如何用扭曲替换100%的团队的内部电子邮件

我们知道这是可能的,因为我们做到了。这就是……

想象一下没有内部团队电子邮件的世界......

一个学习在内部团队沟通中发现,虽然60%的员工每周至少发送一次电子邮件,但全额80%会将电子邮件超载视为他们的团队的问题。

然而,团队坚持通过电子邮件给予电子邮件,因为人们坚持任何坏习惯 - 我们仍然习惯了它,尽管缺点。改变似乎是一个可怕的工作。你知道的魔鬼更好......

在Doist,我们的目标是停止使用电子邮件进行内部沟通。完全。重要信息在人们的收件箱中是敌人的。无法分享关键对话。它一直变得更糟,因为我们的团队(以及电子邮件数量)增长。

当我们试过松,我们发现群组聊天补充了电子邮件,而不是替换它。我们仍然需要一个围绕特定主题举办长期讨论的地方,其中关键信息不会被聊天的电流扫除。我们设计扭曲融入最佳的团队聊天——透明的、可搜索的对话——和最佳的电子邮件——主题讨论,允许更慢的、更有思想的对话。

今天,我们遍布世界各地的52名团队成员不发送任何内部邮件。如果你的团队正在考虑转向Twist,这里有一些建议可以帮助你的团队摆脱电子邮件:

分享的重要信息?开始一个线程

每次发现自己达到电子邮件撰写按钮时,开始扭曲线反而。像电子邮件一样,线程允许围绕一个特定主题的更长,周到的评论,而不是被锁定在收件箱中,他们组织在任何人都可以浏览和搜索的公共渠道中。以下是您可以为您的团队使用线程的几种方法:

做出决定透明

通过组织和可访问整个团队,通过保持重要讨论来构建信任。例如,您可以创建“策略”频道,启动关于您的命令语句的线程,并通知您的团队的领导。他们可以根据自己的时间表响应线程,并且稍后易于找到线程。最好的部分是任何团队成员都可以浏览通道线程并追赶正在讨论的内容。它为整个团队奠定了一种开放性和诚实,并确保每个人都可以访问重要信息。

Doist Heads是我们的团队领导讨论高层决策的地方。任何Doister都可以参与讨论。

透明度是双向的——领导者可以访问项目和团队的渠道,直接与团队和他们的工作联系起来。

我们的首席执行官在团队军械库中办理登机手续。

在渠道中组织重要文件

您是否必须从半年前找到电子邮件附件?在机架大脑之后,“谁送了它?主题是什么?究竟是什么?“,你放弃了。一项研究发现它需要工人8搜索找到正确的信息。

在Twist中,您可以通过创建频道轻松访问重要文件 - 例如#行政-并为每个关键文件创建新的线程,如工资,人力资源,设施,费用报告等。人们可以下载这些文档,也可以在帖子中提问并得到答案,形成一个自然的FAQ。

随着时间的推移,重要文档的数量越来越多,您可以通过关键字、作者和日期搜索Twist频道,以准确地找到您在几天、几周甚至几年后需要的内容。

找到您保持错位的费用表格 - 并在同一个地方提出问题。

分享每周更新

使用Twist分享每周进度更新,并在同一页面上保留您的团队。我们有一个#doist片段我们启动新线程的频道,以共享我们上周所取得的成就,即将到来的甲板上的内容。当你的队友可以审查进步并留下短暂的反应表情符号而不是感觉,而不是感觉就像你在电子邮件中喊出。

通过发布我们工作的每周片段,我们将与我们的队友保持联系,并可以借助我们的支持。

直接发送(许多)电子邮件通知以扭曲

现在使用Twist的一个销售经理正在向同事转发40多个销售询问电子邮件每天。不好玩。现在她auto-forwards新的引线电子邮件作为扭转线程在一个#新客户通道。在《Twist》中,她可以通知必要的队友,每个人都可以评论决定下一步行动。

你可以设置规则auto-forward匹配某些标准或轻松创建一个电子邮件Zapier集成(或Zap)将所有你的sales@xyzsales.com电子邮件的副本发送到你选择的Twist频道。

转发铅电子邮件以扭曲后,销售团队可以讨论如何采取行动。

以下是一些使用Twist减少邮件通知负载的其他方法:

  • 通过使用a削减Google Doc电子邮件通知糟了!每当有人更新文档时,它就会发布一条线程评论。
  • 每当您在电子商务工具中收到付款或订单时,Twist可以自动启动使用ZAP的线程QuickBooks.,鑫元鸿, 和条纹
  • 有新的和更新的支持机票自动扭曲。看看这些ZAP连接到扭转Zendesk或者桌子上

发现更多的方法来简化你的电子邮件收件箱将应用程序连接到使用zapier扭曲。(如果你使用Todoist,你可以自动溪流您的任务和项目通知也转化为扭曲。)

与外部协作者一起扭曲而不是电子邮件

与外部机构,承包商和自由职业者合作,可以是一个巨大的痛苦。如果您唯一的联系人是一个包含十几个不同利益相关者的单个电子邮件线程,它甚至更难。

相反,邀请外部合作者作为客人加入Twist。一个客人只能访问你给他们的频道。这就像把一个人带到你的办公室,给他们一张办公桌,让他们和你的团队一起完成一个特定的项目。他们可以在一个单独的、有组织的地方提出问题,发布更新,并获得反馈,你的团队的其他成员都可以访问这个地方。

我们的团队可以在Twist中直接查看来自外部制作团队的最新视频剪辑。

一些提示让球队失效

人们不会过夜改变他们的习惯,并让整个团队切换到新工具必然会有挑战性。这里有一些快速提示,使过渡更容易:

转发电子邮件扭曲

直到您的团队习惯于扭曲,将弹出电子邮件对话。每当发生这种情况时,你可以转发邮件给Twist作为新的线程或评论,并继续那里的对话。

使线程和注释具有可读性

在发布和回复扭曲时,使用减价格式你的帖子让它很容易阅读。我们建议使用粗体标题,列表的子弹点,包括超链接

保持捻组织

组织您的渠道和线程这对你的团队来说是很直观的。从按团队、项目或主题分组渠道开始。您可以随时编辑频道名称,并在以后将线程移动到不同的频道。确保您的团队理解您的通道命名结构,以便他们能够轻松地找到他们需要的信息。

坚持一周不发邮件

如果你真的想让人们远离电子邮件,那就推出不使用电子邮件的《Twist》。挑战你的团队,让他们在任何时候发现自己在给同事发邮件时就开始发一个帖子。《Twist》的一位管理员干脆不再回复团队的邮件,让所有人在一周内都习惯了在《Twist》上联系她。


与您的团队合作没有人“正确”的方式。对新工具进行实验至关重要,以找到适用于您的独特工作流程的方式。有关如何为您的团队制作扭曲工作的更多想法,请将其归于开始部分在扭曲帮助中心。

不使用了吗?通过免费尝试,帮助你的团队以一种更冷静、更有组织的方式协作。