在家工作的团队可以做的13件最有效的事情来保持工作效率

对团队领导和个人适应新的世界卫生组织现实的基本建议

远程工作说明的建议乐动捕鱼达人
插图by桑尼罗斯

作为公司的业务发展主管do过去几周,我一直在与突然被迫“远程管理”的团队领导交谈。我从这些对话中了解到,公司、管理者和个人可以做出一些相对较小的改变,这将对生产力、团队合作、士气和理智产生巨大影响。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

所有这些都不是火箭科学——任何团队、任何公司、任何个人都可以实现远程工作的飞跃。乐动捕鱼达人但这确实需要挑战一些根深蒂固的习惯和思维方式,建立新的习惯和思维方式,以充分利用远程工作所带来的好处,同时将负面影响降至最低。乐动捕鱼达人

如果您正在为长期远程工作优化您的团队和工作流程,那么您最好的选择是直接进入我们的深度乐动捕鱼达人乐动捕鱼达人远程工作指南和别的乐动捕鱼达人遥控器文章.But if you’re making a sudden — and possibly temporary — transition to remote work, this article will cover the practical tips I’ve learned over the last decade working remotely that any company, team, manager, or employee can put into practice right away.

适合管理者、领导者和决策者

如果你突然发现自己管理着一个曾经在办公室工作,但现在在家工作的团队,那么这个部门就是为你准备的。

贸易时间跟踪信任

第一个问题之一新的或有抱负的远程团队领导者总是问我这样做:“我想确保我的员工实际上是工作的,我如何最好地追踪他们的表现?”暗示在这个问题上是假设员工通过尽可能最少的工作来利用这种情况。

我的回答通常是经理们不希望听到的:你必须从信任开始

不要把宝贵的时间、精力和资源浪费在建立追踪员工工作时间的系统上。工作时间是衡量生产率的糟糕标准。乐动体育电竞乐动体育 app安卓虽然在办公室工作的员工每天“打卡”工作8小时,但他们的平均工作时间大约是8小时3个小时的“实际工作”在任何一天。

跟踪应用程序
要抵制诱惑,不要创建一个迷你监控状态,以确保你的员工是高效的。从信任开始,而不是跟踪

试图建立一个迷你监控状态,或者期望人们在5分钟内回复信息以证明他们“在工作”,只会疏远你的员工,妨碍他们真正做自己的工作。

相反,默认相信你已经雇佣了正确的人,他们能够在高层工作,无论他们是否在办公室。

默认的信任不是全权委托。乐动捕鱼达人远程工作需要个人负责,否则一切都会崩溃。但如果有人错过了截止日期,或者你觉得他们没有完成足够的工作,那就先假定他们是无辜的——尤其是在目前的情况下,尤其是他们家里还有小孩的时候。即使是经验丰富的远程工作人员乐动捕鱼达人目前也很难像正常工作一样高效。以同理心的方式管理远程员工。不要抱有恶意。

我们的营销主管写了一篇更深入的文章如何在远程“工作场所”中建立强大的信任基础。

因此,如果时间跟踪和活动监控不是答案,那么您应该关注什么?

专注于输出输入

新的远程团队领导倾向于把输入作为生产力的衡量标准——比如工作时间、发送电子邮件、打电话、消息响应时间。乐动体育电竞乐动体育 app安卓这些指标很容易看到和量化,这让我们这些管理者感到放心,因为我们从员工身上得到了最大的好处。

在现实中,专注于输入会导致不断的干扰、忙碌和精疲力竭,而不是取得令人满意的结果。

《华尔街日报》的在家办公政策
不要要求你的员工经常使用团队的信息传递工具来证明他们“在工作”。相反,关注产出和结果

相反,要把重点转移到产出上——真正为公司创造价值的结果。例如,如果你的员工的工作是编写代码,那就让他们编写代码。不要一天让他们参加多个会议,或者用需要他们立即回复的信息打断他们。帮助你的员工确定最具影响力的任务,然后鼓励他们在日历上留出不受打扰的时间,专注于完成工作。

与您的团队合作,提出个人目标和“记分卡来衡量他们的成功。为每个团队成员定制这些目标,并将个人目标与团队和公司的总体目标结合起来。明确的目标和优先级可以消除歧义,让每个人都专注于他们最重要的工作。是的,这种衡量生产力的方法需要付出更多的努力和意图,但乐动体育 app安卓乐动体育电竞是这种协作性的目标设定是值得的,可以让人们保持参与,激励,并朝着同一个方向前进。

即使你从未正式声明过你希望人们在工作期间快速回复信息,远程员工往往担心他们需要通过在线活跃来“显示他们正在工作”,这将导致对输入的自然强调。明确规定你希望人们回复信息的频率,确保是以小时为单位,而不是以分钟为单位。

要意识到倦怠、焦虑和孤独

乐动捕鱼达人偏远工人 - 特别是新的偏远工人 - 往往工作较长的时间,花费更少的假期,并且感觉比上班族更孤立。工作与生活的模糊边界以及证明他们的渴望是富有成效的,让人们在可持续的生产力下发。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

乐动捕鱼达人2020远程工作缓冲报告
当被问及远程工作最大的困难时,工人们报道“孤独”和“不能拔掉电源”是最重要的,与之对应的是“协作和沟通”。

根据我的经验,这是远程工作最大的缺点。乐动捕鱼达人虽然我们不能减轻这方面的每个方面,但作为管理者,我们可以提倡一种将负面影响最小化的工作方式。以下是一些如何做到这一点的想法:

  • 鼓励脱离工作。让您的团队知道仍然预计午休,并鼓励他们关闭工作通知在工作日结束的时候。不要在零散的时间发送或回复信息。分享你为工作和非工作时间设定界限的重要性。他们会听你的!
  • 不要赞美那些“早起的人”或那些“开夜车的人”。正常的工作时间提供足够的时间来完成工作。通过赞美那些加班的人,你创造了一个环境,让加班成为惯例而不是例外。
  • 不要期待你的团队立即做出反应。不要默认使用存在指示灯,读取收据和其他此类工具,其中包含旨在“证明”某人的工作。请记住:输出输入。
  • 鼓励社会活动。考虑通过Zoom或Hangouts进行一次有趣的群组聊天或每周虚拟社交聚会。创造一个与工作无关的话题。

以下是我们在Doist创建和维持社会关系的一些方法:

  • 我们每月举办一次“休闲聚会”。我们被随机分配为四人一组,在谷歌Hangouts上碰面30分钟到一个小时的闲聊。一些事先准备好的、与工作无关的话题为我们提供了一个开始对话的地方,之后我们会与整个团队分享一张截屏的自拍照。
  • 我们已经创建了像#travel,#parenting,#bookclub和#crossfit等社交渠道。这些为我们提供了与类似兴趣,分享想法的同事“聚会”的地方,并相互支持。

扭转社会渠道
我们有几个社交网站渠道在扭曲从Crossfit到园艺到游戏。(我们使用“z”启动我们的社交频道名称,因此它们都在频道列表中显示在一起,很容易找到并加入。)
  • 我们在扭曲中有一个完整的团队组消息,我们称之为“通用”。这是我们的虚拟水冷却器,是我们删除随机思想,文章,当前事件和令人兴奋的公告的地方。通常在这里引发一些非常有趣的对话,就像David为Apple事件提供实时评论时。检查这一点有零义务,没有重要的信息在这里生活,这只是为了好玩。
通才群消息
我们的“笼典”Twist中的群组消息给整个团队一个发表简短声明的地方;分享文章、动图和表情包;就社交。

用异步通信取代会议

在办公室里,你很容易走到一个同事的办公桌前做个简短的澄清,或者在会议室里召集一群人进行团队会议。试图在远程环境中复制这种即兴的面对面互动是非常耗时的,而且可以迅速接管工作。

不要试图重现办公室的实时互动,而是帮助你的团队转变为异步通信-以书面或录像形式。

考虑哪些会议可以在网上以书面形式进行。例如,你每天或每周都有站立会议吗?这可以通过在专用通道中发布你的更新来实现吗?在Doist,我们在每周一的#DoistSnippets频道上这样做,一起为我们节省了无数的时间。

70%的团队沟通发生异步。这些是我们使用的工具使之成为可能。

比过度安排会议更糟糕的是试图用实时聊天取代快速签到。“嘿,你在吗?”,然后等待回复,鼓励你的队友用尽可能多的信息和背景来制作信息,这样其他人就可以完全回应他们的请求。你的团队在你的书面交流中减少的来回往返越多,他们的效率就会越高。

权力下放决策

分散决策与分层决策
公司的每个项目和区域都有一个直接负责的Doister (DRD),他负责协调工作,制定时间表,做出决策,并通常推动它向前发展。

另一个减少团队对会议依赖的关键方法是尽可能地下放决策权。当决策需要召开会议或明确批准时,项目就会陷入停顿。

在Doist,我们采用了一个我们称之为DRDS的概念(直接负责任的车地,从Apple的改编直接责任人员的个人).每个业务领域和项目都有一个DRD,即“拥有”产品、服务、业务或项目的特定部分的人。DRD负责推动工作向前发展,是僵局中的最终决策者。

分散责任和权力会让员工更投入,决策更快,会议更少。清晰的项目所有权和分散的决策意味着您的远程团队成员可以更加高效和敏捷。

充分利用你参加的会议

当然,并非所有会议都是邪恶的。当您确定必要时决定虚拟会议时,以下是充分利用它们的一些想法:

  • 安排定期定期会议.考虑与你的直接报告定期安排1:1的会议(例如每周一次到每月一次),和你的整个团队进行一次全体会议(例如每周一次到每月一次)。这将帮助你避免来回安排临时会议,并给你一个指定的时间段来处理所有需要“会面时间”的问题。
  • 避免对Ad-Hoc会议的每个请求说是的.在没有紧急情况的情况下,让您的团队成员异步联系您,这样您就可以在不专注于深入工作时做出响应。如果这个问题仍然需要面谈来解决,把它添加到你下一次每周或每月会议的议程中。注意:这对于所有类型的会议都是一个很好的实践。杰夫·贝佐斯(Jeff Bezos)成为高管是出了名的开会前阅读6页的备忘录.会议应该是做决定的,而不是让每个人都了解最新的情况。
  • 确保每次会议都有议程.我们使用Todoist将电子邮件、url、扭曲评论和其他参考材料作为任务添加到每个会议议程中。每个重复的会议都有自己的项目,在会议之前,所有参与的各方都要检查项目并将项目添加到议程中。这样可以确保我们在会议开始前达成一致,避免在会议开始后浪费时间。
Todoist会议议程
对于每一次重复召开的会议,我们在Todoist项目中保持运行议程项目列表。如果你有兴趣尝试类似的东西,这里有一个会议模板开始。
  • 为会议设定明确的开始和结束时间。我喜欢Tim Ferriss书中的建议每周工作四小时:安排一些奇怪的会议,比如25或50分钟。这传递了这样一个信息:你真的只有那么多的时间,所以最好明智地利用它。
  • 尽量减少参加会议的人数。删除任何不需要在那里的人,如果事实证明会议并没有与你相关的话。例如,Elon Musk他明确表示,如果特斯拉员工在会议中不能提供价值,他们应该可以放心地离开。
  • 当会议有必要时,我们更喜欢变焦一般来说,技术问题较少,如果你使用的是免费版本,会议会在40分钟时自动中断,这样你就有一个硬性停止时间。
  • 减少来回的会议安排。我有几个应用程序可以帮助我快速找到适合每个人的时间,而不是一堆低效的来回。为了找出一个团体聚在一起的最佳时间,我更喜欢涂鸦.安排一个人的会议,我更喜欢Calendly

提高透明度

当对话陷入私人领域,比如电子邮件或即时信息,你的团队在办公室的凝聚力就会迅速下降。尽量在公共场合交谈,这样每个人都能听懂。在Doist,我们团队沟通的核心是在公开场合进行的扭转线每个人都可以浏览主题并进行对话。

行动的透明度
即使是我们的#Doist负责人频道与我们所有的领导团队的对话都是公开的。

无论您选择哪种工具,都要记住,除了让人们更容易找到所需信息的情况下,您的团队将保持您的团队投入和推广Camaraderie。正如我的同事贝基最近说:

在Doist,我可以看到正在发生的事情,我感觉自己参与其中,甚至是那些我没有直接参与的事情。这让我感到安全,因为没有太多的政治背景和决策发生,我被排除在外。我认为这是我个人对团队如此投入的一个重要因素。另外,这只是意味着我更擅长我的工作,因为我有更多的信息和背景。

从电子邮件和/或面对面环境转换可能很棘手,所以这里有一些关键原则我建议采用:

  • 练习正念。透明度并不意味着通知每个人的一切。考虑真正需要通知谁。如果对某人来说不是必不可少的,那么那个人有一个忙,将它们从“ping”中删除。
  • 放弃“回复所有人”的心态。在电子邮件链中,它是常见的,以通过“回复全部”来响应。现在,您的沟通比例更高,将作为远程团队数码数字,因此削减对答复的涟漪效应将是巨大的!在透明的工具中,一切都是公开的,你可以始终通知某人/当他们需要循环时,所以没有必要过度通知。
  • 保持对话主题集中。无情地鼓励人们为每个话题创建单独的话题,避免让谈话偏离半相关的切线。当使用组织松散的聊天工具作为通信堆栈的基石时,这一点尤其重要,在这种情况下,讨论的主题会被淹没在大量的其他对话中。
我们有为每个项目和团队提供公共渠道因此,浏览线程很容易,看看正在讨论的内容,并追赶任何项目或决定的状态。
如果您的团队已经开始使用扭曲进行通信,您可能会发现这些文章中讨论的原则有用:如何用Twist取代你100%的内部邮件在Twist中沟通的12个最佳实践

适合任何在家工作的人

如果你发现自己在家工作并感到有点失落,那么这部分就是为你准备的。虽然有些建议看起来很明显,但我们很容易忽视那些有很大影响的小事情。我花了至少6年的时间远程工作,才明白以下几点的重要性。现在我被迫隔离在家工作,在一个共同的办公空间呆了几年之后,我甚至发现自己很快又回到了坏习惯中。

花些时间为自己做一些相对容易的调整,它们会在接下来的几周或几个月里给你带来回报。

创建一个舒适的工作环境

你的家突然变成了你的办公室,我们每天都有专门的空间去工作是有很好的理由的。花些时间和思考为自己创造一个舒适的工作环境。

蔡斯·沃林顿的家庭工作空间
要有创造性和目的性家庭办公室的设置!这是我妻子艾莉森(Allison)的缝纫/手工桌改成了我的“办公室”(我通常去一个共同办公空间)。她走到客厅的桌子旁。注意普通椅子的椅背支撑

可能需要进行一些牺牲,但不要让你的工作空间成为你生命的生活区域。将该客房转变为临时办公室。将每年三次的餐桌移动到您的“办公室”的角落中。投资廉价的桌子或房间分隔措施来创造一些分离。获得创意!

关于优化你的工作空间,还有一些额外的想法:

  • 明智地选择你的工作地点。尽量把自己和其他人可能聚集的主要区域分开。不要把工作空间放在卧室里,尤其是当你需要工作的时候,你的伴侣还在床上的时候。如果孩子回家后通常在客厅看电视,不要选择客厅。或者,考虑把看电视的空间移到另一个房间。混合使用,直到找到适合您和您的家庭的装置。
  • 要有合适的工具。考虑将您的一些办公设备归一下(例如第二监视器或办公主席)带来。投资笔记本电脑提升板和外部键盘和鼠标,返回支持,甚至是新台。
  • 避免在家工作的陷阱。乐动体育电竞乐动体育 app安卓无论你做什么,不要在床上或沙发前看电视——那没用的!从人体工程学的角度来看,你会发现自己处于痛苦之中,而从生产力的角度来看,这是一场灾难。乐动体育电竞乐动体育 app安卓

我认识到所有人都不会容易 - 在某些情况下,在某些情况下,它是不可能的 - 但无论你的情况如何,都会思考你将如何从余生中分离工作。你每天花费大约八小时,从一开始就是你的设置可以走很长的路要走。

也要和别人划清界限

通常当你在家的时候,是时候和其他家庭成员在一起了。现在已经不是这样了。先发制人,明确你的工作时间和期望。如果你的另一半也在家,这一点尤其正确。很容易陷入“亲爱的,你能快速帮我一下吗?”” trap Set aside blocks of time to be social — lunch breaks and evening activities — and blocks of time for work.

米奇育儿线程
我们的团队一直在#Doist Parents频道上分享小贴士和建议。米奇和他的妻子已经习惯了两个小时的工作和照顾孩子。

对于在家和伴侣一起工作的人,尤其是有全职工作、还要照顾在家的孩子的父母来说,有意的沟通是关键。如果你的伴侣也在家工作,考虑在每天或每周的开始设置一个日历,以交换2小时的时间块,就像我的同事米奇和他的妻子做的那样(如图)。

你可能还会发现这篇文章是由我们的营销主管写的,关于远程工作时如何照顾孩子,有帮助的。

虽然孩子、伴侣和室友可能会让你分心,但最大的干扰可能是你自己……

自我保护

你回家了。一边工作一边做家务和看电视是完全可行的,对吧?错了。而研究显示远程工作的乐动捕鱼达人人比在办公室工作的人完成的工作更多,在家工作的同时保持高效率可能会有一个陡峭的学习曲线。你常常觉得自己是自己最大的敌人。

我发现有一些工具、方法和自我强加的“规则”对处理自己造成的干扰很有用:

  • 考虑使用像这样的生产力方法乐动体育电竞乐动体育 app安卓时间阻止番茄汤安排好你的一天,确保你有足够的休息时间来保持精力充沛。休息对于保持专注和高效是绝对必要的!
时间阻止
标题:与其不断地切换上下文,时间块让你的一天更专注。
  • 当你休息的时候,利用这段时间去做一些工作之外可能想做的事情(比如遛狗、打扫厨房、整理床铺)。
  • 不要在休息时间查看手机。做一些离线的事情,这样你就可以回到你的电脑准备重新集中精力。
  • 保持敏锐,通过安排你通常会采取的休息类型来模拟一个“真正的工作日”。甚至可以和你经常一起喝杯咖啡的同事安排一次虚拟的休息时间。
  • 当时工作完成时,就像通常一样断开连接(或至少知道您应该)。现在工作现在住在哪里,你通常占用你的活动的活动可能不再可能,所以从你的余下的一天将工作日分开甚至更加困难。提示:如果您有专用工作空间,这可以更容易您可以在完成工作时“留下”。这里有一些提示如何在工作中离开工作岗位在一天结束的时候。
  • 考虑关闭或至少减少那些让你分心的网站和社交媒体的通知。就我个人而言,我把所有的通知都关掉了,包括工作通知和个人通知。上下文切换是主要生产效乐动体育 app安卓乐动体育电竞率杀手,所以你能完全消除的诱惑越多,就越好。
  • 如果你发现自己在与这些干扰作斗争,可以考虑使用类似于自由消除工作时间的数码干扰。

比赛当天不要做任何改变

跑步者不会连续6个月都穿着同一双鞋训练,然后在比赛当天换上那双闪亮的新鞋(这是极度不适和失望的秘诀)!同样的道理也适用于你的新工作环境。

尽量保持你的日常生活。在同一时间起床,像往常一样洗澡(即使你在家工作,这也是很重要的!),在一天中正常休息,停下来吃午饭。如果你没有从这篇文章中学到任何东西,那么记住在开始工作之前,一定要穿戴整齐。你会惊讶地发现,当你不穿浴衣和拖鞋的时候效率会高得多。

不要突然提高你的期望你能完成的数量。新的远程乐动捕鱼达人工作者往往觉得他们一天有更多的时间。但这并不意味着你要用更多的“事情”来占据这些时间。享受你节省下来的通勤时间,不要让它充满更多的义务。

首先支付自己

这个想法来自于我读过的最有影响力的一本书:自动百万富翁.书背后的概念是首先向自己付钱,然后回来支付你的义务。例如,首先为退休或其他储蓄目标留出金钱 - 然后支付租金(房东),抵押贷款(银行)或有线比金(有线电视公司)。是的,这个建议是关于个人财务状况,但我发现它适用于您花费另一个有限资源的方式:您的时间。

在您的时间的情况下,工作是您的义务。它会以某种方式完成。不幸的是,在从家里工作时,早上很容易跳进工作,整天保持联系 - 直到晚上,从来没有“付钱”。在我的职业生涯中,我很犯了这一点,所以我开始定义我个人的“非谈判”:在专注于工作之前,我必须花时间是什么?

对我来说,这些是3个简单的东西,我一定要“先付钱”:

  • 为了娱乐而阅读或听一些东西。
  • 享受,真正享受,一杯很好的咖啡。
  • 把我的狗带在散步/慢跑。

我发现如果我做这三件事,我就开始工作而没有内疚的感觉,我的小狗整天都很无聊,我已经弄得了一些新鲜的空气,我已经做了两件我真正找到愉快的东西。真是太棒了!我付了自己,现在我可以支付公司。

什么是你的不容让步的条件?如果你想定义它们,我可以给你一些建议:

不要超过2-3个

  • 它们应该是相对较小的项目。不要对自己要求太多。
  • 他们不应该依赖别人。只有你有控制这个,所以没有借口没有这样做。
  • 他们应该明确定义(我这样做,是或否?)

想办法与外界断绝联系

最后,在我看来,最重要的是,确保在完成工作时,它真的完成了。这花了我几年来学习,但完全断开工作与你的长期生产力超级重要,更不用说你的心理健康。乐动体育电竞乐动体育 app安卓现在你基本上住在你的办公室,它会比以往任何时候都在线跳回来,并回复“再过一封电子邮件”。避免这种陷阱。当一天结束时,完全断开连接并同意直到第二天才会重新开始。

在工作日结束的时候为某件事做个预约,把你的工作和个人生活清楚地分开。安排一次散步,和朋友一起享受虚拟的快乐时光,参加家庭健身课程,和孩子一起画手指画——什么都行!把它写在你的日历上,并认为它和你当天的其他义务一样重要。我喜欢把这当作一天的最后一项任务,完成后就会核对一下。这感觉很好,是一种让我的大脑有时间放松的方式,让“明天的我”走向成功。

附注:如果你被隔离了,这可能会比较困难,所以我们必须发挥创造性。我在生活中做了一些调整,让这一切变得更容易:

  • 我在Calendly上创建了一个名为“喝杯咖啡/葡萄酒/啤酒”的活动,并把它发给了我的一些朋友和家人。他们可以预订一个小时的时段,我们一起去参加Zoom的会议,喝点自己喜欢的饮料,视频聊天一个小时,然后继续我们的生活。试着在你计划完成工作的时候安排一些这样的事情来迫使自己停止工作。
  • 考虑安排一个小时和朋友一起玩游戏。我最近被介绍给家庭聚会,这款应用可以让你虚拟地玩游戏并与朋友进行社交。
  • 如果你需要一些锻炼,试着在网上找一些可用的选择。我当地的健身房正在定制健身项目,这些项目可以在家里完成,而且每天都发给我们。如果你需要想法,有很多选择!我的一个朋友整理了一套很棒的在线资源可以让你在离家时保持健康。
  • 我和我妻子正在计划隔离式的约会之夜。我们预定了周五晚上7点的小吃晚餐,最好不要迟到!

以下是我为自己设置的一些额外规则,帮助我断开连接:

  • 没有从床上工作(这是我的主要比赛更换器)
  • 在一天结束时打盹关于工作应用程序的通知。我实际上进一步走了一步,并从我的主要工作应用程序(Twist,Email等)中注销完全删除诱惑。否则,当我在晚上拿起手机时,我发现肌肉记忆往往会带我到我的团队的沟通应用程序。
  • 关闭浏览器中的所有工作选项卡。这样,如果我晚上打开Netflix或其他私人网站,我就不会看到与工作相关的内容,也不会忍不住再跳回去看。

再说一次,这些都不是火箭科学,但重要的是我们需要一些时间来适应我们的新现实。先发制人地解决在家工作的挑战,有意识地优化你的新情况——为你的团队和你自己——将在未来的几周和几个月里获得无数的回报。当这一切结束后,你甚至会发现自己在回办公室的时候也学了一些这些课程。

我真的希望你发现这个信息很有用,我鼓励你保留在下面评价中的问题,疑虑和想法。您还在面临乐动捕鱼达人什么遥控工作挑战,您如何与他们打交道?

另外,我们也刚刚宣布了Doist办公时间。如果你觉得需要一点一对一的时间来讨论远程工作的挑战,乐动捕鱼达人与我或我的同事预约一些时间,我们将一起解决这个问题