时间管理的现实指南

管理您的时间不仅仅是为了得到更多完成

时间管理横幅形象玛格丽达
插图的Margarida Mouta

一天没有24小时。

减去你需要睡觉的时间,你已经吃掉了你一天三分之一的时间。如果算上另外8个小时的工作时间,那么现在你的三分之二的时间都在工作中了——这还不包括通勤时间和下班后发邮件的时间。

最多,你每天都有8个小时的一切。

时间管理PI图

时间管理PI记录了一切

实际上,除了照顾孩子、承担家庭责任、做饭、吃饭、整理、支付账单和其他任何需要做的责任之外,这就少了很多。基于一个2019年美国时间用户调查根据美国劳工统计局的调查,成年人平均每天有5.19个小时的休闲时间,包括“社交交流”、“看电视”和“玩游戏”等。这些5.19小时或者更少,是您对自我照顾的一面项目的任何东西的空间。

同样,与金钱管理如何要求我们预算我们的财务,时间管理要求我们预算我们的时间。明智地使用这几个小时,过着雄心勃勃和平衡的生活,意味着你的时间与你的优先事项保持一致 - 无论是塑造,改善你的婚姻,还是改善你的婚姻,或者阅读更多的书

但有时候数学就是说不通。在我们日常生活中出现的意想不到的小问题和看似凭空出现的任务之间,这五个小时会缩减为三个小时、两个小时、一个小时,或者一个小时也没有。我们非但没有意识到那些减少我们时间的潜在力量,反而对自己无力管理时间感到内疚。

事情不一定非得这样。我们可以实施时间管理原则来实现我们的目标,做更多的事情,同时也要接受有时候我们会达不到自己的期望。

这个现实的时间管理指南是关于充分利用我们的时间,同时避免不堪重负,学习如何在时间的限制下工作。你会找到一些建议,包括如何掌握当前的时间花在哪里,创建一个现实的“时间预算”来指导你的日常决策,以及将你的时间预算转化为灵活的每日和每周计划。

什么是时间管理?

时间管理是一种高效的技巧,它能有效地分配你乐动体育 app安卓乐动体育电竞每天工作和生活中的时间。有效的时间管理不是把更多的任务塞进你的待办事项清单,而是让你的每一天都反映出你根深蒂固的价值观。

平衡你的时间预算

在个人理财方面,平衡预算首先要知道你把钱花在了哪里。理财专家可能会告诉你,首先要深入了解你的借记卡和信用卡交易、未偿还余额、经常性付款以及其他相关的金钱细节。他们可能会让你记录下一周或一个月的消费,勤勉地监控你的消费。

这种财务自我审计有助于培养人们对自己的钱花在哪里的意识。你可能会惊讶地发现,你收入的20%都花在了送餐服务和餐厅外卖上,或者你每个月要花数百美元订阅你不用的订阅服务。有了更丰富的知识,你就可以开始制定计划——预算——把钱用于房屋首付或摆脱信用卡债务。

我们很多人都觉得我们正在运行时间赤字,无法找到锻炼的时间,在我们的侧面项目上工作,或简单地减速。我们需要调查我们的时间来解决我们的时间管理问题,发现浪费的小时数并汇集它们变得有价值的努力 - 成为社交或睡觉。

完成时间审计

我们并不擅长凭直觉理解我们的时间去了哪里——我们倾向于高估我们的工作量,低估我们花在分心事情上的时间。

时间管理PI图表我们的时间去向

与其猜测我们是如何花时间的,不如遵循以下步骤来完成时间审计:

  1. 选择1-3天来执行时间审计。
  2. 打印下面的时间跟踪表,每天一张。
  3. 在醒目时刻(例如,上午1点,下午2点,下午3点)设置一小时计时器。
  4. 当计时器在每小时响起时,记下你在前一个小时做了什么。诚实一点——这次审核是为你自己,而不是你的老板。如果你在工作的时候还在用推特,把它写下来。
  5. 在你的时间审计期结束时,检查你的时间跟踪表,搜索趋势,然后将你的时间按特定类别分组(例如睡眠、社交媒体、工作、烹饪、锻炼、娱乐、育儿等)。用下面的问题来指导你的复习:
  • 我最大的时间类别是什么?我有多少工作时间是花在专注工作上的?沟通吗?分心?
  • 我大部分工作时间做了什么?
  • 我花了多少时间在分心的事情上?
  • 我是否在目标驱动的活动上花了足够的时间?
  • 我有多少时间用于健康和/或自我保健活动?

时间管理跟踪

下载时间管理跟踪器PDF

你可以使用任何类型的计时器进行时间审计,但你可能会发现结合一个(或两个)时间跟踪应用程序更容易:

  • Toggl:追踪你花在离线和在线,电脑和手机上的时间。这个工具集成了Todoist(网),帮助您跟踪您在每项任务上花多少时间。
  • 挽救时间:通过在您的桌面和移动设备上安装RescueTime来自动化您的时间跟踪。这个应用程序记录你花在网站和应用程序上的时间,把你的活动分成“高效”、“中立”和“非高效”三类。你可以查看你的“每日仪表盘”以获得0-100的工作效率分数。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

随着时间审核的完成,以及对如何利用时间有了更深入的了解,你就可以找出需要改进的地方,从而更好地管理时间。

确定你的优先考虑

如果您想了解您的优先事项,请查看您花时间的位置。也许你认为你正在优先考虑学习,但你的时间审计显示,当你没有点击你的在线课程或潜入你的床头柜堆栈时,那天就会出现。时间管理是关于使您所说的优先事项与您的实际优先事项进行排队。

你可能有很长的一份你想要在生活中完成的东西。但是当一切都是优先事项时,没有什么是优先事项。相反,我们不知所措,选择缺乏焦点,不可避免地体验分析瘫痪。该解决方案是远离我应该的混乱,并朝向狭隘的优先事项列表。

时间管理优先事项

瞄准你最重要的目标,找出最有效的行动来帮助你实现它们:

  • 与您的孩子努力努力,优先考虑花费质量时间与他们。
  • 要吃更健康,优先考虑在家里烹饪健康的饭菜。
  • 为了获得学位,优先学习和阅读。

限制自己在任何时候最多做5件重要的事情。注意这些优先事项是属于“工作”还是“生活”两种,并确保你在后者中至少有两个——只有工作优先事项是让人筋疲力尽的蓝图。

优先考虑某些事情意味着不优先考虑其他事情。回到你的“时间审计”中,寻找那些与你的新清单不符的活动。这意味着你要做出一些艰难的决定,比如减少你的志愿承诺,花更多的时间和你的伴侣在一起,或者退出你朋友的梦幻足球联赛,让你的事业起步。

只有你自己才知道真正花的时间是什么样子。通过仔细检查当前的优先事项,你可以有意地决定把时间花在哪里。

阅读我们的指南当总有更多的事情要做时,如何区分轻重缓急关于优先安排工作和生活中重要的事情的其他建议。

制定时间预算

货币预算有支出津贴;时间预算有每小时的津贴。在缩小你优先考虑的事情之后,为每一件事情分配具体的时间。考虑每天和/或每周的小时津贴。类似于“每月150美元用于外出就餐”或“每月50美元用于媒体订阅”,分配“每周5小时锻炼”或“每周1.5小时烹饪”。

优先级 时间津贴
与家人共度时光 2小时/天
学习如何画画 3 /小时/周
在家做饭 1.5小时/平日
得到的形状 5小时/周
自我保健 4小时/周

如果你不确定你应该分配给每个优先事项的时间,只需要选择一个你认为你可以实际维持的时间。帕金森定律说明工作量会随着你给的时间而增加。通过施加时间限制并坚持下去,我们可能无法完成我们想要完成的每件事,但我们可以用速度换取完美,完成比我们最初想象的更多的事情。

当然,预算并不能确保我们完美地花了钱,或者在这种情况下,花了时间。就像你可能会犯错,挥霍或有一个紧急情况消耗你的储蓄,你一定会把家务时间分配给娱乐或有意想不到的任务耗尽你的时间预算。没关系。目标不是完美,而是意识。有时候,你无法控制的事情迫使你放弃时间预算,但这并不意味着你应该完全放弃时间管理。如果你在时间预算的指导下,你会更清楚地意识到你的选择的权衡,并对你的时间做出更有意识的决定。

练习时间封锁你的一天

有了你的优先事项和时间预算,把你的时间预算付诸行动时间阻止:

“时间阻止是一个时间管理方法,要求您将您的日期划分为时间块。每个块都专用于完成特定任务或任务组,以及仅这些特定任务。而不是保持您可以通过您可以实现的开放式待办事项的事情列表,您可以使用具体的时间表开始,并将您列出您的工作和何时工作。“

以下是如何使用时间阻塞方法:

  • 选择你的工具:使用纸张,每日计划,数字日历或待办事项列表应用程序的空白页。
  • 创建时间块:从早上的第一件事开始,给具体的任务增加15分钟到2小时的时间块。例如,如果你每天有1.5小时的时间用来做饭,在你的日历上添加一个“下午5:00 -6:30”的时间块。确保你的时间块是具体的,涵盖你一整天的时间(例如,“早餐”从7:00 -7:30 am,“档案费用报告”从2:00 -3:00 pm和“阅读”从10:30 -11:00 pm)。
  • 作出相应调整当特别任务出现,或者某些任务花费的时间比你预期的要长时,只需调整你的时间模块。把时间块移到当天晚些时候,或者推迟到一周晚些时候。

如何优先考虑时间阻塞

产品建议:通过集成将待办事项列表的功能与日历结合起来谷歌日历。当你给任务添加时间时,它会反映在你的日历上,反之亦然,通过实时同步。

安排一天中的每一小时,雕刻出一个小时的午餐块,另一个用于电子邮件,可能会感到过分。但是,时间阻断是一种有效的方法来掌握您的时间的极限,更好地使用您的时间。

提前计划

当我们在没有游戏计划的情况下开始我们的日子时,我们往往是有动的。而不是优先考虑战略性地,我们随意使用每封电子邮件,每封电子邮件都倾向于我们的收件箱紧急但不重要的任务

反应性的最佳补救方法是提前计划。当我们在一天结束前停下来思考我们的优先事项时,我们就能有目的和专注地提前做好工作。

提前计划是时间管理的基石——我们建议每周和每天都进行计划:

  • 计划你的一天:无论是选择时间阻止还是另一个乐动体育 app安卓乐动体育电竞生产力的方法完全值得提前计划你的一天e.为了达到最佳效果,在前一天晚上完成你的每日计划,为每件事留出时间,从工作时分享部门动态到给祖父母打电话。
  • 计划你的一周。实现一个每周回顾你可以回顾之前的七天并为接下来的七天做计划。问自己一系列的问题来帮助你制定计划:上周我想完成但没能完成的事情是什么?是什么阻止了我把优先级放在首位?在接下来的一周,我最想完成的事情是什么?
工具提示:使用每天和每周的计划。从开始到结束规划好你的一天今天的观点期待接下来的日子或几周即将到来的观点

对于许多人来说,规划可以成为一定的时间成本本身,导致更多的压力。每日和每周计划都要记住这三种规则:

  1. 将每日计划限制为15分钟,每周计划到60分钟
  2. 为意想不到的任务留出缓冲空间
  3. 如果你需要改变你的计划,那就放开手脚去做你要做的事情

计划并不能保证完美的一天。相反,把你的每日计划当作指南针,指引你朝正确的方向前进,即使你最终偏离正北几度。

每天创造更多的时间

有效利用你所拥有的时间只是时间管理等式的一边。在这道数学题的另一边?每天创造更多时间的策略。虽然你不能在一天中增加25个小时,但有很多方法可以让你在24小时内感觉充实很多。

聚焦

工作账户占我们一天中最大的块之一,最多占用了八个小时。但是,正如您可能从您的时间审计所发现的那样,我们的工作时间并不总是花工作。

分心和中断 - 外部和自我造成的 - 折叠我们的实际工作时间到7,6,5,4甚至3个小时,但我们的工作量持续存在。我们不是在源的分心,我们将我们的工作日扩展到容纳。

著名的心理学家Mihaly Csikszentmihalyi承认并命名了“流”的概念,他在《flow: the Psychology of Optimal Experience》一书中描述了专注和定向注意的价值:

“控制意识的人的标志是能够将注意力集中在意志,无畏,因为只要达到目标,而且不再是。和那个可以做到这一点的人通常享受日常生活的正常过程。“

按照下面这些建议,你的每一天都要有更大的目标,找到更好的平衡,让你更专注,更心流。

  • 创造理想的工作环境:在嘈杂和分心的环境中难以工作。无论是在您的工作空间中溢出的纸溢出,还是您的同事们在您的公开平面图办公室喊叫您的名字,发现流动并留在那里有挑战性。创建一个有利于专注的工作空间:确保您的桌面无杂乱,并戴上耳机以发出浓缩模式。如果可能的话,要求在家工作优化你自己的在家办公
  • 使用网站阻断剂远离社交媒体、新消息和网上购物。使用网站拦截器自我控制(macOS)和自由(Windows, MacOS, iOS, Android)来限制你在工作时间访问分心的网站。
  • 避免上下文切换:在点击多个标签和试图同时工作和放松之间,上下文切换对你的时间和注意力是一种负担。避免支付这种费用,我们的文章中有科学依据的策略,上下文切换是如何破坏你的工作效率的乐动体育电竞乐动体育 app安卓
上下文切换的自由
在你想集中注意力的时候,使用Freedom这样的应用程序来屏蔽网络。

捆绑

不要被多项任务搞混了,任务捆绑通过结合互补任务来增加你的时间。当你工作的时候看电视可能会适得其反,当你花时间和你的孩子在一起的时候跑腿可以帮助你优先考虑不止一件事。

时间管理问题

同样,散步保持健康和放松可以在你听播客、探索你的知识好奇心或与你最喜欢的喜剧演员一起大笑的时候进行。想想你可以结合哪些任务同时完成两个任务。

委派

在劳拉Vanderkam168小时:你的时间比你想象的要多,她建议时间管理的一个重要方面是直接关注你的核心能力:

“一个人的核心能力是可以在多个领域发挥作用的能力。它们应该是重要的和有意义的。它们应该是我们做得最好的事情,而其他人几乎做不到。”

与其把时间浪费在那些你不擅长的或者其他人可以完成的任务上,不如专注于你擅长的事情。在这些任务之外,尽量把事情委派给别人:

“那些从生活中收获最多的人会把尽可能多的时间花在这些核心能力活动上,而其他事情则花得尽可能少。”

下面是需要考虑委托的任务类型:

  • 非核心竞争力的工作:把你核心能力之外的工作委派给你的直接下属或其他愿意参与的成员。如果你只是一名个体贡献者,但授权能力有限,那就向你的经理证明,如果你把更多的时间花在自己的核心能力上,公司会更好。
  • 管理任务如果你打算雇佣一名私人助理或虚拟助理,你可以考虑将诸如旅行预订、账单支付、费用报告和其他耗费时间的待办事项交给他人处理。
  • 家务如果你还在努力保持家里的清洁和整理工作,并且有多余的收入,雇一名清洁工每月来你家1到2次。如果情况不是这样,和你的室友、伴侣和/或孩子谈谈,让他们每个人都做他们应该做的家务。创建一个清洁时间表,并把它放在一个中心位置,以提高可见性和责任感。

委派就是为了重新掌控自己的日程而放弃责任。节省下来的时间可以用来做最重要的事情,而不是最紧急的事情。

说“不”

虽然放手是一种策略,但更好的策略也许是一开始就不承担任何任务。当你陷入头脑风暴会议或收到临时工作请求时,你很难完成每月的财务报告,但说“不”违背了我们所有的社会人类冲动。

关闭请求 - 无论是来自同事,家人还是朋友 - 都是艰难的,但它可能没有感到内疚,粗鲁或自私。尝试这些线路恭敬地鞠躬举行会议,关闭额外的工作量,并选择机会。

拒绝会议:

嗨[他们的名字],

感谢您邀请我参加这次会议!

不幸的是,我有几个相互竞争的重点,认为最好将时间花在关注x。而我相信项目进行决策可以达到/没有我的输入,我很乐意提供任何输入你需要异步[日期]如果它将帮助之前,。或者,我的日程安排中有一些时间在周四或周五下午1点开会15分钟。

谢谢你!
(你的名字)

减少额外的工作量:

嗨[他们的名字],

这看起来是一个有趣的项目!虽然我通常很想做这件事,但我现在正在做x,没有足够的带宽来在截止日期前优先处理这项任务。

这个最后期限有可能改一下吗?
如果不行,我最应该做的事情是什么?

谢谢你!
(你的名字)

下降的新机遇:

嗨[他们的名字],

谢谢你为这个机会的想法,我非常受宠若惊!不幸的是,随着持续的项目和优先事项,我将无法参加。

(你熟悉x吗?)他们将是一个很好的人联系到这个-我很高兴做介绍。

无论哪种方式,让我们保持联系,因为当我的时间表允许时,我很乐意在将来的某些事情上合作。

谢谢你!
(你的名字)

当一项新任务或机会与你当前的优先事项不一致,会占用你当前工作的时间时,默认说“不”。

自动化

虽然科技可以偷走我们的时间,但它也可以把时间还给我们。使用自动化来减少你花在手工工作上的时间,并把这些分钟,甚至小时,添加到你的一天。

  • 任务管理:将任何地方的任务添加到你的数字待办事项列表中Zapier。例如,使用Zapier添加新的JIRA问题作为Todoist任务或者在Gmail中添加新的带星号的邮件作为待办事项。试一试集中所有任务用刀具Pleexy
  • 银行和财政设置自动支付账单,这样你就不会错过最后期限了。也可以考虑把你的储蓄和投资自动化,每个月从你的支票账户中转一笔预先设定好的钱。
  • 电子邮件后续行动:通过使用电子邮件系统释放精神能和时间,让您安排电子邮件并在您听不到后面时发送提醒您的提醒(例如,回飞棒的Gmail)。

通过拥抱自动化,您可以节省您可以汇集到更高优先级任务的时间 - 无论是在侧面项目还是与您的兄弟姐妹共度时光。

放松

花时间去创造更多的时间是违反直觉的,但这正是你考虑离开工作时间的方式。过度工作的压力会损害你的健康、幸福和工作。

根据梅奥诊所压力的常见副作用包括“焦虑”,“缺乏动力或焦点”,“感到不堪重负”。几乎没有最佳的条件,以便在焦点模式下完成并保持留在焦点模式。相反,这些感受可以引导我们降低拖延的道路,过于强调并不堪重负甚至开始。

导致过度工作的情况并不完全在你的控制范围内,但作为一个人,你可以做一些事情来避免压力的副作用,主动将淹没和倦怠控制在自己的范围内:

  • 休息根据经验,每小时从办公桌上站起来5分钟。随意调整你的工作:休息比率-只要你采取它们。休息时,避免刷社交媒体。相反,做一个快速的伸展运动,到外面去,或者和朋友或同事聊天。
  • 在工作日有正式的结束时间:每天在特定的时间离开办公室或关上笔记本电脑,而不是在晚上回邮件或在晚上接工作电话。考虑一个工作关闭仪式这包括检查你的待办事项和整理你的办公桌。
  • 预定休假时间:利用您的休假日,每年将定期休假脱离工作。如果您没有去某个地方,请考虑您探索您所在城市或在家中展开的住宿。如果您是经理,请特别认识到为您的报告设置一个很好的榜样,并使用您的时间。
  • 锻炼把你的一些时间花在健身上。留出几个小时去健身房,出去散步,或者做其他的事情来保持体形。把社交和锻炼捆绑在一起,加入一个娱乐性的运动联盟或和朋友一起去徒步旅行。
  • 睡觉:优先保证晚上充足的睡眠,目标是每晚至少7.5小时的睡眠。当我们从一个好的休息中得到休息和恢复,管理我们的时间和引导我们的注意力会感觉更容易。

当你在制定你的任务清单或时间阻塞你的一天,保持休息和放松的首要思想。但是,要小心过多安排你的空闲时间-休闲可能会变得像一件有太多计划的苦差事,是我们长长的义务清单上的另一项任务。

使用正确的时间管理工具

有很多工具可以帮助你进行时间管理。虽然你可以选择各种各样的纸质计划,但我们将重点关注简单的数字工具,帮助你掌握每天的任务。

待办事项列表

使用数字待办事项应用程序,比如每天都要做些什么,什么时候去做。估计每个任务将花费多长时间,添加一个时间(例如上午10点)和/或标签(例如@60分钟)。集成用你的谷歌日历做待办事项,查看日历上的任务和待办事项列表上的日历事件。

为了从待办事项清单中得到最有效的时间管理,把所有的事情都添加到你的清单中——从和朋友一起喝咖啡到整理起居室。把个人任务和工作任务都加进去会让你看到每天需要做什么。

日历

使用电子日历应用程序,让你清楚自己每小时都在做什么。除了会议和活动,你还可以为一天中要完成的任务设置时间模块(见文章前面的“时间模块”部分)。

我们推荐以下日历应用程序:

无论你选择哪种工具,都要密切监控你的日历,确保每天占用你的时间块反映了你的目标和优先事项。

时间跟踪器

除了您的时间审计之外,将时间跟踪作为时间管理策略的一部分,这是有助于保持时间跟踪。保持了解我们的时间在我们的时间很有用,这对于我们知道我们在正确的轨道上很有用。当我们从焦点偏离时,它还可以帮助我们重新调整我们的优先事项。

Toggl(也有一个方便的日历视图)和挽救时间,是您在进行时间审核时推荐使用的优秀工具。


大多数生产力专家掩盖的时间管理有一个大,明显的限制:您的时间并不完全在您的控制下。乐动体育电竞乐动体育 app安卓传统的时间管理表明,如果我们完全和优先考虑正确,我们可以使用我们的时间来完全生活我们想要的生活。我们可以有很大的关系,在工作中晋升,并在五个锻炼中适合一周。虽然这个逻辑不是不真实的,但它充其量不懈。在最糟糕的情况下,它会设定不切实际的期望,让我们在失败时让我们感到内疚和不足。

即使我们有最好的意图,当我们想我们的时间去了哪里时,几天甚至几个星期过去了。当一个孩子的坏脾气占据了整个早上或者迫在眉睫的截止日期意味着拉出一体化,我们的时间预算变得无关紧要,平衡的想法感觉很古怪。

但不是因为无法管理我们的时间而被犯有罪,而是最好识别时间管理是因为它是什么:改进系统,而不是完美。即使我们不能总是将它们放在我们的列表顶部,定义我们的优先级是有价值的。识别我们的时间在哪里有价值,即使我们不能以我们想要的方式偶然使用。日常计划值得创造,即使我们只能通过它术语。

通过不断返回时间管理原则和实施寻找重点和挖掘分心的策略,我们可以用有意义的工作和令人难忘的生活时刻填补我们的分钟,小时和日。至少,更多的时间。