应该始终是异步的7种会议(和4不应该)

应该绝对是电子邮件的会议。更好,让它们扭转螺纹。

会议扭曲尹横幅
插图by阴Weihung

学生正在循环他们自己看起来像他们注意离开课堂。工人正在将自己的照片转化为虚拟背景占位符在冗长的会议期间。和Jesse Orrall,实际上是CNET的视频编辑器他在视频会议上预先录下了自己的录音整整一周 - 他的同事们从未知道过差异。

无论是多小时的独白,尴尬安静的头脑风暴会话,还是计划聚会,没有导致任何真正的计划,不太可能的会议驱使人们不太可能的解决方案。经过一年的数字工作,这些无益的会议比以往任何时候都更加明显。

给自己和你的同事时间通过将这七种类型的同步会议转变为异步对话来完成工作。因为如果您需要始终可以将异步通信移动到生产性,同步会议,但如果您需要,您永远不会收回会议。

应该是异步的会议

我们如何知道这些会议可以是异步?因为我们已经让自己改变了,赢得了效率的时间,使我们的队友更具灵活性和控制在该过程中的工作日。在下面的示例中,我们将显示我们的实际内部为我们替换会议的线程。

在Doist,我们使用线程来组织我们的对话,并使其可搜索整个公司 - 而不是在私人电子邮件或混乱群聊中埋葬重要信息,决策和文档。

什么是扭曲?Twist是为Async-First通信而设计的第一个团队消息应用程序。了解有关扭曲的更多信息

公告

不要让你的同事花上一小时的时间看那些大多数话题并不是直接适用于每个人的信息,而是让他们在自己的时间里仔细阅读。

您可以快速转换单向公司,部门或团队信息股份设计良好的沟通这可以撇去大图表带,或者为Nitty-GriTy细节审查。通过异步公告,您的队友可以选择他们想要了解更多信息并在他们最能处理它的时候阅读线程。

关于两部队的扭曲线程在Doist中:野心和平衡。
Doist Ceo Amir使用扭曲线程来分享一家关于野心和余额在工作中的重要性的备忘录。阅读整个原理

状态更新

将您的团队达到您的工作量保持最新,并在他们的知识中留在他们的书面形式中很容易。在Doist,我们使用每周片段来跟踪本周的每个人的盘子,并确保项目按计划保持一致。

这些检查不仅对团队有帮助;他们也是有益的问责制。服用A.回顾一下后面的一周展望未来一周,让我们确保我们花时间深思熟虑,并遵守我们对自己和队友的承诺。

一个扭曲的线程,显示Samuel的营销代码赛,描述了他上周工作的内容以及他在未来一周内工作的内容。
为我们的12人团队的一个小时长的每周队伍都会每周花费12小时的工作(这是今年624小时)。相反,塞缪尔是在Doist的业务发展中的数据,使用了一个扭曲模板,在几分钟内分享他的表情符合的片段。

头脑风暴

研究表明,传统的头脑风暴会议产生较少的好主意而不是其他方法,但他们继续成为许多团队的默认值。你可能会惊讶地发现他们在练习中也可以远远不如我们想的想法。

“一般来说,只有少数人在头脑风暴会议中占绝大多数贡献,因为某些人更加占主导地位,”David Fishlock,Devistations开发商在Doist上的贡献。“当你有一个扭曲线程时,你有机会提供输入,因为没有人可以通过你或中断你。我们在想法中获得更多的平衡。“

什么时候不起作用?在一个时间嘎嘎嘎嘎。由于异步头脑风暴可能发生两天甚至两周,因此需要充足的时间。

扭曲线程标题为“头脑风暴:更快的初始同步”。
因为异步通信为自己带来了更周到的头脑风暴会话,因为产品团队的Hugo使用了一个扭曲的线程来收集想法,以更快地制作Todoist。

开球和规划会议

这句话“以书面形式”这句话是定期的。虽然在谈论法律合同和商业交易时经常使用,但同样可以申请作为团队启动项目。

当你开始以书面形式写下所有事情时,就更容易明确范围、时间表和责任。使用线程意味着可以很容易地返回所有内容,并且可以透明地回答所有问题。

也就是说,当有许多依赖性通过,工作时间表来对齐,或者许多关于项目范围的未知数,它可以更容易地开始开球会议。只需务必将结果转移到写作,因此每个人都留在同一页面上。

扭曲线程标题为“开球线程”。
我使用了一个扭曲线程来启动一个新项目,完成日期,角色和目标。(PST。我们写了一个整体博客ld乐动网址 .)

向前迈进

一旦你踢出一个项目,你就可以在分开的时候完成了很多工作。无论您是在尝试发展规范,解决问题,还是迭代新想法,就会在不同时收集团队的情况下有效地实现工作。但只有当您使用良好的编写良好的沟通时才。

在Doist,我们为需要解决的每个问题创建新的,可搜索的线程,只能涉及的人员直接涉及的人,并通过较长的问题来回工作,来回思考评论。这样,与每个人看到的人发生的事情有一段记录,与众议的对话不同,因为陷入困境的群体聊天或隐藏在电子邮件链中。

小费不是每个异步会话都需要一个线程。对一个项目的状态或需要解决的小问题有一个简短的问题吗?没有必要等待你和你的队友同时空闲或中断他们的工作-发送一个直接留言在扭曲所有细节中,以便他们可以根据自己的时间表响应。

Christoph通过消息向Aer汇报了一个更新。
Christoph在Integations Development中需要对我来说有一个关于一个项目的快速更新,因此他使用直接消息而不是公共线程。

评论,反馈请求和批准

当人们有时间思考并清楚地传达他们的评论时,最有帮助的反馈会发生最有帮助的。(这就是为什么我们没有在实时会议中口头言上编辑的原因。)

让人们花时间坐在广告图像上,筛选通过代码,或通过挑战关于定价变化的沟通计划来解决,允许他们捕获任何问题 - 特别是因为他们能够选择一天的时间他们的大脑是最好的细节的工作。

还有另一个福利,异步评论:允许队友在会议外提供批准也可以帮助避免Groupthink.,当一个集团对共识的愿望阻碍开放辩论,批评或反对中的声音时,发生的现象。在实时,面对面的会议外,利益相关者可以真正收集他们的思想并提供诚实的评估。

扭曲线程标题为“PIN线程 - 设计评论”。
需要审查?Ben In Design询问团队进行反馈(但在自己的时间)。他确保包括所有相关链接和屏幕截图。

任何时候都不是每个人都可以开会

它可能不需要说,但你不应该持有遗漏决策者或基本参与者的会议。如果您不能同时在同一房间内拥有每个人,请将会议转变为详细的书面沟通,使每个人都参与。

一些无法更换的会议

即使在Doist的完全远程团队上,我们仍然有一些实时会议。我们发现有几种类型的连接,即无法转化为书面通信。

建筑债券

新团队成员,随意的环聊和与经理的定期一对一会议介绍,当他们不面对面时不一样。当您能够听到队友的语音,看到面部表情的语调时,创造一个社区感更容易做到,并觉得通过谈论非工作相关主题来的连接。

建立友情要容易得多,可以通过(可选的)饮水机聊天或通过视频。在共享的桌子旁与他人一起工作,或者使用像大约对Cowork远程来说,可以是您需要的问责制。

周五共同工作会议邀请。
我们每周五都有在Doist上的Coworking课程。此外,DOIST人员ops坐标(可选)每月休闲环聊,队友随机分组,以便在各部门互相了解。

及时决策

异步通信根据定义较慢。So when an emergency happens, whether it’s a legalese error in a mailer about to be sent to the press or an ASAP email to parents about a school data breach, you may need to get into the same room or on a call with all the relevant parties.

提示:一旦紧急情况过去了,您有一刻呼吸,为整个团队提供书面汇报可以提供帮助。这是一个透明地分享信息的好方法,作为一个团队反映出来的事情,并决定下次可以改善什么。

非常详细或复杂的主题

While you can (and should) provide step-by-step instructions and detailed workflows in written form, if you’re anticipating a lot of interdependencies to work through or places where confusion or errors can occur, it’s a good idea to have a meeting to get on the same page. Just remember to provide all relevant information asynchronously before the meeting so everyone can come prepared to discuss, instead of getting up to speed together.

情绪上指控的讨论

在沟通期间,人类依赖肢体语言,语气和面部表情。不幸的是,我们尚未发现在书面沟通中的真实解决方案(尽管表情符号和GIF,但肯定会做大量的举重)。

就像邮政信仰时,在分手期间,不要将诚实的心脏传递给诚实的心,电子邮件不适用于工作场所中的情感谈话。对于艰难的对话,就像提供建设性的批评一样,讨论敏感的人力资源主题,或与员工分开方式,你需要面对面说话。

Async-first并不意味着仅为异步

我们都必须重新思考在大流行面前工作的方式。由于走到队友的桌子上通过设计工作或快速交换变得不可能,团队了解到异步,数字通信不仅可以模仿物理工作空间,而且实际上改变了工作的方式。研究发现,当他们与队友导致的沟通时,员工控制员工更大的幸福感、价值感和生产力感乐动体育电竞乐动体育 app安卓

与此同时,会议习惯很难打破。此外,在Doist上为我们工作的异步和同步会议的组合可能不适用于您的团队。但是你不会知道你是否尝试。

首先将一个重复的会议移动到异步线程,看看它是如何发展的。挑战自己在下次发现自己想要求会议时在一个线程中沟通。当你发现自己在会议邀请海洋的接收端时,使用这些脚本优雅地下降并先尝试一下异步会议。然后,让我们知道它是怎么回事。

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