如何使税后季节不太可怕

追踪收入,扣除和截止日期,并避免在税收时令人不愉快地感到惊讶

与税收税务员Margarida Banner
插图byMargarida Mouta

谈到截止日期时,税收日也许是最可怕的 - 并且也是最昂贵的错过。2017年,美国人欠超过1310亿美元在税收,处罚和兴趣。普通税收也有价格标签:根据会计师,没有参加符合条件的扣除,并未声称依赖,并没有利用配偶共同提交,可以推动您的税收票据。

很难责怪人们在这次年度财政汇率上拖延。在上诉方面,税收到牙科医生以南的某个地方并更新驾驶执照。这是一个令人困惑的过程,迫使我们面临复杂,有时不愉快的财务状况。

当我离开全职工作以生活在国外和自由职业者时,这对我来说变得更加真实。几年来,只是想到我的税款看起来像是让我从使这些生活变化。但我不想受到我自己的(合理的)恐惧行政头痛的限制。

第一年我自由剥离,为了支撑自己比前几年更大的税率,我决定列出我所需要的所有表格并在完成后勾选事物。它让我的税收感到不较为无定形和可怕,并使自由职业者感到更具可行的活动。

这篇文章是关于你如何计划你的税收,使你感觉更能控制他们,无论你的情况如何-从我和其他人谁建立了所有流程从联合申报到纳税作为一个企业主。目标是帮助你创建一个可管理的系统,这样你就知道如何跟踪,组织,并把这个过程分解成你可以在一年中逐步减少的部分,特别是在缴税前的几周和几个月。其中一些建议是针对美国税收体系的。然而,我们关于申报收入和扣除以及在申报截止日期前完成申报的一般性建议也适用于其他国家。

最后,我们的律师希望我们提醒您,虽然本指南全部是关于管理和组织税收,但我们不提供财务或法律咨询。我们建议您为会计师或税务专业人员带来特定的税收问题。

规划税收进程

当我留下全职工作时,我自己的税收局势变得更加复杂,搬出了一个州,开始自由职业,并在法国暂时工作。在过去几年中,它一直直接进入我从我的一个雇主收到的纳税软件的损益表。但突然,我不得不报告多个州和一个外国的几个不同来源的收入。而且,我不得不开始跟踪每项工作费用和保健支出,因为这些人有资格在美国扣除。如果你是自雇人士。

首先是努力,但如果你花了一些时间来规划税收,那么长期以来会占据你的毕业空间。我通过将税收分解为四个主要领域:

  1. 收入(例如,来自各种客户的收入;银行利息收入;股息或资本收入;租金收入)
  2. 扣除(例如:慈善捐款、按揭或学生贷款利息、工作开支)
  3. 估计的纳税(例如,预计季度纳税分期付款)
  4. 截止日期和其他关键日期(例如税收归档截止日期,您预计退款的日期)

然后,我为每个区域添加了我需要的子弹。例如:

  1. 收入
    1. 来自客户1099s.
    2. 外国雇主的损益表
    3. 银行利息收入的1099型陈述
  2. 扣除
    1. 慈善捐款
    2. 医疗保健费用
    3. 商业费用(例如打印机,名片,网站)
  3. 估计税收
    1. 季度联邦税收
    2. 国家税收季度
  4. 截止日期和其他关键日期
    1. 开始缴税的日期
    2. 纳税日——通常是美国的4月15日;推迟到2021年5月17日
    3. 预期退款日期

当我开始做自由职业者时,do成为我的第一名客户之一,我开始使用了组织我的一些与工作相关的项目。我决定尽一试,也试着管理税收。两年后,我仍然用来为工作和生活来使用,包括我的财务。

如果您使用像Todanist这样的任务管理器,您可以创建一个项目为您的税收包括列出所列地区的地区 - 从您的总收入到那些令人生畏的截止日期。如果你喜欢我并且有很多不同类型的收入和费用,你可以将每个区域添加为部分。让我的税收分解成一口大小的块是一个巨大的缓解。

税收项目
创建一个项目为您使用todanist的税收,与章节对于每个区域

在进行税收之前,申请截止日期挂在您的脑袋上。在美国,如果您提交迟到,除非您可以获得延期,否则您受到惩罚。但最好不要留下税款直到最后一分钟。一旦我的所有表格进来,我通常会在2月开始税收。

一旦我开始使用Todanist,它很容易分手做我的税收并设置截止日期对于不同阶段的税收,比如试图在2月中旬获得所有收入,或在3月初获得所有扣除额。

为缴税截止日期做待办事项
截止日期对于税收的各个阶段

提醒自己开始他的税收,杰努拉卡卡,产品营销领先,创建他所谓的“触发器任务:

“I usually set a date for the first task in my 2020 taxes project as a reminder for when to start the process again in 2021. When my ‘trigger task’ shows up in my ‘Today’ view in Todoist, I know it’s time to start working on my taxes.”

他还创造了一个任务到期日对于他想提交税款的时候。

税收征求犯罪是增加截止日期
设置A.到期日到您的纳税申报表的任务

您可以继续使用此项目进行纳税年。在他检查任何问题之前,Jehan在即将到来的纳税年度中重复了他当前的年度税收项目。例如,当他开始于2019年的税收时,他重复的项目为持续创建一个,他的2020年税收。

为重复的项目征税的Todoist
复制您的税项项目以便您在未来的税收中使用它

另一种方法是将项目导出为模板然后,您可以进口以为未来几年的税收。

要缩小并获得我使用的税收进程的鸟瞰图Todoist的委员会视图,它将部分显示为列。

税务委员会的要力
使用Todoist Boards.获得鸟瞰您的税收。

设置板的另一种方法是创建对应于过程中不同阶段的列,如等待(例如,等待在邮件中收到表格),收到,输入或提交。然后,将任务(例如收入表单或扣除类型)移动到正确的列,输入或提交给它。

税务板2
使用Todoist Boards.跟踪和可视化您在税收过程中的位置
与我们的税收管理您的税收Todoist税模板

报告收入

一旦您为税收创建组织结构,请侧重于确定每个部分所需的内容。例如,在税收项目的收入部分,列出您正在等待雇主,客户和您的银行的相关收入表格。

如果您从多种来源赚取收入,则履行税务表格的速度很快。我在1月下旬的某个时候得到了我的第一份税表,最后一月通常在2月底滚动。有些人来通过邮件,其他人通过电子邮件,其他人像我的银行税形表格一样通过他们的网上银行网站直接访问。为了确保我在纳税申报表中报告我的所有收入,我加入了每个收入声明,即我需要作为Todoist税务项目的收入部分中的任务。

In the U.S., there are a variety of forms taxpayers receive to report income, including W2s, 1099-NECs for freelance and independent contractor income, 1099-INT for income you’ve earned as interest, and 1099-DIV for income you’ve earned as dividends. More can be found on the内部收入服务网站
计算税收收入
在您的税务软件中输入或发送给您的会计师后,跟踪您的税收收入表格,并关闭它们

当您在邮件中收到表单时,您可以在手机上捕捉照片并将其添加为任务。或者,你可以将其上传到评论已创建任务的一部分。(参见下面的“将所有表单放在一个地方”一节)

然后,当我在我的税务软件进入表格时,我在Todoist中勾选其任务。如果我需要回去看看我已经输入了什么,我可以去查看已完成的任务

跟踪费用和扣除

最大的税收头发之一是弄清楚你需要报告的费用或扣除 - 这可以通过减少税收的收入量来帮助您节省资金。例如,目前在美国,房主能够扣除其抵押贷款的利益,学生借款人可以扣除对贷款的利息。为儿童或其他依赖护理支付的父母或其他个人也可以宣称扣除。自由职业者,承包商和其他自雇人士可以扣除与工作有关的费用。所有纳税人都可以从税收中扣除慈善捐款。

要利用扣除,您需要跟踪您花的内容。在我开始自由职业之前,我知道我应该跟踪我的支出 - 但我没有。自由职业者迫使我终于解决了这一点。

为了使其可管理,我设置了一个将我的费用添加到电子表格中的系统。每周一次,我审查了我的信用卡和检查交易以及任务评论我在现金费用上保留了我的代价,并在我的电子表格中输入每份费用。我有一个每周重复任务提醒我这样做。

对经常性增加费用的税收的待办事项
创建一个重复任务提醒您输入费用(包括您在税收中扣除的费用)。

在我的电子表格中,我为这些费用添加了类别,如“捐赠”,“工作费”和“医疗”,然后我可以返回我的税款。(虽然我喜欢手动输入我的费用,因为它给了我一种感觉,我如何花钱 - 也许比我想要更多! - 有很多自动化个人金融软件跟踪费用的选项可用于节省您的时间)。

如果您不跟踪您的所有费用,请不要担心。您仍然可以建立一个特定于税收扣除的系统,如工作费用或学生贷款利息。

只需转到税项项目的扣除部分,并为费用类别添加任务,例如“工作费用”或“医疗费用”。

税收扣除税款
跟踪您将在一个地方扣除税收的不同类型的费用。

然后,将收据添加到其中子任务在相应的任务下进行类型的演绎。当你在处理你的税收时,你的所有开支都将集中在一个地方。

税收税子任务
添加新费用子任务因为它是在相应的推理任务下进入的

在一个地方跟踪您的表格

而不是花费时间通过您的电子邮件或文件夹进行税务时间,而是寻求找到1099语句,捐赠收据或工作费用,将这些项目添加到您当您收到组织和集中的文档时作为任务作为任务。

例如,如果您通过电子邮件收到工作费用的收据,则可以直接从您的电子邮件添加到Todoist以两种方式作为任务:

在“快速添加任务”框中,您可以选择收据的项目和部分。

税收征税从电子邮件中添加任务
添加收据以获得工作费用电子邮件作为子任务到扣除部分的工作费用。

然后,这将在您的Todoist项目中显示为一个链接任务,当您单击此时,将带您回到原始电子邮件。

税收工作费用
将电子邮件收据添加到Todanist时,它会在您的任务或子任务列表中显示

当交税的时候,你可以去你的税收项目的扣减部分的工作费用子任务,并在每个收据上勾出你的费用或与你的会计分享它们。

您可以做同样的事情要跟踪表格,以报告收入,如W2S和1099年,以及医疗保健支出等其他类型的扣除(例如保险费或处方药物收据)。

对于通过蜗牛邮件的表格,如1099语句,您可以在收到时将它们扫描到Todoist中,正如jehan所做的那样:

“随着税务文件通过邮件源源不断地寄来,我马上用手机扫描它们(我用智能手机使用Office Lens应用扫描文件),并将它们‘作为一项任务’添加到文件子项目中。”

他通过点击共享按钮并选择Todoist图标,将扫描文档添加为任务,从而提出了快速添加功能。

税收文件扫描
使用共享和快速添加将扫描的税务文档添加到Todoist作为任务中作为任务

被扫描的文档存储为任务评论中的附件你可以在评论里看到。

纳税捐赠待办事项
当您将文档添加为Todanist的任务时,它将存储为评论中的附件您的任务部分。

按时缴纳预估税款

虽然4月15日是美国的临近税收截止日期(在2021年除了延长到5月17日),但实际上我们应该在年度课程中纳税。4月截止日期主要用于报告我们所有的收入,以弄清楚我们是否欠钱或退款。

如果您所雇用,雇主自动从收入中扣留税,您可能不需要担心估计税收。但如果您是自由职业者或承包商,或者您赚取其他收入,例如从投资中获得股息或资本收益,您将自己负责自己缴纳纳税。如果您在年度估计的付款中没有足够的价格,您可以欠罚款。

为了避免支付不足的罚款,建立一个系统来提醒自己估计的支付。我在我的税收项目中创建了一个名为“估计税收”的部分具有重复性的任务我欠联邦和州政府的税款

Todoist表示预估税收
增加估计的税款具有重复截止日期的任务所以你永远不会忘记他们。

由于估计税收是季度批准,因此我将任务设置每三个月重复一次。使用智能快速添加通过在任务中输入“季度”(或“每月”或“每3个月”等)来自动添加重复出现的任务。

税收估计季度税收
使用Todoist为支付估计税收重复季度的任务。

为了让自己拯救更多时间,包括纳税网站的链接(例如IRS付款页面)注释你的任务,所以你不必在进行估计的付款时在网站上在线搜索。

税收估计评论
包括向网站的链接,您可以在您的任务评论中支付税款以挽救自己的时间。

共同提交

在美国,已婚夫妇共同选择税收。虽然可能不是你一起做的最浪漫的事情,但在税收时间之前与您的伴侣在同一页面上。如果您都使用todoist,请使用a一起管理您的税款共享项目。这使得可以轻松跟踪集体空间中的所有内容:增加抵押贷款的费用,向您的会计师发送税务文件或达到截止日期。

联合报税的Todoist
分享您的项目和你的合伙人一起共同报税。
查看我们的半严肃的指南欺骗你的伴侣进入使用todanist

作为企业纳税

作为作为唯一所有者经营的人,我只为自己征税。但对于商家主人来说希纳西沙是一位基于印度孟买的内容策略师,该过程更加复杂。Shivani使用todoist管理她运行的内容局的税收,城市工作室。这包括跟踪她需要发送给她的会计师,当她需要缴纳税款时,所以她避免落后。这是她如何使用的是帮助:

  • 设置A.反复出现的到期日期用于纳税和报告截止日期:希瓦尼设置了一个重复的截止日期,以提醒自己对某些类型的费用进行纳税,比如支付给自由职业者、顾问和供应商的发票(被称为“从源头扣除的税款”或TDS),每个月的同一日期。她还设置了重复的截止日期,以提醒自己所销售的产品或提供的服务(称为GST)的费用,她需要每月向计算税金的会计报告。
Todoist税收shivani TDS
Shivani Shah每月套装反复出现的到期日期提醒自己在发票上纳税,她作为业务的一部分付款
  • 添加从您的会计师作为任务的电子邮件提醒: Shivani通过增加每月从会计那里收到的关于GST报告的电子邮件提醒来节省自己的时间,她需要把它作为一项任务来发送,“这样在该回复报告的时候就很容易找到它。”
税收提醒发票
希兰尼套A.从您的会计师作为任务的电子邮件提醒向她的会计师发出一份费用的报告以获得税收计算。
  • 使用过滤器这样你就不会拖欠付款了:Shivani确保了通过在Todoist中使用过滤器来审核所有任务,并在标签“税收”和“今天”和“今天”的“今天”中查询所有任务的税收。“这是我每天检查的第一件事之一,所以我可以快速照顾所有付款,”她说。
  • 使用优先级别对您的重要财务任务:Shivani使用优先级级别来确保截止日期敏感的税务任务在她的名单上显示出高度。
税收优先级别
通过给你的任务一个优先事项
  • 添加一个提示对于任务,您需要额外的时间来完成当前位置记录费用以及纳税申报是一件非常耗时的事情。希瓦尼在任务截止日期前几天添加了提醒,这样她就可以在足够的时间内开始工作,赶上截止日期。
税收提醒的人士
设置A.提醒在截止日期之前给自己一些时间来完成一个涉及更多工作的任务

Shivani的Todoist System帮助她创造了一个有组织的工作流程,使税收更容易:

“你在设置的时候需要有一点计划,但一旦计划完成,你就再也不用考虑这个问题了。我想说在使用Todoist之前最难的部分是记住截止日期。我必须定期查看他们,或者等待会计的电子邮件,而我目前的系统要主动得多。”


独自一人,每一步税收都会感到压倒性和压力。我在哪里申请损益表?我该如何跟踪我的新打印机的收据?我什么时候应该向我的会计师发送一切?创建一个制度要做税收的是使流程保持理智和可管理,并确保您利用税收扣除,避免耗时的错误。最终,目标是拥有一个系统,使您的大脑征收税收的压力,因此您可以专注于您实际享受的作用。