这就是我们如何在完全远程团队中管理项目

在横跨23个国家的60人团队中管理跨职能项目的经验教训

我们没有全日制项目经理do。事实上,直到一年前,我们没有任何形式的项目管理系统。当你是一个20的团队时,可以工作(或多或少)。当您从23个不同国家工作60多名的团队时,事情开始迅速分崩离析。

大约一年前,我们开始试验一个系统,我们称之为Doist目标——缩写为DOs——以项目为基础的团队为中心(这是我们沿用的一个概念Spotify的产品团队)。每个小队都是一个临时的跨职能团队,朝着一个6周周期(我们借用的时间框架)工作Basecamp)。

在开始时,一些小队的工作良好并按时交付。其他人......好吧,没有。我们发现项目成功的一个关键因素具有一颗细致的小队领导者,负责协调和向前移动项目。唯一的问题是我们都没有项目管理背景。让事情变得更糟,我们与官僚进程做得很好......它不在我们的团队的DNA中。

自从开始在小队中工作以来,我们必须询问我们自己想要项目管理在我们的团队中看起来像什么:

是否有可能以轻量级方式有效地管理项目,而不会以复杂的方法和甘特图表陷入困境?

项目管理如何适应远程团队设置,其中大多数沟通都发生异步?

当项目管理不是您的整个工作时,您如何将其留到一整天?

我们还没有所有的答案,但以下是我们到目前为止学到的一些经验:

了解最佳分布式公司如何管理在线手册中的大项目,远程项目101:项目管理的远程指南!看看像Hotjar、Clearbit、UiPath和Help Scout这样的公司用来将想法从开始到执行的策略。

组装你的小队

首先,你需要获得正确的技能组合和输入来完成项目。花时间正式组建你的团队有两个目的:

首先,它确保完成项目所需的队友包括在开始的工作中。没有什么可以像加入人民中途一样减慢队伍。我管理项目的最大失败之一来自没有收集相应的团队来完成我的一个小队。

我们正在创建新的屏幕,以帮助人们庆祝Todoist零(当天没有更多任务)。由于该项目围绕着插图建立,我认为我只需要与我们的插画家,来自台湾的插图。事实证明,我们还需要产品设计师(葡萄牙)将插图纳入页面和开发人员(来自台湾,俄罗斯,奥地利,希腊),每个平台都可以识别设计阶段的平台特定约束。

协调是混乱的。细节缺失。必须在最后一分钟决定新的变化并向整个团队传达。开发人员被诅咒时间,不得不考虑这些变化。我在开始时的疏忽几乎是完成项目所需的时间。

毋庸置疑,我了解到,值得一定的时间来组装你的整个团队,并确保每个人都在开始时保持最新的发展。请务必让您的队友输入应包括谁。(还有谁不应该是。没有什么比“厨房里的厨师太多”更能拖垮一个项目了。)

在开始时组装整个小队的第二个好处是帮助每个人计划他们的时间,评估他们的工作量,并提前识别障碍。

作为一个小队的领导者,你的头号目标是创造一个环境的环境,在没有感到不堪重负和沮丧的情况下,你的团队可以做出最好的工作。这一切都始于确保工作期望合理,您的队友没有被分配给太多小队。当然,意外的事情会出现;当某人的工作量变得无法管理时,您需要保持警报并帮助转移工作和截止日期。但澄清谁将参与开始的项目,从而在脱离压力的瓶颈方面将有很长的路要走。

你的团队成员是项目成功最重要的资产。你和谁一起工作,你如何支持他们,以及你如何促进沟通将决定你的项目成败。

用规格和会议踢掉东西

在Doist,我们尽可能多地沟通 - 这是在远程团队中成功协作的要求,其中每个人都在不同的时区工作。然而,一个例外是踢出一个小队。一开始的全场视频会议有助于在它们成为全面问题之前进行缩减问题。如果运行良好,我们发现它值得投入时间。

在启动会议之前,我起草一个涵盖小队目标,范围和时间表的规范,并将其发送给团队。(这是一个示例规范一些链接删除。)

我们每个项目规范都包括目标,范围和估计的时间表。
  • 一种目标确定我们作为一个小队的工作。例如,“创建一个Todeist零体验,让用户在完成当天完成所有任务时。”这可确保我们全部在同一页面上,并允许我们开始思考我们如何衡量项目的成功。
  • 范围这是在6周内完成球队的关键。一些项目包含了可以被广泛改进的特性。然而,我们需要在周期结束之前向用户交付一些东西。为了做到这一点,我们必须在设计探索开始之前决定工作的最高优先级更改。根据上面的例子,范围可能是“在所有Todoist平台上创建并执行6个不同的基于插图的Todoist Zero屏幕”。
  • 时间线是否有帮助队友知道他们将在6周周期的哪些地方工作。当它们放在时间线上时,项目依赖性变得明显。For instance, the designer knows that their mock-ups need to be completed by December 5 in order for the developers to have enough time to implement it by December 15. An initial timeline is essential for coordination, but it shouldn’t be a source of stress. The dates will inevitably change as the squad progresses.

根据小组在会议期间的意见,我会在最后定稿之前做任何必要的修改。通过这种方式,每个人都清楚我们正在解决的问题,项目的成功是什么样子的,以及什么时候需要完成。

由于我们的远程团队具有自然厌恶会议,因此我们有一些基本规则来确保我们所做的一些基本规则是高效和富有成效的:

  1. 计划尽可能少一些会议。我们没有为小队的每周站立的会议。但是,在一支队的开始时,我会在每个人的议程上找到时间可以超过6周被封锁。这样,如果我们需要另一个会议,我们已经有一个时光阻止了它。当我们不需要会议时,我们没有它。
  2. 有一个议程并坚持下去。事先发送议程可以让会议保持重点,并让人们提前准备问题和输入。议程应该为会议的结果设定明确的目标。例如,“在3个建议的UX解决方案中做出选择,以改善Karma目标和条纹”。作为班长,我有责任使会议顺利进行。如果有人开始跑题,我就简单地说:“这是一个很棒的观点,我们应该稍后再讨论,但我们现在需要做X决定。”
  3. 缩短会议。焦点可以在会议上很快迷路;有时间压力有助于让我转向议程。我安排了45分钟的会议,但旨在在30分钟完成它们。
  4. 卖出可选。我才开始尝试尝试参加,但我认为它会导致更加富有成效的会议。通过提前议程,队友可以评估他们是否需要的存在。根据他们的工作量和时间表,他们可以选择参加或赶上在扭曲的后来决定的内容。
  5. 记录行动项目和决定。书面沟通是远程团队的生命线。我总是在一个决定和发布中提出一项简短的概要捻线所有相关的队友通知。

组织与Todoist项目和扭曲频道的任务和沟通

不出所料,我们使用自己的工具来管理我们的小队 - 我们在远程设置中设计并建立了它们,以获取远程协作。

在项目管理方面是我们的进制工具。我们创造了一个项目模板收集与设置和协调一个6周的周期有关的所有任务。当一个新的周期开始时,我为我领先的每个小队创建一个新项目导入模板进入每个人作为起点。

我们跟踪单个Todoist项目中的所有小组相关的任务,截止日期和参考资料。

基于初始时间表,我添加了所有与此同时的项目相关的任务以及截止日期并将每个人分配给负责任的团队成员。我添加了一个链接到小队规格项目的评论这样大家都知道去哪里找。如果团队成员需要为特定的任务引用文档或模型,我将它们附加在任务注释中。这样的话,所有队员要做的就是检查他们的今天未来7天查看要查阅其需要工作的任何项目任务的视图。(学习更多关于组织与Todoist的项目)。

虽然Todoist帮助我们跟踪特定的任务和截止日期,保持所有与项目相关的对话有组织,便于每个人访问,无论他们在哪个时区。在远程团队中协调项目的最大挑战是通信必须异步进行。有时候,直接走到队友面前,问他们一个问题,然后在一分钟内得到答案肯定会更快。但当然,作为远程团队的项目领导者,你不能这么做。

然而,异步通信也是管理项目中最大资产之一。它允许团队成员断开连接,专注于实际运送其部分项目,而不必担心他们会错过一些重要的东西。我们为那种设计设计了扭曲异步通信

在循环开始时,我创建一个新频道对于每个小队来说,我领导并邀请那些将参与的人。然后,我创建线程以讨论项目的每个特定方面。

我们为每个小队创建新频道,因此所有相关的通信都在一个地方组织。

这样一个项目的所有通信都在一个地方。频道中的每个人都可以浏览线程,了解正在讨论哪些主题,并找到所需的信息。但是,您可以选择哪些成员实际将收到有关新线程或注释的通知。这降低了噪音,同时确保相关成员知道发生了什么。

我之前说过,我们95%的协调工作都是在网上完成的。会议很少见,所以所有的任务、最后期限、决定和对话都要有清晰的文档记录、组织,并且对每个人都有效,这一点很重要。有了Todoist项目和Twist频道,团队成员通常能够找到他们需要的所有信息,而不必要求它。

保持项目在轨道上,并处理常见的障碍

管理项目就像照顾一个婴儿 - 转过一秒钟,它将直接爬到楼梯的边缘并将其手指粘在最近的插座中。

如果你在领导一个项目,你不能只是分配一些任务和期限,然后让事情自己运行。幸运的是,如果您拥有一个能够检查项目状态并让每个人保持一致的系统,那么管理项目就不必成为您的全职工作。

发布每周项目更新

在Doist,我们在小队频道中创建一个专用的“小队代码段”线程,其中更新可以在一周后的一周内添加。以下是我们在每个更新中包含的内容:

  • 那一周完成了什么
  • 下周出现了什么
  • 什么在计划中/什么在后面,以及任何截止日期的变更(确保日期的变更也反映在Todoist项目中)
  • 任何阻挡该项目向前移动的东西
快速的每周状态更新线程在同一页面上保留每个人,而不会在会议上浪费时间。

为了准备每周的更新,我浏览了Todoist项目和Twist频道。如果项目某个部分的状态还不清楚,我会让负责的团队成员更新相关线程。

将项目管理任务也保存在Todoist中

虽然我使用Squad项目来快速概述其他所有任务,但我也跟踪所有项目管理与自己相关的任务。这让我疯狂地试图跟踪我头脑中的所有移动碎片,并帮助我更有效,因此管理该项目不接受我一整天的时间。

以下是我在Todoist中为自己添加的一些正在进行的项目管理任务:

  • 如果我还没有收到回复,在48小时内与团队成员联系(提供相关Twist帖子的链接)
  • 稍后响应Twist线程(同样提供到相关线程的链接)
  • 发布每周更新的经常性任务

我也保持自己的小队状态在我将每个小队中作为一项任务的项目。我使用任务评论来记录剩余的所有内容来完成小队。我每周两次咨询每个小队任务,并使用项目的当前状态更新。它帮助我保持自己的轨道!

我为自己保留了一个单独的小组状态项目和笔记。

保持在一定范围内(甚至是减少范围)

在项目的过程中,有些事情可能比预期更长。6周周期快。我们喜欢Basecamp的哲学,您应该调整范围,而不是截止日期:

“这都是关于仔细观察一个特征,找出真正的本质。不是它能是什么,而是它需要是什么?”

保持您的小队的原始目标加上最终的截止日期,您需要决定接受什么以及应留下稍后的周期。这通常意味着对真正令人敬畏的想法说不,或者从原始计划中留出一些东西。保持在Todoist中的“很高兴”列表或在小队规格中,如果稍后或在另一个周期中的时间,则可以有助于。

确保做出决定

有时,解决方案是显而易见的,决定迅速。其他时候人们将不同意正确的行动方案,讨论将永远拖累。作为一个项目领导者,您可能并不总是是“德赖德”,但您负责确保做出有效的决策。

当有分歧时,我通常会在扭曲线程上留下一些时间。取决于决定的重要性以及我们在循环中的重要性,可能是几天或一周。当我觉得进一步的讨论不再富有成效时,我将在线程上发布,说我们已经讨论了足够的讨论并赋予最好的人做出决定。例如,如果我们不同意设计的特定设计元素,我会要求项目的设计导致最终决定。如果它不明显是谁应该做出决定,我会自己谨慎,同时小心解释我如何决定这种方向。


项目管理有时会觉得自实际取得事物的分心,但它完全改变了我们作为远程团队的工作方式。在过去的一年中,上面概述的简单策略增加了我们能够发货和减少到达那里所涉及的压力的新事物。

我们将继续尝试找到更好的方法,可以平衡沟通,以便在轨道上保持项目和生产工作所需的深度焦点是必不可少的。

如果你对我们如何一起在Doist完成工作有任何疑问,请在Twitter上联系我们@doist.或者在下面的评论中告诉我们。