反馈。通过用标签“@waiting_for”标记它们来识别这些任务。保持@waiting_fors任务，组织在项目内或内部的项目内一次性的任务如果你的任务与其他任务无关，就进行规划。

也许有一天/

Many items that you capture will be ideas for things you want to do in the future, but don't have the bandwidth to work on now (e.g. places you may want to travel, books to read, new projects you may want to try, ideas for blog posts, etc.). You want to be able to review these later, but you don't want them gumming up your system now.

• 创建一个新的也许有一天/项目

• 添加所有你将来想要做，但并不积极去做的任务

• (可选)为特定类型的“Someday/Maybe”任务添加子项目。例如，您可能想要分隔有一天/也许-个人和有一天/也许-工作项目

• 当你有时间和精力投入到新的工作中时，回顾一下你将来或将来的项目

可以委托的任务

如果你可以委派一项任务来释放你自己的时间和精力，你应该这样做。在Todoist中你可以与人们分享项目，给他们分配带有截止日期的任务，并在评论中协作。

您的共享设置将根据您的环境而有所不同。以下是三种设置方法:

• 为您合作的每个人创建一个单独的共享项目（您甚至可以为此目的重复使用议程子项目）

• 与整个团队创建一个单独的共享项目(如果有，您将有一个额外的团队收件箱，整个团队将自动添加到该收件箱中)

• 分享需要特别协作的现有项目

或者你也可以结合使用这三种方法。

快速提示:你可以搜索你委派的所有任务使用查询“交办:我”。这是一个方便的清单，可以在你每周回顾时参考。

上下文

完成项目列表和任务排序后，现在就可以处理上下文了。在GTD中，上下文确定了完成给定任务所需的工具、地点或人员。换句话说，环境能让你专注于在当前环境下你真正能完成的事情。例如，如果你在办公室，你不想浪费时间来处理你在家里要做的所有事情。

按照我们上面列出的项目方法，添加上下文最简单的方法是with标签。GTD推荐以下情况:

• 计算机/互联网

• 首页

• 办公室

• 差事

• 呼叫

• 在任何地方

您还可以添加其他可以帮助您根据当前上下文快速对任务进行排序。有些人喜欢添加电子邮件上下文，以便立即处理所有电子邮件。其他人为任务可能采取的时间添加标签。例如，如果您在接下来的会议前15分钟，则能够识别您可以使用@ 15_min标签快速完成的所有任务是有用的。对于大多数人来说，创建“离线”标签而不是“Internet”一个用于您可以在没有互联网连接的情况下进行任务更有用。

人们很容易走极端，给每件事都贴上标签——抵制这种诱惑。为了让你的GTD系统工作，你需要建立一个习惯，为每个任务添加正确的标签。你选择的标签越少，就越容易记住。

要添加一个标签，转到左侧菜单的标签部分，点击“+”按钮。您还可以在编辑或添加任务时，通过在任务字段中输入@来添加标签。所有现有的标签将出现在下拉菜单中，当您继续键入任务名称时，结果将缩小。如果你想要的标签还不存在，你可以选择创建一个新标签添加到你的列表中。

从事

在这里，花时间来澄清和组织你的任务是有回报的。你的系统现在充满了具体的，可操作的项目组织成逻辑的类别，准备让你跳进去。你会看到在上面的步骤中添加的所有标签、项目和截止日期可以帮助你快速回答“我现在应该做什么?”在任何特定的时刻。

花在明确和组织你的任务上的时间意味着当你要投入工作的时候，你有更少的选择和更少的参考资料要找。为了决定下一步要做什么，您可以查看带有截止日期的即将到来的任务，按标签对任务进行排序，或者创建基于上下文的过滤器来查看您的下一步操作。

今天和将来的视图

当您准备坐下来工作时，单击左侧导航菜单中的Today来查看您今天必须完成的任务。开放即将到来看看这周和未来的任何一周会发生什么。

通过标签查看下一步操作和上下文

要查看所有项目的下一步操作的完整列表，在Todoist顶部的快速查找栏中键入“@next”。

您还可以通过选择给定的标签来快速对任务进行排序，以查看所有相关任务。例如，如果您搜索@Errands，您将看到具有@errands标签的任务列表，可以在您已经出局时完成。要查看您等待的所有任务的列表要完成，请搜索标签@Waiting_for。

通过单击Todoist左侧的标签列表中的标签名称，您还可以查看带有特定标签的所有任务。

使用过滤器创建更多自定义任务视图

当您在Todoist中创建自己的自定义任务视图时，会发生真实的GTD魔法过滤器。过滤器本质上是保存搜索，排序您的列表与点击。您可以使用过滤器基于以下条件搜索任务:

• 到期日期

• 标签

• 优先级

• 项目

• 任务创建日期

• 受让人

• 关键字

• 或者是以上部分或全部的组合

要设置一个新的过滤器，请转到左侧导航菜单底部的filter列表(在Projects and Labels之后)，然后单击添加过滤器在列表的底部。为过滤器指定一个名称，并添加想要查看的搜索查询。

对于GTD，最相关的标签可能会将“@next_action”与重点领域或上下文结合起来。例如，要为工作中可以执行的所有下一步操作设置一个过滤器，可以使用查询“## work & @next_action”。这将显示Work项目中的所有任务和关联的子项目也有@next_action标签。或者使用查询“@next_action & @office”为可以在办公室完成的下一步操作创建一个过滤器。

最有用的任务视图将取决于您的特定需求，但以下是一些最常用的有用视图:

将您最重要的任务视图添加到最喜欢的以便它们出现在Projects列表上方左侧导航菜单的顶部。只需右键单击过滤器，标签或项目，并选择“添加到收藏夹”。然后，该过滤器将显示在导航面板中。

审查

每周，留出时间来浏览你所有的列表，组织你的任务，保持你的系统平稳运行。回顾有助于您适应变更，重新集中您的注意力，确定下一步行动，并反映您的工作流程。

David Allen把每周回顾称为“成功的关键因素”，因为经常回顾你的系统将确保你不只是在做事情，而是在做正确的事情。

首先，导入Todoist的GTD每周回顾模板到您的项目列表中。这个模板包含了完成每周复习所需的所有步骤。通过添加自定义模板子任务或者任务评论来保存你所有收件箱的列表，你当前关注的领域，或者跟踪你一周的反思。

通过建立一个反复出现的日期在任何任务字段。简单地输入你的约会作为自然语言，比如“每周日下午5点”，当你保存任务时，Todoist会自动识别并安排它。

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有一个原因的原因是世界各地的人们发誓要做的事情改变了他们的生活。虽然严格的GTD不是每个人，但你一定会拿起一个习惯或两者，这将有助于你更少担心并做更多。对受重压力和更高效感兴趣的人至少应该尝试一次。

给它一个拍摄，看看GTD的哪些方面为您工作！