Systemist

我的名字是Amir Salihefendić，我是Doist的创始人和首席执行官，Todoist背后的公司。我想分享一个我在过去13年里完善的系统，它帮助我实现了我的目标，同时减少了我的压力。我喜欢把它看成是简化的GTD.为现代世界而建。

事实上，大多数人并不使用个人效率系统。乐动体育电竞乐动体育 app安卓他们即兴表演，希望一切都好。但是我们的工作、个人生活和我们生活的世界太复杂了，我们不能仅仅希望我们杂耍的所有球都能留在空中。一个可靠的系统可以帮助你优先处理重要的事情，同时处理很多事情，而不会感到不知所措。

我第一次提出Systemist并开始构建Todoist2007年在大学。我居住在丹麦奥胡斯的宿舍，学习计算机科学。在全班加载之上，我也有很多个人项目和两个兼职工作。结果，我没有组织，强调，勉强能够跟上。我知道我需要一个系统来管理我的生活。这就是Todanist和Systemist出生的地方。从那以后，我用这个系统来构建一个全远程公司超过70人并创建一个帮助数百万人完成的平台一些非常神奇的东西。

Systemist使我能够:

• 将公司规模扩大到70人，同时兼顾作为创始人和CEO的许多不同职责，而不会感到不知所措。我想公司里没有人见过我有压力。

• 每天工作并优先处理最重要的事情。

• 永远记得跟进像电子邮件，会议或项目的重要项目。

• 享受工作之外的事情，比如花时间陪伴我美丽的妻子和两个不可思议的孩子，旅行，自我教育，和健康相关的事情，如运动。这种平衡和自我照顾帮助我成为一个更有效的领导我的团队。

我的系统在Todoist上运行得最好，因为我是围绕它构建应用程序的，但它也可以与大多数其他生产力应用程序一起工作。乐动体育电竞乐动体育 app安卓系统的原理要比您使用的实际工具重要得多。

我希望这可以为您提供创建自己的系统的一些灵感。最后，它是创造一个最适合您需求的个人工作流程。

如果你......

• 你是否为大量需要跟踪的事情而感到压力和不知所措

• 你很难区分高影响力的任务的优先级，同时也要注意小事情

• 喜欢收件箱零的满足感

• 发现GTD的方式太复杂，无法长期维护

Systemist有6个简单的组件:

1.到处都是

只有乐动体育 app安卓乐动体育电竞当你能在任何地方使用它时，生产力系统才有用。我们投入了大量资源，让Todoist能够在尽可能多的设备和平台上使用。如果你还没有这样做，我建议你安装Todoist(或另一个生产力应用程序乐动体育 app安卓乐动体育电竞)，你有:

• 在你的手机上- iOS或Android

• 在你的桌面上- Mac或Windows

• 作为Gmail或Outlook的插件(用于添加email作为任务)

• 作为Chrome, Safari，或Firefox的插件(添加网站作为任务)

• 即使你有一个智能手表

2.捕捉一切

只有乐动体育 app安卓乐动体育电竞当你的工作和个人生活中所有重要的事情都被记录下来的时候，一个效率系统才会有用。这给了你很大的自由，不用担心你会忘记一些重要的事情(例如，与客户的后续联系，买礼物等)。它还会给你一个完整的概述，你需要做的事情。

以下是我捕捉到的一些任务:

• 我需要做的后续工作，可以是外部人员，也可以是团队内部人员

• 有许多小步骤的复杂项目

• 和我妻子分享的购物清单

• 电子邮件如果我无法立即回答它们（我使用Todoist Gmail附加无论你是通过网络还是手机应用访问Gmail。)

• 与我的同事分享的即将发布的产品列表

• 定期检查我们正在做的长期项目的重复任务

• 网站上有我不能马上做的事情。这可以是添加一个我想购买的亚马逊商品，添加一个IMDB电影到我的电影列表，或保存文章以供以后阅读(通过Todoist为铬)

• 一个我们想要雇佣的人的“雇佣”项目

• 和我有关的Bug报告

• 与健康有关的任务(例如，每周去健身房和跑步)

基本上，我需要做的一切都在我的体内!

3.把它分成小的、可行的任务

小任务比大任务更容易完成，所以把大任务分成许多小的子任务，这些小任务可以在一个小时或更少的时间内完成。这将允许你更准确地估计所涉及的总时间。另外，当你核对的时候，你会看到进展。

让任务具体化和可操作性也很重要。你应该能够完成你待办事项清单上的所有事情。不要保留你不能完成的项目。

4.优先考虑

每天我要完成15到25项任务，但有些任务比其他的重要得多。

下面是我对每天需要完成的事情进行优先排序的方法:

1. 我使用到期日期指明我什么时候想完成某事。我为未来安排低优先级的任务。高优先级的任务通常安排在今天或明天。

2. 我使用优先级对日常任务进行优先排序。这在每日/每周视图中非常有用，因为Todoist会自动把优先级更高的任务放在首位。

3. 您可以使用标签增加更多的优先级。在Doist网站上，每个人每周都会发布他们承诺要完成的任务的片段。我在Todoist中给这些任务添加了@snippets标签，这样我就知道哪些任务是我必须完成的。然后有一个过滤器设置给我展示我的任务片段，以确保我安排和完成至少一个每天的任务。

5.每天不做任何待办事项

在我开始使用之前收件箱零在电子邮件管理方面，我的收件箱一片混乱。每次我都感觉很糟糕。我的待办事项列表也是如此。

这就是为什么我在任务管理中使用了一个类似的概念:To-Do List Zero。在每一天结束的时候，我的目标是零今天清单上的任务。

这是否意味着我每天都完成了今天清单上的所有事情?我希望!总有一些任务在一天结束的时候剩下，我不得不推迟，但这不是一件消极的事情。我把它看作是一个机会来盘点我所处的位置，重新评估我的任务，重新计划它们，这样我就可以重新开始，专注于第二天。Todoist的即将到来的观点使它很容易拖放从一天另一个任务，所以我的时间表总是平衡的。

坚持“零待办事项清单”可以让我的系统保持整洁、与时俱进，最重要的是，可以管理。

6.得到一致的反馈

大多数生产乐动体育 app安卓乐动体育电竞力系统只关注您需要做的事，而不是您已经完成的事情。如果您不庆祝进展或暂停以评估您真正的效率，那么有趣

这就是我们建造的原因Todoist业力它是一种反馈系统，能让你洞察自己的工作效率，并对自己的成就进行奖励。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

“因果报应”会记录你的进步，把它形象化，然后给你打分。作为新手，这个系统非常有趣，因为其中也包含关卡，你会觉得自己在进步。这是一个迷你游戏，使任务管理更有趣和奖励。

当你达到某一级别后，业力升级会更少，并且在两者之间会更远。这就是目标和连胜成为激励的地方!你可以为每天或每周想要完成的任务设定目标。每一天或每一周你达到你的目标，业力就会增加你的连胜。如果有一天你错过了一个目标，你的连胜就会重归零。这个系统的灵感来自不要打破“链”方法习惯建设。

虽然条纹表面上看起来很简单，但它们可以成为每天持续进步的强大动力:

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管理沟通的额外技巧

管理电子邮件

就像我之前提到的，我虔诚地关注收件箱零!这是我的电子邮件工作流程:

• 我一天只查两次邮件，上午一次，下午一次。

• 在每次治疗中，我都试着处理所有电子邮件。

• 如果可以，我会立即回复电子邮件。如果不行，我就把它变成一个有截止日期和优先级的任务Todoist Gmail附加。

• 我把所有设备上的邮件通知都关闭了，这样我就不会在关注其他事情时分心。

管理团队聊天

在我们公司我们很少使用电子邮件。我们的大部分交流都是在Slack上完成的，但我们发现Slack和其他群聊应用程序可以是一个巨大的生产力杀手乐动体育电竞乐动体育 app安卓整天不停地打扰你。

研究表明，普通的案头工作人员每天会因为分心和干扰而损失2.1个小时。这加起来每周要工作超过一整天!

从那时起，我们构建了一个基于线程的异步消息传递应用程序扭以更多的注意力和更少的干扰来管理我们所有的内部团队沟通。但无论你的团队使用什么工具，重要的是要有一个系统，这样查看消息就不会占用你的时间。

以下是我在《Twist》中的做法:

• 我只在容易被打扰的时候才上网。当我想集中注意力的时候，我关闭所有Twist通知还有，别把应用放在我的桌面上。我还在晚上和周末设置了自动打盹功能。

• 就像电子邮件一样，我尝试分批处理新的Twist更新。我每天会打开这款应用几次(大概一小时左右)。像电子邮件,我会在Todoist中添加一个Twist线程作为任务如果我不能马上处理的话。

• 我已禁用通信应用程序的所有通知，包括在移动设备上。

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我一直在追随这个系统超过十年者，我通过让我集中注意力，理智和健康的信誉。我相信每个人都能够实现他们的目标，这就是为什么我对帮助人们建立自己的个人工作流程。

我希望这篇文章激励你尝试并找出适合你的工作。好运！