这个会议应该通过电子邮件吗?一个方便的流程图来帮助你决定

会议并不是坏事,只是被过度使用了——它们给你的团队带来的损失比你可能意识到的还要多

会议VS电子邮件?这是如何决定的
插图的vicente niro.

在大流行之前,应对超负荷工作是一个问题,但COVID-19和向远程工作的不协调过渡只会让情况变得更糟。乐动捕鱼达人

如果不与员工面对面交流,经理们就会过度补偿员工更多的团队会议。只有现在他们通过视频发生,哪些研究表明 - 以及任何一直都在背靠背视频呼叫可以证明的人 - 比人更精致地排水。甚至有一个名称的现象:缩放疲劳

有关促进更好的会议的建议是丰富的,但经常跳过一个至关重要的第一步:询问自己是否需要首先会议。

通常,最富有成效的会议是从未发生过的人。

考虑到这一点,我们制作了一个流程图来帮助您决定是开会还是发送电子邮件。我们还提供了一些建议,帮助你筛选现有的会议,并将你决定留下来的会议的成本降至最低。

会议与电子邮件流程图

太多的电子邮件几乎和太多的会议一样糟糕。这就是我们建造的原因-基于线程的消息应用程序,使您的团队中的任何人都可以轻松浏览,搜索,并链接到相关的对话。学习如何做替换100%的团队的内部电子邮件随着扭曲。

您是会议请求的接收端吗?下面是另一个方便的流程图,可以帮助你决定什么时候应该答应,什么时候应该礼貌地拒绝:

以下是消除时间浪费会议的额外提示 - 或者至少最大限度地减少对您的团队生产力的影响:乐动体育电竞乐动体育 app安卓

做了数学

大多数人认为半小时的会议只需要半小时的时间。它不是。和十个人半小时的会议不是半小时的会议。这是一个5小时的会议。

[在几小时内会议的时间]x(参加者的数量)=[总会议时间]

乘以每小时支付多少同事,您可以获得会议的美元费用。

[在几小时内会议的时间]x(参加者的数量)x[平均每小时出席率]=[会议费用的$$$]

你会惊讶于账单加起来有多快。一个时间研究一项由贝恩管理咨询公司进行的调查发现,对于一家大型制造企业来说,每周一次的中层管理人员会议每年要花费超过1500万美元!

在您致电会议之前,请执行数学,并确保您要求的时间值得。哈佛商业评论甚至有一个会议成本计算器你可以安装在你的手机上。

占会议爆炸半径

上面的公式是会议的绝对最低费用。它不能解释"爆炸半径——中断和中断所带来的巨大生产力成本乐动体育电竞乐动体育 app安卓上下文切换那次会议结束了。真正的方程应该是这样的:

[以小时为单位的会议时间+损失了上下文切换的生产时间x2以前和之后]x(参加者的数量)x[平均每小时出席率]=[会议费用的$$$]

更复杂的是,上下文切换的生产率成本对每个人都不一样。乐动体育电竞乐动体育 app安卓创业加速器Y Combinator的创始人之一保罗·格雷厄姆区分两种类型的工作时间表之间:

  • 经理的日程安排:“经理的日程表是给老板的。这体现在传统的预约簿上,每天分为一个小时的间隔。如果需要的话,你可以在一项任务上花上几个小时,但默认情况下,你每小时做的事情都要改变。”
  • 制造商的时间表:“但是,还有另一种使用时间在制造事物和编写者的人中共同的时间。它们通常更喜欢至少以半天为单位使用时间。您无法以一个小时的单位编写或编程。这几乎没有足够的时间开始。“

半小时的会议对一个经理来说没什么大不了的。但对于创造者来说,一个不合适的会议可能会把早上分成两个小块,每个小块都无法完成任何实质性的事情。在你意识到之前,已经是午饭后了,而你还没有完成最重要的事情在你的待办事项清单上。

在决定是否致电会议或发送电子邮件时,请务必提供完整的生产力损失的机会成本。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

宣布“没有见面的早晨”

减少会议上下文切换成本的一种方法是时间块他们。而不是在工作模式和会议模式之间来回弹出,而是将工作日分为两个街区:工作时间和会议时间(如果您喜欢,如果您喜欢的制造时间和MANIGUR时间)。阻止您的日历上的工作时间,不要让人们用会议进入它。

你甚至可以在一周中一整天都不开会。周一不开会听起来不错。

如果你是一个团队领导,在团队范围内采用“无会议”时间,帮助每个人在工作中更加专注和有目的。

将会议尺寸限制为5或更少

研究表明小团队更有效比大的。更少的人意味着每个人对项目的贡献更有责任感。

同样的逻辑也适用于会议。参与的人越多,与会者就越容易退出。这就更难了社会条和另外四个人通话比和十个人或十五个人通话要好。

当你几乎遇到时,每个额外人员的成本甚至更高。每个增加的人都增加了调度冲突,技术困难,背景噪音的机会,以及两个人试图立即谈论的那些不可避免的尴尬时刻。

虽然每个规则都有例外(例如,“全体”会议以促进团队凝聚力),但很少有会议需要超过5人。

如果您没有添加价值,则拒绝邀请或离开

仅仅因为会议富有成效并不意味着它对那里的每个人都有富有成效的。而只是因为它在会议上的富有成效并不意味着它为他们提供了生产力。当只有五分钟与您相关时,您多久坐在一小时内会议?

有一个简单的方法可以补救这些情况:让人们知道,如果他们觉得自己不会为会议带来价值,就可以拒绝邀请;或者,如果他们觉得自己不需要出席会议,就可以在会议中途退出。

这就是伊隆麝香说关于特斯拉的会议文化:

“离开并不无礼。让别人留下来浪费他们的时间是不礼貌的。”

小心碰到变态

仅仅因为一个会议是富有成效的,并不意味着它将永远富有成效。许多反复出现的会议是出于习惯,甚至在它们已经失去作用之后

将所有重复会议从中排休息一周。只加回到真正提供价值的那些,你无法从发送电子邮件或开始一个线程。每季度或每两年做一次这样的工作,以防止会议蔓延。

采用写作优先的方法

会议应该预留给那些最好面对面(或通过网络摄像头对网络摄像头)进行的活动:讨论复杂问题,做出重要决定,讨论敏感问题,协调有很多相互依赖关系的项目,等等。

在这些情况下,人们应该带着他们需要贡献的所有信息来参加会议。众所周知,杰夫•贝佐斯(Jeff Bezos)禁止在亚马逊会议上使用PowerPoint演示文稿,而是要求每个人都要阅读4到6页的备忘录(正面和背面!他说部队更好的思考:

“写作”良好“四页备忘录的原因比”写作“一个20页的PowerPoint是因为一个好备忘录的叙事结构更好地思考和更好地了解比什么更重要的方式。”

在亚马逊(Amazon),高管们会在会议的前15分钟一起默读这些备忘录,但没有理由不能在会议前通过电子邮件或线程发送这些备忘录。

您的团队还将自动为重要过程和决策提供更好的文档,这些文档可以在以后共享和引用。一旦会议结束,不要忘记记录结果以供问责和将来参考。

✏这里有一些实用的更好的写作技巧谈到团队沟通。

所有关于富有成效的会议的建议可以归结为以下几点:在将会议列入日程之前,问问自己“这值得打断我的队友的时间和注意力吗?”

有时候答案是肯定的。大多数时候都不是。采取相应的行动。