应始终异步的7种会议类型(不应异步的4种)

会议绝对应该是电子邮件。更好的是,让他们扭曲线。

扭阴旗会
插图作者尹卫红

学生们正在循环播放他们自己的视频,看起来好像他们正在注意离开课堂。工人们正在把自己的照片变成虚拟背景占位符在冗长的会议中。还有杰西·奥拉尔,CNET的视频编辑在视频会议中预先录制了自己的视频整整一个星期,他的同事们都不知道有什么区别。

无论是长达数小时的独白、尴尬而安静的头脑风暴会议,还是没有任何真正计划的计划性聚会,毫无成效的会议都会促使人们找到不太可能的解决方案。经过一年的数字化工作,这些毫无帮助的会议比以往任何时候都更加明显。

通过将这七种类型的同步会议转化为异步对话,给自己和同事时间来完成工作。因为如果需要的话,您可以随时将异步通信转移到一个高效的同步会议上,但一旦您召开了会议,就永远无法收回会议。

应该异步的会议

我们如何知道这些会议可以是异步的?因为我们自己做了改变,赢得了几个小时的生产时间,让我们的队友在这个过程中有更多的灵活性和对工作日的控制。在下面的例子中,我们将展示实际的内部扭曲为我们取代会议的线索。

在Doist,我们使用线程来组织我们的对话,让整个公司都可以搜索到这些对话,而不是把重要的信息、决策和文档隐藏在私人电子邮件或混乱的群聊中。

什么是扭曲?Twist是第一个为异步优先通信设计的团队消息传递应用程序。了解更多有关扭曲的信息

公告

与其让你的同事坐在一个小时的信息堆里,大多数话题并不直接适用于每个人,不如在他们自己的时间发布公告供他们细读。

您可以将单向的公司、部门或团队信息共享快速转换为精心设计的沟通你可以略读一下,看一下大局,或者细看一下细节。通过异步公告,您的队友可以选择他们想了解更多的内容,并在他们最有能力处理线程的时候阅读线程。

在Doist的两种力量:雄心壮志和平衡之间缠绕一条线。
Doist首席执行官阿米尔(Amir)用一条线在公司范围内分享了一份备忘录,内容是关于雄心壮志和工作平衡的重要性。在这里阅读整个原则.

状态更新

保持你的团队对你的工作量保持最新,保持对他们的了解是很容易的书面形式。在Doist,我们使用每周的片段来跟踪每个人本周的任务,并确保项目按计划进行。

这些登记不仅对团队有帮助;它们也是有益的责任检查。带一个回顾过去的一周展望未来一周,我们可以确保我们花时间深思熟虑,信守我们对自己和队友的承诺。

一个扭曲的线索,显示了塞缪尔的营销片段,描述了他上周和下周的工作。
我们的12人团队每周进行一小时的团队站立训练,每周工作12小时(全年624小时)。相反,Doist业务开发领域的数据天才Samuel使用Twist模板在几分钟内分享了他这周的表情片段。

头脑风暴

研究表明,传统的头脑风暴会产生好主意少了与其他方法相比,它们仍然是许多团队的默认方法。你可能会惊讶地发现,它们在实践中的包容性也远不如我们想象的那么强。

Doist的集成开发人员davidfishlock说:“一般来说,只有少数人在头脑风暴会议上做出了绝大多数贡献,因为某些人更占主导地位。”然而,当你有一个扭曲的线程,你有平等的机会提供意见,因为没有人可以谈论你或打断你。我们的想法更加平衡。”

什么时候不行?在时间紧迫的情况下。由于异步头脑风暴可以在两天甚至两周内进行,因此需要足够的时间。

标题为“头脑风暴:更快的初始同步”的扭曲线程
因为异步通信有助于进行更为深思熟虑的头脑风暴会议,产品团队中的Hugo使用了一个Twist线程来收集想法,使Todoist更快。

启动和计划会议

“写下来”这句话经常流传是有原因的。虽然在谈论法律合同和商业交易时经常使用,但这同样适用于作为团队启动项目。

当你开始把所有的事情都写下来的时候,就更容易明确范围,时间表和责任。使用一个线程意味着所有的东西都可以很容易地被引用回去,并且问题的回答可以透明地让所有人看到。

也就是说,当有许多依赖项需要处理,工作日程需要调整,或者对项目范围有许多未知因素时,从启动会议开始就更容易了。一定要把结果转化为写作,这样每个人都站在同一页上。

扭转名为“开球线”的螺纹
我使用了一个扭曲的线程来启动一个新的项目,包括日期、角色和目标(太平洋标准时间。我们写了一篇关于ld乐动网址 .)

推进工作

一旦你启动了一个项目,你可以在分开的时候一起完成很多工作。无论您是在尝试开发规范、解决问题,还是迭代新的想法,工作都可以有效地进行,而无需在同一时间和地点召集团队。但只有当你使用良好的书面,组织良好的沟通。

在Doist,我们为每个需要解决的问题创建新的、可搜索的线程,只标记直接涉及的人,并用较长的、经过深思熟虑的评论来解决问题。这样,每个人都可以看到所发生的事情的记录,而不像那些混杂在正在进行的群聊中或隐藏在电子邮件链中的临时对话。

小费:不是每个异步会话都需要线程。有一个关于你需要解决的项目或小问题的快速问题吗?没有必要等到你和你的队友同时有空或者打断他们的工作日——发一封邮件直接消息把所有的细节都处理得井井有条,这样他们就可以按照自己的时间表做出反应。

Christoph通过一条消息向Aer查询更新。
集成开发的Christoph需要我快速更新一个项目,所以他使用了直接消息而不是公共线程。

审查、反馈请求和批准

当人们有时间仔细思考并清楚地传达他们的意见时,最有帮助、最清晰的反馈就会出现(这就是为什么我们没有在实时会议上口头编辑这个博客。)

让人们花时间坐在广告图片旁,筛选代码,或者在价格变化方面制定富有挑战性的沟通计划,这样他们就可以抓住任何问题——特别是因为他们能够选择合适的方案一天中的时间他们的大脑最擅长以细节为导向的工作。

异步审查还有另一个好处:允许团队成员在会议之外提供批准也有助于避免群体思维,当一个群体对共识的渴望阻碍了公开辩论、批评或表达反对意见时出现的一种现象。除了实时、面对面的会议之外,利益相关者还可以真正收集他们的想法并提供诚实的评估。

扭转螺纹题为“针螺纹-设计审查。”
需要复查吗?Ben在设计中要求团队提供反馈(但需要他们自己的时间)。他确保包括所有相关链接和截图,太。

不是每个人都能在任何时候开会

这可能不需要说,但你不应该举行会议,遗漏决策者或重要的参与者。如果你不能让每个人同时在同一个房间里,把会议变成详细的书面交流,让每个人都能参与。

一些无法取代的会议

即使在Doist的一个完全远程的团队中,我们仍然有一些实时会议。我们发现有几种类型的联系是无法转化为书面交流的。

建筑债券

新团队成员的介绍,临时的聚会,以及与你的经理定期的一对一的会面,当他们不是面对面的时候是不一样的。当你能听到队友的语调,能看到他们的面部表情,能感觉到他们在谈论与工作无关的话题时产生的联系时,建立一种社区意识就容易多了。

建立友谊要容易得多,在(可选)饮水机聊天,亲自或通过视频。与其他人一起在共享的桌子旁工作,或者使用类似的应用程序周围远程合作,可以成为你需要的责任推动。

周五同事会议邀请。
我们每星期五在Doist有同事会议。另外,Doist People Ops协调(可选)每月的临时聚会,在那里队友被随机分组,以便跨部门相互了解。

及时决策

从定义上讲,异步通信比较慢。因此,当紧急情况发生时,无论是即将向媒体发送的邮件中的法律错误,还是向家长发送的有关学校数据泄露的尽快电子邮件,你都可能需要进入同一个房间,或者与所有相关方通电话。

小贴士:一旦紧急情况过去,你有时间呼吸,为整个团队提供一份书面汇报会有所帮助。这是一个很好的方法,可以透明地共享信息,作为一个团队来反思哪些方面进展顺利,并决定下次可以改进哪些方面。

非常详细或复杂的主题

虽然你可以(也应该)以书面形式提供一步一步的说明和详细的工作流程,但如果你预计要解决很多相互依赖的问题,或者可能出现混乱或错误的地方,那么最好召开一次会议,讨论同一个问题。只需记住在会议之前异步提供所有相关信息,这样每个人都可以准备好讨论,而不是一起加快速度。

充满感情的讨论

人类在交流过程中严重依赖肢体语言、语调和面部表情。不幸的是,我们还没有在书面交流中找到一个真正的解决方案(尽管emoji和gif确实做了很多繁重的工作)。

正如在分手时,便利贴不能代表真诚的谈心,电子邮件也不能用于工作场所的情感交流。对于艰难的谈话,比如提供建设性的批评,讨论敏感的人力资源话题,或者与员工分道扬镳,你需要面对面地交谈。

首先异步并不意味着只异步

我们都不得不重新思考面对大流行时的工作方式。当走到队友的办公桌前完成一项设计或在走廊里进行快速交流变得不可能时,团队了解到,异步数字通信不仅可以模拟物理工作区,而且实际上可以改变工作方式。研究发现,让员工控制自己与队友的交流时间会导致更大的幸福感、价值感和生产力乐动体育电竞乐动体育 app安卓.

同时,开会的习惯也很难打破。另外,在Doist为我们工作的异步和同步会议的组合可能对您的团队不起作用。但如果你不尝试你就不会知道。

首先将一个定期会议移动到一个异步线程,然后看看它是如何进行的。下一次当你发现自己想要求开会时,挑战自己用一个线程进行交流。当你发现自己在一片会议邀请的海洋中,使用这些脚本优雅地拒绝并首先尝试异步会议。那么,让我们知道进展如何。

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