如何使税后季节不太可怕

追踪收入,扣除和截止日期,并避免在税收时令人不愉快地感到惊讶

以税收为主题的记事本
插图的Margarida Mouta

说到截稿日期,缴税日可能是最可怕的,但错过它代价也最高。美国人欠债超过1310亿美元税款,罚金和利息。常见的税务错误也伴随着一个价格标签:根据会计师的说法,不接受符合条件的扣减,不申报受抚养人,以及没有利用与配偶共同申报的好处,都可能会抬高你的税单。

我们很难责怪人们拖延这个一年一度的财务琐事。就吸引力而言,缴税比去看牙医和更新驾驶执照要重要得多。这是一个令人困惑的过程,它迫使我们面对复杂的、有时令人不快的财务现实。

当我离开全职工作去国外生活并成为自由职业者时,这对我来说变得更加真实。几年来,一想到我交的税会是什么样子,我就不敢做出这样的生活改变。但我不想被自己的(合理的)行政头痛所限制。

第一年我自由剥离,为了支撑自己比前几年更大的税率,我决定列出我所需要的所有表格并在完成后勾选事物。它让我的税收感到不较为无定形和可怕,并使自由职业者感到更具可行的活动。

这篇文章是关于你如何计划你的税收,使你感觉更能控制他们,无论你的情况如何-从我和其他人谁建立了所有流程从联合申报到纳税作为一个企业主。目标是帮助你创建一个可管理的系统,这样你就知道如何跟踪,组织,并把这个过程分解成你可以在一年中逐步减少的部分,特别是在缴税前的几周和几个月。其中一些建议是针对美国税收体系的。然而,我们关于申报收入和扣除以及在申报截止日期前完成申报的一般性建议也适用于其他国家。

最后,我们的律师希望我们提醒您,虽然本指南全部是关于管理和组织税收,但我们不提供财务或法律咨询。我们建议您为会计师或税务专业人员带来特定的税收问题。

规划你的纳税程序

我自己的税务状况在不到3年前变得复杂多了,当时我辞掉了一份全职工作,从一个州搬到另一个州,开始做自由职业者,暂时在法国工作。在前几年,把我从我的一个雇主那里收到的收入表输入到我的税务软件中是非常简单的。但突然间,我不得不报告来自多个州和一个国家的多个不同来源的收入。而且,我必须开始追踪每一笔工作支出和医疗支出,因为在美国,如果你是个体经营者,这些支出是可以扣除的。

一开始会花更多的努力,但如果你花一些时间来规划你的税务流程,从长远来看,它会占用你更少的大脑空间。从那一年开始,我把我的税收分为四个主要领域:

  1. 收入(例如来自不同客户的收入;银行利息收入;股息或资本利得收入;租金收入)
  2. 扣除(例如:慈善捐款、按揭或学生贷款利息、工作开支)
  3. 估计纳税(例如,预计季度纳税分期付款)
  4. 截止日期和其他重要日期(例如报税截止日期,你期望退款的日期)

然后,我为每个区域添加了我需要的子项目。例如:

  1. 收入
    1. 1099年代从客户
    2. 外籍雇主的收入表
    3. 银行利息收入1099-INT报表
  2. 扣除
    1. 慈善捐款
    2. 医疗保健费用
    3. 业务费用(如打印机、名片、网站)
  3. 预估税的支付
    1. 季度联邦税收
    2. 交州税季度
  4. 截止日期和其他重要日期
    1. 开始缴税的日期
    2. 纳税日——通常是美国的4月15日;推迟到2021年5月17日
    3. 预计退款日期

当我开始做自由职业者时,Doist成为我的第一批客户,我开始使用Todoist因为我组织了一些与工作有关的项目。我决定也试一试管理我的税收。两年后,我仍然在工作和生活中使用Todoist,包括我的财务。

如果您使用像Todanist这样的任务管理器,您可以创建一个项目包括所列的领域——从你的总收入到那些令人生畏的截止日期。如果你像我一样,有很多不同类型的收入和支出,你可以把每个方面加为部分.让我的税收分解成一口大小的块是一个巨大的缓解。

税收项目的Todoist
创建一个项目用Todoist来缴税部分对于每个区域

在报税之前,报税的最后期限一直悬在你的头上。在美国,如果你迟交,你会受到处罚,除非你能得到延期。但最好不要等到最后一刻才交税。我通常在2月份开始纳税,一旦我的所有表格都收到了。

一旦我开始使用Todoist,就很容易分解我的税收和设置到期日期对于不同阶段的税收,比如试图在2月中旬获得所有收入,或在3月初获得所有扣除额。

为缴税截止日期做待办事项
到期日期不同阶段的税收

为了提醒自己开始缴税,接过话头Lalkaka他创造了他所谓的“触发任务:

“I usually set a date for the first task in my 2020 taxes project as a reminder for when to start the process again in 2021. When my ‘trigger task’ shows up in my ‘Today’ view in Todoist, I know it’s time to start working on my taxes.”

他还创建了一个任务到期日期当他想要报税的时候。

缴税清单加上截止日期
设置一个到期日期给你报税的任务

您可以继续使用此项目进行纳税年。在他检查任何问题之前,Jehan在即将到来的纳税年度中重复了他当前的年度税收项目。例如,当他开始于2019年的税收时,他重复的项目为下一年,他2020年的税收创造一个。

为重复的项目征税的Todoist
复制你的税务项目,这样你就可以在未来的纳税年度使用它

另一种方法是将项目导出为模板然后你就可以进口以备未来纳税。

要缩小并获得我使用的税收进程的鸟瞰图Todoist的董事会视图,它将部分显示为列。

税务委员会的要力
使用Todoist董事会来鸟瞰一下你的纳税情况。

设置板的另一种方法是创建对应于过程中不同阶段的列,如等待(例如,等待在邮件中收到表格),收到,输入或提交。然后,将任务(例如收入表单或扣除类型)移动到正确的列,输入或提交给它。

税务委员会的待办事项2
使用Todoist董事会跟踪和可视化您在税务过程中的位置
用我们的Todoist税收模板

报告收入

一旦您为税收创建组织结构,请侧重于确定每个部分所需的内容。例如,在税收项目的收入部分,列出您正在等待雇主,客户和您的银行的相关收入表格。

如果您从多种来源赚取收入,则履行税务表格的速度很快。我在1月下旬的某个时候得到了我的第一份税表,最后一月通常在2月底滚动。有些人来通过邮件,其他人通过电子邮件,其他人像我的银行税形表格一样通过他们的网上银行网站直接访问。为了确保我在纳税申报表中报告我的所有收入,我加入了每个收入声明,即我需要作为Todoist税务项目的收入部分中的任务。

在美国,纳税人有各种各样的收入报表,包括W2s、1099-NECs(自由职业者和独立承包人)、1099-INT(利息收入)和1099-DIV(股息收入)。更多可以在国内税务局网站
计算税收收入
跟踪你的纳税申报表,在把它们输入你的税务软件或发送给你的会计后把它们打勾

当你在邮件中收到一份表单时,你可以用手机给它拍张照片,并将其添加为一项任务。或者,您可以把它上传到评论里已创建任务的一部分。(参见下面的“将所有表单放在一个地方”一节)

然后,当我把表格输入我的税务软件时,我在Todoist中勾选它的任务。如果我需要回去看看我已经输入了什么,我可以去查看已完成的任务

跟踪费用和扣除

最让人头疼的税务问题之一是弄清楚你需要申报的费用或扣除额——这可以通过减少你需要纳税的收入来帮助你省钱。例如,目前在美国,房主可以扣除抵押贷款的利息,学生借款人可以扣除贷款的利息。父母或其他个人,谁支付了儿童或其他依赖的照顾也可以申请扣除。自由职业者、承包商和其他个体经营者可以扣除与工作相关的费用。所有纳税人都可以从税款中扣除慈善捐赠。

为了利用扣除额,你需要记录你的支出。在我开始做自由职业者之前,我知道我应该记录我的开销——但我没有。自由职业迫使我最终解决了这个问题。

为了便于管理,我建立了一个系统,把我的开支添加到电子表格中。每周,我检查一次我的信用卡,检查交易和我在Todoist中保存的关于现金支出的任务评论,并将每笔支出输入我的电子表格。我每周有一次重复任务提醒我要这么做。

对经常性增加费用的税收的待办事项
创建一个重复任务提醒您输入费用(包括那些您计划在您的税收中扣除的费用)。

在我的电子表格中,我将这些费用分类,比如“捐赠”、“工作费用”和“医疗费用”,然后我可以在计算我的纳税时回到这些类别。(虽然我喜欢手动输入我的花费,因为它让我知道我是如何花钱的——也许有时候比我想的更多!-有很多自动化的个人财务软件跟踪费用的选项可用于节省您的时间)。

如果你没有记录所有的开支,也不用担心。你仍然可以建立一个系统记录特定于你的税收减免的费用,比如工作费用或学生贷款利息。

只需转到Tax项目的deduction部分,并为费用类别添加一个任务,例如“工作费用”或“医疗费用”。

税收减免的Todoist
记录你将从一个地方的税收中扣除的各种费用。

然后,添加你的收据作为一个子任务在相应的任务下进行类型的演绎。当你在处理你的税收时,你的所有开支都将集中在一个地方。

待办事项为税收子任务
添加一个新的费用作为子任务因为它是在相应的推理任务下进入的

将表单保存在一个地方

与其在报税时花上几个小时在电子邮件或文件夹中搜索,试图找到一份1099账单、捐款收据或工作费用,不如在收到这些项目时将它们作为任务添加到Todoist中,以保持文件的组织性和集中性。

例如,如果你通过电子邮件收到了工作费用的收据,你可以通过以下两种方式将它作为任务直接从电子邮件添加到Todoist:

在“快速添加任务”框中,您可以选择收据的项目和部分。

Todoist税收添加任务从电子邮件
为工作费用添加收据电子邮件作为子任务到您的扣除部分的工作费用任务。

然后,它将作为一个链接任务出现在您的Todoist项目中,当您点击它时,它将带您回到原始电子邮件。

工作费用的纳税清单
当您将电子邮件收据添加到Todoist时,它会显示在您的任务或子任务列表中

当交税的时候,你可以去你的税收项目的扣减部分的工作费用子任务,并在每个收据上勾出你的费用或与你的会计分享它们。

您也可以使用同样的方法跟踪报告收入的表格,如W2s和1099s,以及其他种类的扣除,如医疗保健支出(例如保险费或处方药收据)。

对于那些通过邮寄方式寄来的表格,比如1099个账单,你可以在收到它们的时候把它们扫描到Todoist上,就像Jehan做的那样:

“随着税务文件通过邮件源源不断地寄来,我马上用手机扫描它们(我用智能手机使用Office Lens应用扫描文件),并将它们‘作为一项任务’添加到文件子项目中。”

他通过点击共享按钮并选择Todoist图标,将扫描文档添加为任务,从而提出了快速添加功能。

税务文件扫描的Todoist
添加扫描税务文件从您的手机到Todoist作为一个任务使用共享和快速添加

被扫描的文档存储为Task的注释中的附件你可以在评论里看到。

纳税捐赠待办事项
当您将文档作为任务添加到Todoist时,它将被存储为评论中的附件您的任务部分。

按时缴纳预估税款

虽然4月15日是美国迫在眉睫的纳税截止日(2021年除外,2021年的纳税截止日将被延长至5月17日),但事实上,我们在这一年中都应该纳税。4月的最后期限主要是为了报告我们所有的收入,以确定我们是否欠钱或得到退款。

如果您所雇用,雇主自动从收入中扣留税,您可能不需要担心估计税收。但如果您是自由职业者或承包商,或者您赚取其他收入,例如从投资中获得股息或资本收益,您将自己负责自己缴纳纳税。如果您在年度估计的付款中没有足够的价格,您可以欠罚款。

为了避免支付不足的罚款,建立一个系统来提醒自己估计的支付。我在我的税收项目中创建了一个名为“估计税收”的部分期限重复的任务我欠联邦和州政府的税款

Todoist表示预估税收
增加估计的税款具有重复到期日期的任务这样你就不会忘记他们。

由于估计税收是季度批准,因此我将任务设置每三个月重复一次。使用智能快速添加通过在任务中输入“季度”(或“每月”或“每3个月”等)来自动添加重复出现的任务。

按季度计算税金
使用Todoist设置一个任务,每季度重复支付估计的税款。

为了节省更多的时间,你可以在注释你的任务,所以你不需要在网上搜索网站的时候,来进行估计的付款。

Todoist为税收估计评论
在你的任务评论中加入一个你纳税的网站链接,这样可以节省你自己的时间。

共同申请

在美国,已婚夫妇可以选择联合报税。虽然这可能不是你们一起做的最浪漫的事情,但在缴税前与你的伴侣达成一致。如果你们都使用Todoist,那么一起使用共享项目.这使得在一个集体空间中记录一切变得很容易:增加诸如抵押贷款利息、向会计发送税务文件或截止日期等费用。

联合报税的Todoist
分享您的项目和你的合伙人一起共同报税。
查看我们的半严肃的指南诱使你的伴侣使用Todoist

作为企业纳税

作为一个独资经营者,我只为自己报税。但对于企业主来说Shivani沙他是印度孟买的一名内容策略师,但这个过程要复杂得多。Shivani使用Todoist为她经营的内容代理公司管理税收,城市工作室.这包括跟踪她需要发送给她的会计师,当她需要缴纳税款时,所以她避免落后。这是她如何使用的是帮助:

  • 设置一个反复出现的到期日期用于缴税及申报截止日期:希瓦尼设置了一个重复的截止日期,以提醒自己对某些类型的费用进行纳税,比如支付给自由职业者、顾问和供应商的发票(被称为“从源头扣除的税款”或TDS),每个月的同一日期。她还设置了重复的截止日期,以提醒自己所销售的产品或提供的服务(称为GST)的费用,她需要每月向计算税金的会计报告。
Todoist税收shivani TDS
Shivani Shah设定一个月反复出现的到期日期提醒自己在发票上纳税,她作为业务的一部分付款
  • 添加用电子邮件提醒你的会计: Shivani通过增加每月从会计那里收到的关于GST报告的电子邮件提醒来节省自己的时间,她需要把它作为一项任务来发送,“这样在该回复报告的时候就很容易找到它。”
税收提醒发票
Shivani设置一个用电子邮件提醒你的会计给她的会计寄一份有关某些费用的报告,计算税金。
  • 使用过滤器这样你就不会拖欠付款了: Shivani通过使用Todoist中的一个过滤器来确保她没有错过一次纳税,这个过滤器会查询所有带有“税”和“付款”标签的任务,以及截止日期“今天”。她说:“这是我每天首先查看的事情之一,这样我就能快速处理所有到期付款。”
  • 使用优先级你重要的财务任务希瓦尼使用优先级来确保对截止日期敏感的税务任务在她的清单上名列前茅。
为税收优先级排序
通过给你的任务一个优先级
  • 添加一个提示对于需要额外时间才能完成的任务当前位置记录费用以及纳税申报是一件非常耗时的事情。希瓦尼在任务截止日期前几天添加了提醒,这样她就可以在足够的时间内开始工作,赶上截止日期。
Todoist用于税务提醒
设置一个提醒在截止日期之前给自己一些时间来完成一个涉及更多工作的任务

Shivani的Todoist System帮助她创造了一个有组织的工作流程,使税收更容易:

“你在设置的时候需要有一点计划,但一旦计划完成,你就再也不用考虑这个问题了。我想说在使用Todoist之前最难的部分是记住截止日期。我必须定期查看他们,或者等待会计的电子邮件,而我目前的系统要主动得多。”


就其本身而言,做你的税务的每一步都能让你感到不堪重负和压力。当收益表来的时候,我应该把它放在哪里?我应该如何记录我的新打印机的收据?我什么时候把所有东西交给我的会计?创建一个系统来做你的税收是关于使过程理智和可管理,以及确保你正在利用税收减免和避免耗时的错误。最终,我们的目标是建立一个系统,将压力从你的大脑中释放出来,这样你就可以专注于你真正喜欢做的事情。